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ERP-Lösung - In aller Munde

ERP-LösungIn aller Munde

Zwei von drei Tassen Kaffee weltweit, so der aktuelle Stand, werden auf Maschinen der im niederrheinischen Emmerich ansässigen Probat-Werke veredelt. Das 1868 gegründete Familienunternehmen ist Technologieführer: Für Konzernkunden wie Lavazza, Nestlé, Starbucks und Tchibo sind Probat-Röster und -Walzenmühlen das Nonplusultra, wenn es darum geht, Kaffeebohnen ein individuelles Aroma zu entlocken. Sein komplexes Projektgeschäft steuert der Hidden Champion mit einer prozessorientierten ERP-Lösung von ams.

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ERP-Lösung: In aller Munde

„Zwar nimmt die Konkurrenz aus Niedriglohnländern spürbar zu, dennoch verzeichnen wir weiterhin ein solides Wachstum. Inzwischen beschäftigen wir über 800 Mitarbeiter“, erklärt Probats geschäftsführender Gesellschafter Wim Abbing. Gleichwohl ist sich der Unternehmenslenker bewusst, dass mit dem Wachstum und dem erhöhten Wettbewerbsdruck ständig neue Anforderungen an die interne Ablauforganisation entstehen. „Mehr denn je geht es jetzt darum, die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen zu synchronisieren. Nur auf diese Weise sparen wir Prozesskosten und verkürzen unsere Durchlaufzeiten“, erläutert Abbing. Im industriellen Anlagenbau hat Probat millionenschwere Projekte mit Durchlaufzeiten von bis zu zwei Jahren zu organisieren. Um sich ausreichende Transparenz und Planungssicherheit zu verschaffen, hat das Unternehmen sämtliche Abläufe in einem durchgängigen Planungs- und Steuerungssystem abgebildet. Entlang der gesamten Wertschöpfungskette verfügen Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Produktion, Versand, Montage und Kundendienst über eine gemeinsame Kommunikationsplattform, auf der sie ihr Vorgehen miteinander abstimmen. Zudem erhält das Management eine klare Kalkulationsstruktur, sowohl in der Planung als auch beim Controlling. In Echtzeit erfahren die Projektmanager, ob sie mit den verfügbaren Ressourcen ihre Liefertermine und ihr Budget einhalten. Die technologische Basis dieses integrierten Wissens- und Projektmanagements bildet die Business-Software ams.erp, die das Beratungs- und Softwareunternehmen ams.group ausschließlich für die Anforderungen der Einzelfertigung ausgelegt hat. Wie der unternehmensweite Einsatz von ams.erp die insgesamt 160 Anwender unterstützt, zeigt sich zum Beispiel in der Zusammenarbeit von Konstruktion und Vertrieb. Zur Synchronisierung ihrer jeweiligen Sichtweisen nutzen die Mitarbeiter den in ams.erp integrierten Variantenkonfigurator. Um alle wesentlichen Produktelemente im Konfigurator zu definieren, hat Probat das Anlagenportfolio seiner funktionalen Struktur entsprechend abgebildet: Hauptfunktionen wie Rohproduktannahme, Transport, Reinigung, Rösten, Mahlen, Verpacken und Lagerung wurden in Unterfunktionen heruntergebrochen, unter denen die konkreten Fördergeräte und Maschinen abgelegt sind. Die Auswahl geeigneter Komponenten lässt sich über zentrale Leistungsausprägungen steuern. Gibt man zum Beispiel die vom Kunden gewünschte Fördermenge pro Minute ein, zeigt der Variantenkonfigurator die in Frage kommenden Komponenten. Mit den Komponenten werden auch die zugehörigen Angebotsstücklisten und Arbeitspläne generiert. Hieraus lassen sich die Kalkulationsdaten für die Preisbildung ermitteln.

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Probat nutzt den Variantenkonfigurator, um seine Produkte mit allen projektspezifischen Ausprägungen auszulegen. Zu diesem Zweck wird die Anlagentechnik in verkaufbare Einheiten zerlegt, die mit passenden Verkaufstexten und -preisen verknüpft sind. Die Angebotstexte sind in Deutsch, Englisch und Französisch hinterlegt. Um die Angebote flexibel zu erstellen, steht ein feingliedriger Baukasten aus modularen Angebotstexten bereit. Somit stellt der Einzelfertiger vollständige Konfigurationen bereits in der Verkaufsphase sicher. Kommt es zum Auftrag, lassen sich für zahlreiche Baugruppen unmittelbar aus der Angebotskonfiguration heraus Fertigungsstücklisten ausgeben, welche die Konstruktion projektspezifisch modifizieren kann.

ERP-Lösung: In aller Munde

Aus Sicht des Vertriebs ist der Variantenkonfigurator Teil des in ams.erp integrierten Kundenbeziehungsmanagements ams.crm. In ams.crm verwaltet der Einzelfertiger alle Kontakte und kundenbezogenen Informationen, die im Auftragszyklus entstehen. Als Anlagenbauer steht Probat in einem jahrelangen Austausch mit seinen Kunden. Dabei entstehen auf den unterschiedlichsten Ebenen relevante CRM-Informationen. Um sie allen Mitarbeitern, die im Kundenkontakt stehen, verfügbar zu machen, gilt es die kundenbezogenen Prozessschritte vollständig zu verknüpfen.

Dokumente revisionssicher ablegen
Während in der Vertriebsphase die Kundenanforderungen bedürfnisgerecht erfasst werden, entsteht im Engineering und in der Produktion eine umfangreiche Informations- und Dokumentenbasis, die bis zur Produktübergabe einem fortwährenden Wandel unterliegt. Das in ams.erp integrierte Dokumentenmanagementsystem ams.dms bietet den Mitarbeitern einen zentralen Ort, um Dokumente revisionssicher abzulegen. Das Spektrum reicht von den kaufmännischen Belegen bis zu den technischen Unterlagen. Dank der ERP-Integration lassen sich die Dokumente prozess- beziehungsweise auftragsbezogen erschließen. Zur Dokumentation der externen Kommunikation hat Probat gemeinsam mit den Organisationsberatern von ams ein Regelwerk aufgesetzt, das sich am Workflow der Kundenprojekte orientiert. Besonderes Augenmerk legten beide Partner auf die Erfassung des E-Mail-Verkehrs, über den das Gros der auftragsrelevanten Informationen ausgetauscht wird. Hier lag die Herausforderung darin, organisatorische Regeln festzulegen, wann welcher Mitarbeiter eine E-Mail und gegebenenfalls auch ihre Anhänge abzulegen hat. Die systemgestützte Workflowsteuerung und -kontrolle stellt sicher, dass Mitarbeiter Projektstände so kommunizieren, dass die vor- und nachgelagerten Abteilungen ausreichend informiert sind.

„Mit der durchgängigen Auftragsmanagementlösung haben wir eine Kommunikationsplattform geschaffen, auf der die unterschiedlichen Mitarbeiter ihr jeweiliges Vorgehen miteinander abstimmen. Auf diese Weise haben wir die Mauern zwischen den Abteilungen Stück für Stück abgetragen“, resümiert Abbing und sieht in dem daraus resultierenden Transparenzzuwachs auch einen erheblichen Mehrwert für die Beurteilung der aktuellen Performance: „Zudem hat das Management eine klare Kalkulationsstruktur gewonnen, sowohl in der Planung als auch beim Controlling. In Echtzeit erfahren unsere Projektmanager, ob sie mit den verfügbaren Ressourcen ihre Liefertermine und ihr Budget einhalten. Da wir es mit lang laufenden kapitalintensiven Aufträgen zu tun haben, sind diese Informationen Gold wert.“ kf

ams: HMI, VDMA-Gemeinschaftsstand Halle 7 D28

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