Interne und externe Kommunikation

Andrea Gillhuber,

Warum Terminologiearbeit so wichtig ist

Die Globalisierung erfordert eine globale Kommunikation – firmenintern und -extern. Ohne die richtige Übersetzung von Fachwörtern kann der globale Informationsaustausch schnell scheitern. Terminologiearbeit ist deshalb in aller Munde und gewinnt in Unternehmen auch an praktischer Bedeutung. Aber wie funktioniert eigentlich Terminologiearbeit und welche Hürden gilt es hierbei aus dem Weg zu räumen?
Ohne einheitliche Terminologie kommt es etwa bei der Maschinen-Wartung schnell zu Missverständnissen. © Sputnik GmbH / Maik Porsch

Ganz allgemein bezeichnet Terminologie die Erarbeitung, Bearbeitung, Speicherung und Nutzung von Fachwörtern. Sie soll Mitarbeitern eines Unternehmens helfen, Missverständnisse zu vermeiden und für eine klare Kommunikation mit festgelegten Begriffen sorgen – sowohl untereinander als auch mit Kunden oder Anwendern. Professionelle Terminologen und Fachübersetzer befassen sich fortlaufend mit den Beziehungen zwischen Begriffen und Gegen- ständen und deren Bezeichnungen oder Beschreibungen. Ein höchst komplexer Vorgang.

Das führt in der Praxis nicht selten dazu, dass Unternehmen, obwohl sie begreifen, dass es auf die Qualität und nicht auf Quantität oder Schnelligkeit ankommt, keine kontinuierliche Terminologiearbeit umsetzen. Dies ist jedoch enorm wichtig, denn eine fehlende Terminologie birgt hohe Risiken. So kann es im Tagesgeschäft nicht nur zu Verzögerungen bei Projekten oder Verwirrung der Kunden führen. Ebenso können bei der Bestellung von Ersatzteilen aufgrund schlechter Übersetzung Fehler passieren. Schlimmstenfalls verletzen sich Anwender einer Maschine, weil sie aufgrund falscher Terminologie die Technische Dokumentation nicht richtig gedeutet haben. Inkorrekte Terminologiearbeit oder gar der gänzliche Verzicht darauf ist also nicht nur schlecht für das Image, sondern im Zweifelsfall sogar lebensgefährlich.

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Das Problem für Unternehmen besteht oftmals darin, Fachwortschätze nach einschlägigen Regeln zusammenzustellen, zugänglich zu machen und bei Bedarf zu vereinheitlichen. Dies erfordert Know-how und Zeit. Oft fehlt es in Unternehmen nicht nur an geschultem Personal, das zugleich genügend Zeit entbehren kann, sondern auch an Ressourcen. Sehr oft trauen sich Unternehmen auch an Terminologiearbeit nicht heran, weil sie nicht wissen, wo sie beginnen sollen, und sich mit der Konzeptionalisierung schwertun.

Auf Experten vertrauen

Ist die Entscheidung für eine Terminologie gefällt, stellt sich häufig die Frage, wie die vorliegenden Begriffe gespeichert und verwaltet werden sollen und wie darauf jederzeit zugegriffen werden kann. Dies wird heutzutage meist in digitaler Form auf Basis von Datenbanken und häufig sogar mehrsprachig umgesetzt. So haben alle Prozessbeteiligten Zugriff auf die Terminologie. An diesem Punkt sollten ausgebildete Fachübersetzer den Unternehmen zur Seite stehen und sie nicht nur bei der terminologiegerechten Übersetzungsarbeit unterstützen, sondern auch erklären, warum diese so wichtig ist.

Fachübersetzer unterstützen ihre Kunden beim Erstellen eines Terminologie-Workflows und nehmen ihnen viel Arbeit ab, wenn es darum geht, eine Terminologie-Datenbank zu erstellen oder kontinuierlich auszubauen.

Wichtig für die Terminologiearbeit ist aber auch die richtige Vorbereitung. Diese kann das Unternehmen unter folgenden Gesichtspunkten selbst in die Hand nehmen:

  • Ziele definieren, die man mit einer einheitlichen Terminologie erreichen will
  • Bestandsaufnahme: Was ist schon da? Was wird dringend benötigt?
  • Verantwortlichkeiten klären, damit keine Doppelungen auftreten
  • Zwischenziele setzen
  • Mit einem Unternehmensbereich beginnen – wo ist die Terminologie am wichtigsten? Wo lässt sie sich am schnellsten umsetzen? – und anschließend auf das gesamte Unternehmen ausweiten

Ist das Grundgerüst erst einmal gesetzt, beginnt die Arbeit der Terminologen und Fachübersetzer. Diese erstellen ein Konzept und eine Definition im Hinblick darauf, welche Termstruktur für das Unternehmen wichtig ist, welche Informationen jeder Begriff benötigt, um eindeutig verstanden zu werden, und welche Synonyme mit diesem einhergehen. Auch die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder einem Produktbereich ist wichtig.

Mit einem Übersetzungstool wie memoQ oder Trados lässt sich die entsprechende Terminologiearbeit noch verbessern. Zum einen können professionelle Fachübersetzer oder Terminologen ihren Kunden eine moderne Terminologiemanagement-Software bieten, zum anderen lassen sich ohne Reibungsverluste alle Termbank-Einträge zwischen Autorenunterstützungsprogrammen und Terminologie-Verwaltungsprogrammen (wie QTerm) austauschen – egal ob auf Eintragsebene, Indexebene oder Termebene. Je nach Anwendungsfall und den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens setzen Fachübersetzer auch auf unterschiedliche Translation Memory Software und die entsprechend passende Terminologiemanagement-Software.

Höhere Wertschöpfung dank Terminologie

Mangelnde Terminologie führt zu Verzögerungen in der Kommunikation, zu Missverständnissen und Fehlreaktionen. Sie behindert außerdem die Kommunikation mit dem nationalen und internationalen Markt. Ohne eine kontinuierliche Terminologiearbeit haben Fachübersetzer enormen Rechercheaufwand, was zu Mehraufwand und somit zur Verzögerung des Übersetzungsprojektes führt. Einheitliche Terminologie führt also zu Zeit- sowie Kosteneinsparungen und verbessert die Qualität der Übersetzungen.

Terminologie steigert folglich die Qualität, Sicherheit und Rentabilität von wirtschaftlichen Dokumentationen und Informationen – sei es in der Redaktions- oder Marketingabteilung sowie in der Warenwirtschaftsverwaltung. Wenn man sich im internationalen und nationalen Geschäft behaupten möchte, so ist Teminologiearbeit unumgänglich. Fachverbände aus der Wirtschaft haben dieses Problem erkannt und arbeiten daran, die Terminologie ihrer Branche zu vereinheitlichen.

Jede Branche hat ihre eigene Terminologie, und diese sollte verschriftlicht werden, um Mehrfachbenennungen zu umgehen und Eindeutigkeit zu forcieren. Die Unternehmenskommunikation kann dadurch intern sowie extern stark verbessert und vereinfacht werden. Denn eine einheitliche Terminologie sorgt letztendlich für einen guten Zusammenhalt und eine gute Zusammenarbeit der einzelnen Fachabteilungen im Unternehmen.

Michaela Gorisch, Geschäftsführerin der gds Sprachenwelt und Expertin für qualifizierte Fachübersetzung für die Technische Dokumentation / ag

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