Agile Arbeitsplatzkonzepte

Andrea Gillhuber,

Zwischen Konzentration und Ideen-Pingpong

Unternehmen mit flexiblen Arbeitsformen sind bis zu dreimal effektiver. So lautet das Ergebnis einer Studie des „Economist“. Schmalz geht daher alternative Wege der Arbeitsgestaltung. Das Ziel: die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig die Produktivität steigern. Allerdings erfordert das Neudenken von Arbeitsräumen auch ein Umdenken bei Arbeitnehmern und -gebern.

Großraum geht auch modern: Arbeiten nach dem Desk-Sharing-Prinzip. © Schmalz

Der Wettbewerb der Unternehmen um Fachkräfte ist im vollem Gang. J. Schmalz, Spezialist für Vakuumtechnik aus Glatten im Schwarzwald, entwickelt daher verschiedene Konzepte, um Mitarbeiter zu gewinnen, zu fördern und zu halten. Ein Baustein ist ein modernes Arbeitsumfeld, das mehr auf Netzwerke und interdisziplinäre, internationale Projektgruppen setzt. Der Gedanke dahinter: Mehr Eigenverantwortung und eine größere Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsumfelds steigern die Mitarbeitermotivation. „Flexibilität ist essenziell für eine zukunftsfähige Personalstrategie, das sehen wir gerade bei jüngeren Bewerbern“, erklärt Daniel Just, Leiter Personalwesen bei Schmalz. „Denn für sie sind Zeit, Work-Life-Balance und Selbstbestimmung wichtige Argumente bei der Entscheidung für einen zukünftigen Arbeitsplatz.“

Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, gilt es zum einen, eine entsprechende Arbeitsumgebung zu schaffen, und zum anderen, alternative Arbeitszeitmodelle zu bieten. Beim neuen 3.500 m² umfassenden Bürogebäude hat der Vakuum-Experte eine bedarfsorientierte Raumgestaltung umgesetzt. Auf fünf Ebenen sind 160 Arbeitsplätze verteilt: Die Flächen sind so angelegt, dass sie situationsgerechter gestaltet und schnell auf aktuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Zentrum jeder Etage bildet eine Besprechungszone, um die sich offene Arbeitslandschaften gruppieren. „Statt immer seinen festen Schreibtisch anzusteuern, wählt der Mitarbeiter jeden Morgen den Arbeitsplatz, der am besten zu seinen Tagesaufgaben, Bedürfnissen oder Arbeitsweisen passt“, beschreibt Just. Persönliche Arbeitsmittel wie Laptop und Headset werden abends eingeschlossen oder in die entsprechende Ladestation gestellt. Das Prinzip dahinter nennt sich Desk Sharing und wird durch die digitale Arbeitsweise erst möglich, weil Daten zentral gespeichert und dezentral abrufbar sein müssen. „Ein positiver Nebeneffekt: Der Schreibtisch ist zu Arbeitsbeginn stets aufgeräumt – weniger Ablenkung bedeutet mehr Aufmerksamkeit und eine unstrukturierte Zettelwirtschaft kann gar nicht erst entstehen“, erläutert der Personalleiter.

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Kommunikation ausdrücklich erwünscht: Spontane Abstimmungen finden auch mal auf der 500 Quadratmeter großen Dachterrasse statt. © Schmalz

Funktion als Vorbild

Neben klassischen Schreibtischgruppen stehen abtrennbare Projekträume für Gruppenarbeiten, Think Tanks – separate Einzelarbeitsplätze, die zeitlich begrenzt belegt werden können – sowie Module für kreative Meetings, Videokonferenzen oder Blitzbesprechungen zur Verfügung. „Die Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie im Sitzen oder im Stehen, kreativ und kommunikativ im Team oder konzentriert für sich arbeiten wollen“, so Just.

Vor der räumlichen Neustrukturierung hat Schmalz das „Arbeiten außerhalb“ in einer Testphase erprobt – und die Ergebnisse sprachen für sich. „Bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit können heute außerhalb der Firma erledigt werden, wenn es die Aufgabe zulässt“, berichtet Just. Auch wenn das nicht in jeder Funktion möglich ist, findet hier ein grundlegender Wandel von der Präsenz- zur Leistungskultur statt. Die Verantwortung für einen positiven Ausgang tragen beide Seiten: Das Unternehmen, indem es die Arbeitnehmer digital befähigt, sie schult und optimale Voraussetzungen schafft. Die Mitarbeiter, indem sie bereit sind, sich auf neue Methoden einzulassen und sich diese anzueignen.

Skepsis und Chance

Um beim Desk Sharing schon im Vorfeld mögliche Probleme zu erkennen und zu lösen, führte Schmalz ausführliche Tests und Workshops auf einer Pilotebene eines älteren Bürogebäudes durch. Hier konnten rein organisatorische Themen wie Ausweichoptionen bei Vollbelegung oder die Schaffung von Stauraum ebenso angegangen werden wie die Festlegung der technischen Voraussetzungen. Die Sorge, dass die besten Plätze von den Frühankömmlingen belegt werden, hat Schmalz ebenso ernst genommen wie die Fragen, ob es eine Anwesenheitsübersicht braucht und wie man seine Kollegen schnell auffinden kann. „Wir alle mussten unsere Komfortzone bei der Umsetzung des neuen Konzepts ein Stück weit verlassen“, gibt Just zu. Doch er ist überzeugt, dass sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter davon profitieren.

Agile Zusammenarbeit ersetzt schrittweise die klassische Projektorganisation: Teams arbeiten selbstverantwortlich, Produkte können schneller und in höherer Qualität zur Marktreife gebracht werden. © Schmalz

Das neue Konzept mit seinen offenen Strukturen bringt Bewegung ins Büro – sowohl geistig als auch körperlich, was unter dem Aspekt der Ergonomie ein weiterer Vorteil der neuen Arbeitswelt ist. Vor allem aber fördert es die Kommunikation und die Vernetzung – hierarchie- und abteilungsübergreifend – und verbessert somit den Informationsfluss. Das genau sind die Grundvoraussetzungen für agile Zusammenarbeit: Teams arbeiten selbstverantwortlich, Produkte können schneller und in höherer Qualität zur Marktreife gebracht werden. Und das wiederum macht Schmalz attraktiv für neue Mitarbeitende. Denn junge Ingenieure schätzen es, wenn ihre Meinung zählt, wenn sie Aufgaben und Prozesse aktiv mitgestalten können.

„Dynamik und Agilität sind Schlüsselbegriffe der künftigen Arbeitswelt“, so Daniel Just, Leiter Personalwesen bei der J. Schmalz GmbH. © Schmalz

Eine flexible Projektorganisation, vielfältige Aufgaben, sich selbst steuernde Teams, aber auch neue Arbeitsansätze wie Design Thinking zur Entwicklung neuer Ideen – mit dieser Dynamik muss auch die Unternehmenskultur Schritt halten können. Daher ändert sich auch die Rolle der Führungskraft: „Interkulturelle Kompetenz wird künftig noch wichtiger, genauso wie die Führung von Projektteams – häufig über Ländergrenzen hinweg und aus der Distanz“, erklärt der Personalleiter. Es zeigt sich, dass der Weg zu einer modernen Arbeitswelt ein grundlegendes Umdenken durch alle Hierarchieebenen erfordert und schrittweise umgesetzt werden muss. Wenn das gelingt, profitieren alle: Die Mitarbeitenden identifizieren sich stärker mit ihren Aufgaben und arbeiten selbstmotivierter, das Unternehmen kann dem Kunden die gewünschten Lösungen noch schneller, besser und günstiger anbieten.

Nach Unterlagen von Schmalz / ag

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