Collaboration Hubs

Andrea Gillhuber,

Motivation in der neuen digitalen Arbeitswelt

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Vor allem die jüngeren Generationen fordern flexible Arbeitsstrukturen, die zu ihrem digitalen Lebenswandel passen. Das heißt auch, in Teams zusammenzuarbeiten, deren Mitglieder nicht am selben Ort arbeiten. Collaboration Hubs können dabei helfen und gleichzeitig für einen Motivationsschub bei Mitarbeitern sorgen.

Collaboration Hubs eröffnen neue Möglichkeiten für die Kommunikation sowie die Arbeit untereinander, die über Räume, Städte, Länder, gar Kontinente und Zeitzonen passiert. © Shutterstock / TarikVision

Mit Emojis kommunizieren, Nachrichten austauschen, in unterschiedlichen Gruppen zu bestimmten Themen diskutieren – ein Auszug aus dem privaten Alltag? Nicht nur, denn was früher zunächst nur Teil der persönlichen Sphäre war, wird in vielen Unternehmen heute schon praktiziert. Die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsstrukturen wird immer größer. Dazu gehört es auch beispielsweise, remote zu arbeiten, sprich den Arbeitsplatz ortsunabhängig auswählen zu können. Wünsche wie diese müssen gehört werden. Denn es sind die Mitarbeiter, die angesichts des stattfindenden „war of talents“ die Rahmenbedingungen festlegen. Unternehmen werden diese über kurz oder lang akzeptieren müssen.

Um diesem Wandel erfolgreich zu begegnen, setzen bereits heute viele Organisationen aus den unterschiedlichsten Branchen auf eine besondere Form der Zusammenarbeit, nämlich Collaboration Hubs. Sie sind eine Erleichterung und Hilfe für modernes Teamwork am digitalen Arbeitsplatz. Dieser Ort der Kollaboration eröffnet neue Möglichkeiten für die Kommunikation sowie die Arbeit untereinander, die über Räume, Städte, Länder, gar Kontinente und Zeitzonen passiert. Im Mittelpunkt steht das Wissen, das gebündelt an einem Ort, dem Collaboration Hub, gespeichert und für alle verfügbar ist. Doch für viele Unternehmen stellt sich die Frage, welche Vorteile eine solche Plattform bringt. Und weitaus wichtiger, wie können Führungskräfte diese neue Form der Kommunikation als Motivation für ihre Mitarbeiter nutzen? Wie profitieren Teams im Alltag von einem solchen Tool?

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Drei Tipps zur Mitarbeitermotivation

1. Mehr Zeit für das Wesentliche – schaffen Sie Akzeptanz und Wissen!

Die Einführung neuer Tools in eine Organisation erfolgt nach bestimmten Kriterien, wonach IT, HR und die einzelnen Fachabteilungen miteinbezogen werden müssen. Daneben darf allerdings eines nicht vergessen werden: Es muss auch Akzeptanz geschaffen werden für die neuen Dinge. Deshalb ist es unumgänglich, bei der Einführung eines Collaboration Hubs alle Mitarbeiter einzubinden, sie aufzuklären und ihnen die Möglichkeiten aufzuzeigen, die eine solche Plattform bietet. Durch diesen Schritt fühlen sie sich als wichtiges, zum wirtschaftlichen Gesamterfolg beitragendes Organisationsmitglied verstanden.

Collaboration Hubs sind mehr als eine Software. Sie verändern interne Kommunikation dahingehend, dass der Austausch immer garantiert ist, egal ob Kollegen im Büro arbeiten, remote vom Home Office oder von unterwegs. So genannte Channels, die Wissen in unterschiedlichen Kanälen und zu diversen Themen bündeln, können jederzeit neu erstellt werden. Teammitglieder werden je nach Zuständigkeit hinzugefügt, um Projekte zu jedem Zeitpunkt zu diskutieren. Diese effektive und transparente Herangehensweise lässt also Zeit und Raum für das Wesentliche. Weniger Administration und komplexe Abstimmungen, dafür mehr Klarheit, Involvierungsmöglichkeiten, Teamspirit und eben Kreativität.

2. Gemeinsam an einem Strang – „Team first“ für eine gemeinsame Unternehmenskultur.

Ob ein Unternehmen Erfolg hat oder nicht, hängt viel auch von der gemeinsamen Kultur ab, die Mitarbeiter verbindet. Langfristig geht es also darum, den Gedanken des „Team first“ in der Organisationskultur zu etablieren. Der kollektive Erfolg, der generiert wird, bewirkt viel mehr, um den Herausforderungen des Wandels in unserer Gesellschaft zu begegnen. Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden sollte das A und O sein, wenn man dem erklärten „war of talents“ erfolgreich begegnen will. Collaboration Hubs werden so zum Enabler beziehungsweise zum Verbündeten, da sie die technologische Basis sind und die kollektive Kultur erst möglich machen. Durch den Einsatz nützlicher Funktionen, wie zum Beispiel Emojis in der täglichen Kommunikation, sowie dem gemeinsamen Wissen, das über Channels existiert, entsteht so eine gemeinsame Kultur in einer Organisation.

3. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge zur Verfügung haben.

Wann sind Mitarbeiter produktiv? In unseren Augen dann, wenn sie sich kreativ entfalten und kollektiv an Ideen und Projekten arbeiten können. Das ist nur dann möglich, wenn sie die richtigen Werkzeuge an der Hand haben. Collaboration Hubs optimieren also nicht nur die interne Kommunikation – durch integrierte Funktionen werden diese zu einem großen kreativen Zentrum, welches Mitarbeiter und Teams befähigt, an Themen und aktuellen Projekten zu tüfteln. Externe Anwendungen wie Google Drive und Trello oder Salesforce und Hubspot für IT, Sales und Marketing können jederzeit genutzt werden. Die zur Verfügung stehenden Werkzeuge sind in die Plattform integriert. Das Einzige, was sie am Morgen tun müssen, ist sich in den Hub einzuloggen. Wenn der Vertrieb beispielsweise wichtige Leads von einer kürzlich stattgefundenen Veranstaltung gesammelt hat, können diese Informationen im entsprechenden Channel geteilt werden, indem in diesem Fall einfach eine Salesforce-URL eingefügt wird. Jedes Mitglied des Channels ist auf dem neuesten Stand, ohne die App selbst öffnen zu müssen.

Um beispielsweise Meetings abzuhalten, können sowohl Audio- als auch Videocalls direkt über die Plattform gemanaged werden. Auf der inhaltlichen Ebene ist es zudem wichtig, dass das Wissen, das in einem Collaboration Hub gespeichert ist, auffindbar ist. So können Nachrichten, Dokumente und sonstiger Input zu jeder Zeit und von überall aus aufgerufen werden. Wurde es einmal von einem Kollegen oder früheren Mitarbeiter diskutiert, ist es für jeden verfügbar. Dieses Werkzeug sorgt zudem dafür, dass nicht nur bereits existierendes Wissen nicht unnötig doppelt kreiert wird, sondern auch, dass neue, innovative Ideen entstehen. Diese Produktivität hat für Unternehmen jeglicher Branche eine hohe Priorität – und wenn Mitarbeiter nicht über die nötigen Mittel verfügen, können sie das auch nicht erfüllen.

Collaboration Hubs können helfen

Keine Frage: Unternehmen müssen Mitarbeiterbindung und -motivation in einer neuen digitalen Arbeitswelt überdenken. Denn jeder einzelne Mitarbeiter ist ein wertvolles Gut, das es nachhaltig zu wahren gilt. Neuartige und vor allem remote Kommunikations- und Kollaborationsformen wie Collaboration Hubs leisten einen entscheidenden Beitrag dazu, indem sie Teamwork optimieren und konkrete Werkzeuge an die Hand geben.

Johann Butting, Head of EMEA bei Slack / ag

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