Prozessmanagementsystem

Aufträge schnell und fehlerfrei bearbeiten

Die Dr. Dietrich Mueller GmbH beliefert Kunden weltweit mit einer Vielzahl an hochwertigen Werk- und Isolierstoffen für die Industrie. Eine schnelle und zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung sind ein wichtiges Erfolgskriterium für das Ahlhorner Unternehmen. Mithilfe eines Prozessmanagementsystems sollen alle Abläufe künftig zentral gesteuert und kontrolliert werden.

Mit Imixs Office Workflow lassen sich die Arbeitsabläufe schnell und flexibel abbilden und so die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und der Informationsfluss im Unternehmen deutlich verbessern. Imixs Workflow basiert auf der Java Enterprise Architektur (JEE). (Bild: Dr. Dietrich Mueller GmbH)

„Bei der Vielzahl an Produkten und Materialien sowie den sehr unterschiedlichen Anforderungen aus allen Teilen der Industrie ist für uns eine schnelle und zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung ein wichtiges Kriterium“, erläutert Dr. Michael Müller, Projektleiter bei der Dr. Dietrich Mueller GmbH. „Unser Ziel war es folglich, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe in den Bereichen Angebotserstellung, Erstbemusterung und Auftragsabwicklung gesteuert und kontrolliert werden können.“

Dr. Michael Müller, Projektleiter bei der Dr. Dietrich Mueller GmbH.

Dazu wurden zunächst die unternehmensinternen Prozessabläufe analysiert, in technisch ausführbare Prozessmodelle überführt und an die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst. „Dann ging es überraschend schnell“, fährt Müller fort. „Mit Hilfe der Softwarelösung Imixs-Office-Workflow der Imixs Software Solutions GmbH konnten sämtliche Arbeitsabläufe in einer einheitlichen Prozessplattform zusammengeführt werden. Die komplette Umstellung dauerte nur knapp vier Wochen.“ Der Nutzen ist enorm: Die Mitarbeiter können nun über eine persönliche Aufgabenliste schnell auf Anfragen reagieren und haben über die interne Prozessdokumentation immer einen genauen Überblick über die laufenden Vorgänge.

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Flexibler Workflow

Eine Herausforderung war es, die technisch oft sehr unterschiedlichen Produktanfragen im Unternehmen schnell und zuverlässig zu verteilen. Hierzu wurden sämtliche Organisationseinheiten nach Material- und Verfahrenstechnik organisiert und in der Prozessplattform hinterlegt. Geht jetzt eine Bestellung oder Produktanfrage ein, werden sie einfach erfasst und dann automatisch an den richtigen Fachbereich weitergeleitet. „Faxe, die von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen wurden, bis die Zuständigkeit geklärt war und schlimmstenfalls auch mal ein paar Tage liegen blieben, gibt es jetzt nicht mehr“, freut sich Müller. Dadurch konnten die Reaktionszeiten für Anfragen und Angebote deutlich reduziert werden. Aber auch Doppelbearbeitungen des gleichen Vorgangs, z.B. wegen unklarer Zuständigkeiten, gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig konnte mit dem intelligenten Aufgabenmanagement der Software und der persönlichen Aufgabenlisten der Informationsfluss im Unternehmen optimiert werden, sodass sich die Informationsflut durch unnötige interne E-Mails eindämmen ließ.

Isolierstoffe für die Industrie. Vielfalt, Qualität und Zuverlässigkeit bilden dabei eine wichtige Grundlage für den Erfolg. (Bild: Dr. Dietrich Mueller GmbH)

Durch die Workflow-Technik können nun Aufgaben nicht nur schneller und zuverlässiger bearbeitet werden, sondern sie werden auch anhand des hinterlegten Prozessmodells überwacht und lassen sich gegebenenfalls umleiten. Überschreitet beispielsweise die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs einen zuvor festgelegten Zeitraum, wird der Vorgang automatisch an den Verantwortlichen gemeldet. Dieser kann ihn dann sofort weiter bearbeiten. Der genaue Ablauf wird außerdem in der Prozesshistorie dokumentiert. „Jeder Mitarbeiter hat darauf Zugriff und kann jederzeit Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand geben“, ergänzt Müller. Sämtlicher Schriftverkehr ist ebenfalls im System gespeichert und der Zugriff auf die Daten ist auch mobil möglich, zum Beispiel vom heimischen Arbeitsplatz aus oder per Smartphone. Auch auf unerwartete Ereignisse, wie den Ausfall eines Mitarbeiters wegen Krankheit, reagiert das Workflow-Management-System sofort. Die Vorgänge können automatisch an einen Vertreter delegiert werden. Das funktioniert auch bei Urlaubsanträgen; die Übergabe der Aufträge an die Vertretung ist ebenfalls automatisch organisiert.

Geringe IT-Kosten und deutliche Produktivitätssteigerung

Das Serversystem für das Workflow-Management ist virtualisiert und kann somit wahlweise in der Cloud oder im Unternehmen betrieben werden. Experten kümmern sich um ein tägliches Backup sämtlicher Datenbestände. Die Häufigkeit von Backups ist frei wählbar. Updates werden automatisch eingespielt und die Datensicherungen regelmäßig überprüft. Einzelne Software-Komponenten lassen sich zudem flexibel und individuell aktualisieren. Nachträgliche Änderungswünsche sind meist innerhalb weniger Stunden erledigt. „Für uns rechnet sich der Umstieg auf dieses „Software-as-a-Service“-Prinzip. Durch das nachhaltige Konzept einer Open Source Basis sind die IT-Kosten niedrig; gleichzeitig können die Möglichkeiten einer moderneren IT-Infrastruktur genutzt werden. Unsere Produktivität ist dadurch um rund 20 % gestiegen“, so Müller abschließend.

Die Dr. Dietrich Mueller GmbH in Ahlhorn...

gilt heute weltweit als kompetenter Ansprechpartner für Elektro-Isolierstoffe, Wärmeleitprodukte, Dichtungen und technische Folien. Typische Einsatzbereiche reichen vom Elektromaschinen-, Transformatoren- und Generatorenbau über die Leuchten- und Lampenindustrie bis hin zu Medizintechnik oder Leiterplattenindustrie. Weitere Anwendungsschwerpunkte finden sich im Anlagen- und Maschinenbau sowie der Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Darüber hinaus wird in Ahlhorn auch im Kundenauftrag geforscht und entwickelt. Passend zu oft sehr individuellen Aufgabenstellungen entstehen so auf die jeweilige Anwendung maßgeschneiderte Muster, Prototypen und Vorserienprodukte. Neu zum Produktprogramm kamen im Jahr 2015 wetterfeste Schnellbau-Unterkünfte aus PVC.

Die Imixs Software Solutions GmbH ...

hat sich auf die Umsetzung moderner Geschäftsprozess Management Lösungen spezialisiert und betreibt das Open Source Projekt Imixs Workflow, mit dem sämtliche Abläufe in Unternehmen und Organisationen sicher, kostengünstig und flexibel umgesetzt werden können. Dabei stehen Offenheit und Transparenz bei der Umsetzung der Projekte und bei den verwendeten Technologien im Vordergrund. Ziel ist es Lösungen zu schaffen, die die Möglichkeiten moderner Software ausschöpfen. Durch Partnerschaften mit IT Unternehmen und verschiedenen Open Source Projekten verfügt das Unternehmen über ein vielseitiges Knowhow bei der Umsetzung und Integration leistungsfähiger Workflow Management Lösungen.

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