Robotic Process Automation

Andrea Gillhuber,

Übernehmen Sie, Kollege Roboter!

Unternehmen können von Robotic Process Automation (RPA) profitieren, insbesondere bei der Automatisierung repetitiver Tätigkeiten, wenn Softwareroboter Daten von einem Portal in ein anderes System transferieren. Für den strategischen Einkauf ergeben sich dadurch zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeiter von zeitraubenden, manuellen Aufgaben zu entlasten.
B2C-Endkunden vergleichen in der Regel nur ein Produkt, während B2B-Unternehmen gleich mehrere Portale oder Lieferanten überprüfen müssen. © iStock / AJ_Watt

Die Einkaufsabteilung verfolgt das Ziel, Produkte zu günstigen Konditionen einzukaufen. Während es für B2C-Endkunden inzwischen zahlreiche Vergleichsportale gibt, auf denen sie Preise von Onlinehändlern kontinuierlich überwachen können, müssen sich B2B-Unternehmen selbst behelfen. Zudem vergleichen Endkunden in der Regel nur ein Produkt, während B2B-Unternehmen gleich mehrere Portale oder Lieferanten überprüfen müssen.

Anstatt Mitarbeiter dafür einzusetzen, ist der Einsatz von RPA empfehlenswert. Denn RPA kann in Echtzeit Produktpreise überwachen und Mitarbeiter über die Preisentwicklung informieren. Diese müssen den Softwareroboter dafür nicht aufwendig programmieren, sondern ihm die Aufgabe und Arbeitsschritte vorführen. Anschließend fragt der neue virtuelle Kollege die Preise selbstständig ab – etwa im Rahmen definierter Zeitintervalle – und stellt diese gesammelt zur Verfügung. Dadurch erhält die Einkaufsabteilung einen aktuellen Überblick und kann den günstigsten Zeitpunkt abpassen.

Produkte rechtzeitig nachbestellen

Ähnliches gilt für die Überwachung der Lagerbestände. Insbesondere internationale Unternehmen, die ihre Lager über die gesamte Welt verteilt haben, verlieren schnell den Überblick. Rechtzeitig einzukaufen, sollte Ziel des strategischen Einkaufs sein. Wenn Unternehmen mittels RPA die Datenbestände in den Lagern regelmäßig abfragen, lassen sich über ein Dashboard alle relevanten Informationen bereitstellen. Sollte es keine Auswertungen liefern, etwa durchschnittliche Warenentnahmen, kann RPA diese Informationen bereitstellen. Außerdem lässt sich das System regelmäßig überprüfen, sodass sofort Trends erkennbar sind. Damit vermeiden Unternehmen Leerstände. Dafür verbindet sich der Roboter mit dem Lagersystem und loggt die benötigten Daten. Sollte absehbar sein, dass es Produktengpässe gibt, informiert der Roboter die zugewiesenen Mitarbeiter rechtzeitig oder könnte sogar selbstständig Bestellungen auslösen.

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Entscheiden sich Unternehmen für eine sogenannte Intelligent-Automation-Plattform, in der RPA wesentlicher Bestandteil ist, profitieren sie zudem von einer grafischen Analyse und Darstellung der Ergebnisse wie aktuelle Stände oder auch Warenflüsse, die der Roboter eingeholt hat. Auch hieraus lassen sich Trendanalysen oder Prognosen ableiten.

Zuverlässige Lieferanten

Für B2B-Unternehmen ist es enorm wichtig, dass sie sich auf Hersteller und Lieferanten verlassen können. Sind sie kreditwürdig? Droht eine Insolvenz? Solche Informationen möchten Unternehmen erhalten, bevor sie eine Bestellung auslösen. Für Mitarbeiter ist es kaum möglich, Hunderte von Nachrichtenportalen danach abzusuchen. Genau hierfür lässt sich Next Generation RPA einsetzen. Während sich RPA dazu eignet, um repetitive Aufgaben zu automatisieren, geht Next Generation RPA, eine um Künstliche-Intelligenz- und Machine-Learning-Funktionalitäten ergänzte RPA-Lösung, einen Schritt weiter. Mitarbeiter können die Softwareroboter erstellen und sie auf Basis von Keywords im Internet auf die Suche schicken. Dank Cognitive Document Automation (CDA) ist Next Generation RPA in der Lage, die Inhalte von Nachrichten über eine KI-basierte Auswertung zu klassifizieren. Wenn es beispielsweise eine Nachricht über eine Insolvenz eines Lieferanten gibt, kann der virtuelle Kollege sofort den Einkauf informieren. Anschließend kann dieser entsprechende Maßnahmen ergreifen, seine Bestellmengen splitten oder komplett auf andere Lieferanten verlagern. Damit schafft RPA messbare Mehrwerte und unterstützt die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung, ihre Tätigkeiten effizienter zu erledigen und gezielter Entscheidungen zu treffen.

Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager bei Kofax / ag

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