Prozessoptimierung

ERP-System für mehr Effizienz im Technischen Handel

Technische Händler stehen unter zunehmendem Druck. Um schnell und flexibel auf eine Vielzahl von Aufträgen reagieren zu können, benötigen Händler die volle Kontrolle über ihre Daten, Prozesse und Abläufe. Der Großhändler Hepa stand ebenfalls vor der Herausforderung, Prozesse wie Angebotsabwicklung und Rechnungsstellung zu optimieren und automatisch zu steuern – und entschied sich für die Einführung der ERP- und CRM-Lösung „LS BIZ“ von Step Ahead, die auf die Anforderungen des Technischen Handels zugeschnitten ist.

Smarte Prozesssteuerung mit der ERP- und CRM-Lösung „LS BIZ“ von Step Ahead. (Bild: Step Ahead)

Technische Händler stehen unter zunehmendem Druck: Hohe Auftragsvolumina, eine starke Konkurrenzsituation und steigende Erwartungen der Kunden in Bezug auf kurze Reaktionszeiten erfordern eine maximale Prozesseffizienz. Um schnell und flexibel auf eine Vielzahl von Aufträgen reagieren zu können, benötigen Händler die volle Kontrolle über ihre Daten, Prozesse und Abläufe.

Vor diesen Herausforderungen stand auch der international tätige Großhändler Hepa. Die in Rostock, Eisenhüttenstadt, Chemnitz, Hamburg und Luckenwalde ansässige Zweigniederlassung von Zitec Industrietechnik handelt seit der Gründung 1990 mit Wälzlager- und Antriebstechnik und beliefert heute 6.700 Kunden mit über 80.000 Artikeln und über 25.000 Maschinenelementen. Zum Produktportfolio zählen Lagereinheiten, Lineartechnik, Riemen- und Antriebstechnik, Dichtungselemente, Drucklufttechnik und Kupplungen. Um Prozesse wie Angebotsabwicklung und Rechnungsstellung zu optimieren und automatisch zu steuern, entschied sich Hepa bereits 2014 für die Einführung der ERP- und CRM-Lösung „LS BIZ“ von Step Ahead, die auf die Anforderungen des Technischen Handels zugeschnitten ist.

Anzeige

Automation statt manueller Steuerung

Durchschnittlich 2.100 Aufträge, 1.200 Angebote und 2.400 Lieferscheine werden bei HEPA pro Monat bearbeitet. Für den Großhändler sind die Verfügbarkeit notwendiger Teile, die Lieferzeiten und die Preisfindung wichtig für den Markterfolg. Vor der Einführung der ERP-Software steuerten vier Mitarbeiter den Prozess vom Angebot über den Auftrag bis hin zu Lieferschein und Rechnung manuell. Das Problem: Die Mitarbeiter arbeiteten mit eigenen Übersichten – zum Beispiel Listen von Zahlungseingängen – und damit auf Basis unterschiedlicher Aktualitäten. Auch eine Rücksprache mit der Geschäftsführung oder Finanzabteilung für Rechnungsfreigaben gab es nicht.

Prozessgrafik Handel (Bild: Step Ahead)

Außerdem fehlte die Kopplung der Finanzbuchhaltung an die Warenwirtschaft. Durch die getrennte Betreuung und Steuerung der Aufträge und Finanzen nahm die Aufarbeitung von erforderlichen Auswertungen für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sehr viel Zeit in Anspruch. Da das alte System nicht mehr unterstützt wurde und die Konzernanforderungen bezüglich Vertriebsauswertungen und Finanz-Controlling anspruchsvoller und umfassender wurden, suchte Hepa eine neue Lösung.

Ziel war es, mit Einführung eines ERP-Systems die Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren. Die direkte Integration der Finanzbuchhaltung in die Warenwirtschaft sollte dabei unterstützen Kosten einzusparen und eine höhere Qualität der Auswertungen zu erzielen. Dabei war es dem Unternehmen wichtig, nicht mehr mit zwei verschiedenen Systemen arbeiten zu müssen.

Branchen-ERP mit integrierter Finanzbuchhaltung als individuelle Lösung

Um das zu erreichen, führte Hepa das branchenspezifische ERP samt Integration der Finanzsoftware SBS Rewe neoein. Auf Basis aktueller Geschäftszahlen generiert Hepa so individuelle und aussagekräftige Vertriebs- und Konzernauswertungen zu GuV und Bilanz und hat einen direkten Überblick über noch ausstehende Forderungen. Durch die tiefe Integration des Finance-Moduls in das ERP-System entfallen Doppelerfassungen, denn es gibt nur einen Datenbestand. Da über eine Benutzeroberfläche gearbeitet wird, ist die Lösung aus ERP und Finance intuitiv bedienbar. Für den Technischen Händler bedeutet das neben Zeitersparnis auch eine höhere Frequenz und Qualität der Auswertungen.

„Mit dem neuen ERP-System haben wir unsere Prozesse in der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung erheblich optimiert“, so Silke Kroh, Prokuristin, Regionalleiterin Vertrieb Nord, Finanzwesen Hepa - Zweigniederlassung von Zitec Industrietechnik.

50 Mitarbeiter bei Hepa arbeiten in den Bereichen Auftragsbearbeitung, Artikel- und Lagerverwaltung, Handel und Versand, Finanzbuchhaltung, Controlling sowie Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit der Unternehmenslösung LS BIZ. „Mit dem neuen ERP-System haben wir unsere Prozesse in der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung erheblich optimiert“, zeigt sich Silke Kroh, Prokuristin, Regionalleiterin Vertrieb Nord, Finanzwesen HEPA - Zweigniederlassung der Zitec Industrietechnik, zufrieden. „Zwei Mitarbeiter widmen sich heute anderen administrativen Aufgaben. Wir bearbeiten 50 Prozent mehr Aufträge und erzielen mehr Umsatz.“

Während früher Wareneingangsrechnungen manuell geprüft und in die Finanzbuchhaltung eingebucht werden mussten, sind die Prozessabläufe vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung nun vollständig automatisiert. Dadurch haben sich Fehlerquellen minimiert und das Zeitmanagement in der Finanzbuchhaltung insgesamt optimiert. Durch vollständig digitalisierte Belege entfallen unterschiedliche Datenstände und aktuelle Aufträge sowie Rechnungen werden schneller erfasst und bearbeitet.

Sechsmonatige Einführungszeit

Die Einführung dauerte rund sechs Monate mit Start am Rostocker Standort und sukzessivem Roll-out an den weiteren Standorten. Während der Umstellungsphase betreuten ein interner Administrator und ein Step Ahead Projektleiter die Mitarbeiter intensiv durch Schulungen. Das erleichterte den Mitarbeitern die Umstellung auf das neue ERP-System.

Prozessgrafik Verkauf (Bild: Step Ahead)

Ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Unternehmenslösung war die Branchenausrichtung der Software und Erfahrungen aus vorheriger Zusammenarbeit mit der Step Ahead-Tochter Leitsch, die heute vollständig in die Step Ahead AG integriert ist: „Wir haben uns für die Lösung der Step Ahead entschieden, auch weil wir uns bereits 20 Jahre zuvor gut aufgehoben gefühlt haben. Mit der Branchenlösung wussten wir, dass sie unsere Anforderungen als Technischer Händler genau kennen, uns verstehen, und wir nicht viel erklären müssen“, sagt Silke Kroh.

Aktuell plant Hepa den Ausbau des Produkt- und Dienstleistungsspektrums. Wichtige Voraussetzungen für das Wachstum – Automatisierung, schlanke Prozesse und Datenintelligenz – sind bei Hepa durch die umfassende Unternehmenslösung gegeben. am

Anzeige

Das könnte Sie auch interessieren

Anzeige
Anzeige

Newsletter bestellen

Immer auf dem Laufenden mit dem SCOPE Newsletter

Aktuelle Unternehmensnachrichten, Produktnews und Innovationen kostenfrei in Ihrer Mailbox.

AGB und Datenschutz gelesen und bestätigt.
Zur Startseite