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Artikel und Hintergründe zum Thema

E-Mail-Archivierung in Proalpha

Elektronische Post vorgangsbezogen archivieren

Die Flut an E-Mails verstellt so manches Mal den Blick für das Wesentliche bei der Organisation der Geschäftsprozesse und der Aufbewahrung von E-Mails. proALPHA hilft seinen Kunden mit vielfältigen Funktionen, um die Geschäftsprozesse ganzheitlich und effizient zu gestalten.

Proaplpha bietet die Möglichkeit, Dokumentenarchivierung und Ablage der strukturierten Datenbankinformationen in die Workflowsteuerung der Unternehmensprozesse zu integrieren.

Lieber ein paar Adressaten mehr in den Verteilerkreis aufnehmen als zu wenige oder weiterleiten und antworten an alle, das sind typische Szenarien beim E-Mail-Verkehr. Ein zusätzliches Ansteigen der Mailflut ist die Folge. Deshalb ist es für Unternehmen notwendig, die E-Mails fachlich zu organisieren. Dazu muss geklärt werden, welche zu archivieren sind und wer im jeweiligen Geschäftsvorfall dafür zuständig ist.

Müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Aus rechtlicher Sicht sind alle E-Mails aufbewahrungspflichtig, die dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen. Das heißt: E-Mails, die der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen, sind in elektronischer Form aufzubewahren. Planungen, Entwürfe, Werbung, Spam und private E-Mails zählen nicht dazu. Für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von E-Mails reicht es nicht, diese nur im Personal Information Manager wie Outlook gesondert abzulegen.

Allerdings liegt es im Eigeninteresse des Unternehmens, deutlich mehr zu archivieren, als aus rechtlichen Gründen erforderlich wäre. E-Mails transportieren Informationen zu Geschäftsprozessen und -partnern, sie dokumentieren Projekte und Abläufe und so die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Die Mehrzahl sollte also aus wirtschaftlichen Gründen und Nutzenerwägungen aufgehoben werden.

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E-Mails aufbewahren – aber wie?

Nur die gemeinsame, vorgangsbezogene Verwaltung der E-Mails mit anderen Informationsträgern wie gescannten Dokumenten, Faxen, EDI-Datensätzen und anderen ermöglicht das einfache Nachvollziehen und effiziente Steuern der Prozesse. Hier bietet proALPHA die Möglichkeit, Dokumentenarchivierung und Ablage der strukturierten Datenbankinformationen in die Workflowsteuerung der Unternehmensprozesse zu integrieren.

Die E-Mail-Archivierung in proALPHA ist als automatische, serverseitige oder manuelle, clientseitige Variante möglich. Die serverseitige Archivierung überwacht die einzelnen Postfächer des Exchange-Servers ereignis- oder zeitgesteuert. Aufzubewahrende Mails können mit einem standardisierten Regelwerk ermittelt werden. Das ermöglicht eine vollständige Archivierung aller E-Mails unter Beachtung des zuvor aussortierten Spams und gewährleistet eine Entlastung des Mailservers. Die individuelle Zuordnung zu Vorgängen ist allerdings nur begrenzt möglich.

Typische Einsatzbeispiele für die serverseitige E-Mail- Archivierung sind:

  • Das Versenden von E-Mails direkt aus proALPHA sowie das direkte Antworten auf solche Mails
  • Die Archivierung von Eingangsmails zu speziellen E-Mail-Konten, beispielsweise für Eingangsrechnungen oder Service
  • Die Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails

Beim direkten Versenden von E-Mails aus proALPHA ist ebenso wie bei den eintreffenden Antworten auf solche der zugehörige Vorgang in proALPHA bekannt. So können beispielsweise im Servicemodul erzeugte E-Mails für die Eingangsbestätigung, Nachfragen oder Statusinfos nicht nur mit automatischen Texten versehen, sondern diese Mails auch automatisch im Dokumentenmanagement mit Bezug zum jeweiligen Servicefall archiviert werden. Ebenso werden die Antworten automatisch genau diesem Servicefall zugeordnet.

Bei Verwendung spezieller E-Mail-Konten können die E-Mails automatisch bestimmten Sachbearbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden. Diese ordnen dann die Mail manuell dem Geschäftsvorgang zu.

Bei der clientseitigen E-Mail-Archivierung übernimmt der Benutzer das Archivieren, individuelle Zuordnen und Verschlagworten manuell. Das geschieht im einfachsten Fall per Drag & Drop auf den jeweiligen proALPHA Vorgang, wobei die Keywords automatisch vorgeschlagen werden. Da es hier keine festen Regeln gibt, bleibt es – wie bei der Papierbearbeitung – jedem Einzelnen überlassen, für eine vollständige Archivierung aller relevanten E-Mails zu sorgen.

Individuelle Archivierungsstrategie realisieren

Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welche E-Mails es nicht nur aus handels- und steuerrechtlichen Gründen oder branchenspezifischen regulatorischen Anforderungen heraus aufbewahrt, sondern auch, wie es mit der Archivierung für Transparenz der Geschäftsvorgänge und Prozesseffizienz sorgen möchte. Aus den vielfältigen Möglichkeiten für die Sicherung geschäftsrelevanter E-Mails ist individuell und prozessbezogen der geeignete Weg für die Archivierung festzulegen. Häufig kommen Mischformen von automatischer und manueller Archivierung nicht nur innerhalb eines Unternehmens zum Einsatz, sondern sogar bei einzelnen Prozessschritten.

So bietet die E-Mail-Archivierung als integraler Bestandteil in proALPHA und seinen Funktionen vielerlei Möglichkeiten, diesen Vorgang nicht nur zu beschleunigen, sondern Prozesse zu verbessern und Informationen auf Knopfdruck verfügbar zu machen.

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