Versandsoftware

Schnelle Post bei Nagel

Fällt eine Hon- oder Superfinish-Maschine im Motorenwerk aus, müssen Ersatzteile zügig vor Ort sein. Damit deren Beschaffung die Ausfallzeit nicht unnötig verlängert, kaufte Nagel eine einheitliche Software-lösung für die Bereiche Zollabfertigung und Versandabwicklung ein und beschleunigte so die Sendungsabwicklung um 50 Prozent.

„Unsere tägliche Herausforderung besteht darin, die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und das zu möglichst guten Konditionen.“ Ralf Griesinger, Versandleiter bei Nagel.

Die Nagel Maschinen- und Werkzeugfabrik ist Spezialist auf dem Gebiet der Hon- und Superfinish-Technologie. Neben diversen Präzisionsmaschinen vertreibt das Unternehmen eine Vielzahl von Werkzeugen, Schneidmitteln und Ersatzteilen für die Feinbearbeitung von Bauteilen. Hauptabnehmer ist die Automobilindustrie – rund achtzig Prozent der Aufträge kommen aus dieser Branche.

Schnell und fehlerfrei mit einheitlichem Handling: Versandlabels für unterschiedliche Frachtführer.

Konkret bedeutet das, dass Nagel vom Standort Nürtingen aus allein für die Automobilindustrie jährlich rund 50.000 Zylinderkurbelgehäuse und mehrere Tausend weitere Werkstücke verschickt. „Unsere tägliche Herausforderung besteht darin, die richtige Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und das zu möglichst guten Konditionen. Das ist bei stetig steigenden Versand- und Exportanforderungen gar nicht so einfach“, berichtet Ralf Griesinger, Versandleiter bei Nagel. Bis vor kurzem erfolgte die Sendungsabwicklung für Inlands- und Europasendungen zum größten Teil manuell. Der Mitarbeiter im Versand notierte auf einem internen Betriebsauftrag Gewicht, Abmessungen und Menge der Ware. Im Anschluss bearbeitete die kaufmännische Abteilung die Versand- und Exportpapiere und erstellte Frachtbriefe, Ausfuhranmeldungen und Ursprungszeugnisse von Hand. Der zeitliche Aufwand war durch den mehrstufigen Prozess bei der Sendungsvorbereitung entsprechend hoch. Eine weitere Herausforderung stellte die Abwicklung unterschiedlicher Kurier-Express-Paket-Dienstleister dar. Jeder Frachtführer empfiehlt für die Etikettierung und Datenübertragung eine eigene Versandsoftware. Dabei erfordert jede Änderung seitens eines Dienstleisters individuelle Anpassungen im Versandprogramm – ein aufwändiges Handling.

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Um für alle Arbeitsschritte eine zentrale Lösung zu haben und die Prozesse zu automatisieren, integrierte das Nürtinger Unternehmen Anfang 2015 die Softwarelösung Beo-Expowin mit dem Modul Beo-Parcel. „Die Entscheidung für einen Dienstleister ist uns leichtgefallen. Wir haben bereits seit 2009 die Atlas-Lösung von Beo für die elektronische Zollanmeldung im Einsatz und sind damit sehr zufrieden. Mit der zusätzlichen Integration von Expowin und Parcel haben wir alle Versandlösungen aus einer Hand und vereinheitlichen so unsere Prozesse“, erklärt Ralf Griesinger. Ein weiteres Auswahlkriterium war die schnelle und einfache Schnittstellenanbindung an das neue ERP-System proAlpha. „Die Umstellung auf Beo-Expowin erfolgte praktisch zeitgleich mit dem Go-live unseres neuen ERP-Systems. 14 Tage vor dem Echtstart von proAlpha musste die Beo-Software laufen. Das war eine zeitkritische Phase, doch es hat alles reibungslos funktioniert“, erinnert sich Griesinger.

Die beiden Systeme ermöglichen eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. Die Software wickelt von der Kommissionierung über die Kommunikation mit den Frachtführern bis hin zur Erstellung komplexer Exportpapiere den gesamten Versandprozess automatisiert ab – egal ob der Adressat im Inland, in Europa oder in Drittländern sitzt. Am Standort Nürtingen hat die Nagel Maschinen- und Werkzeugfabrik insgesamt drei Arbeitsplätze mit dem Parcel- und Expowin-System ausgestattet. „Unsere Mitarbeiter waren innerhalb kürzester Zeit in der Lage, die Softwarelösungen eigenständig zu bedienen. Das einfache Handling spricht eindeutig für die Systeme von Beo“, berichtet Ralf Griesinger.

Einfach – sicher – schnell

Alle für die Auftragsabwicklung notwendigen Daten erhält die Versandsoftware aus proAlpha. Der Mitarbeiter am Packtisch erstellt mit Parcel alle relevanten Versanddokumente wie Paketlabels und Ladelisten auf Knopfdruck. Die Daten werden dabei von dem System auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst das Programm den Druck des Lieferscheins aus dem ERP-System. Nach Abschluss eines Packauftrags erfolgt die Datenrückmeldung an proAlpha.

Einheitliche Abwicklung

Der Vorteil: Die Versandmitarbeiter sind bei Inlands- und Europaabwicklungen nicht mehr auf das Versandbüro angewiesen. So konnte das Unternehmen die Zeit für eine Sendungsabwicklung um die Hälfte reduzieren. Mit der Integration der Beo-Software optimiert Nagel auch diekaufmännische Abwicklung und spart so pro Woche rund 30 Arbeitsstunden. Die Mitarbeiter kommen nur noch bei Drittlandsabwicklungen ins Spiel: Sie erstellen die Beo-Atlas-Meldung sowie alle notwendigen Exportdokumente, wobei Expowin die aktuellen Konsulats- und Mustervorschriften berücksichtigt. Wenn die Freigabe durch den Zoll erfolgt ist, erhält Nagel über Atlas ein fertiges Ausfuhrdokument. Auch das Handling am Packplatz wurde vereinfacht, indem Beo für jeden Frachtführer von Nagel ein entsprechendes Modul in Parcel integrierte. Mit Hilfe der Frachtführeranbindungen können Versandlabels und Ladelisten entsprechend den Vorgaben des Transportdienstleisters erstellt werden. Parcel überträgt die Sendungsdaten im Anschluss an die verschiedenen Frachtführer. Das Programm verwaltet darüber hinaus alle Daten und Dokumente für den Versand ins In- und Ausland. Dazu zählen Etiketten mit oder ohne Barcode, nach Frachtführern aufgeschlüsselte Einlieferungslisten und Meldedateien, Packstück-Inhaltslabels sowie Packlisten.

Mit der Integration der Beo-Software löst die Maschinenfabrik Nagel mehrere Einzellösungen ab. Alle Prozesse rund ums Wiegen, Verpacken und Etikettieren laufen nun automatisiert ab. Darüber hinaus reduziert das Unternehmen die manuellen Tätigkeiten beim Versand und verringert so seine Fehlerquote. Auch die Mitarbeiter werden durch den hohen Automatisierungsgrad deutlich entlastet. „Vor allem die Kollegen im Lager schätzen die neue Lösung, mit der sie alle Arbeitsschritte mit einem Programm bewältigen können“, resümiert Ralf Griesinger. cs

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