Technische Dokumente verwalten

Dokumente richtig managen, auch wenn's kompliziert wird

Für die Daten- und Dokumentenhaltung existieren im technisch-konstruierenden Umfeld seit langem verschiedenste Softwarelösungen. Eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten macht dies oft unmöglich. Hier die sechs wichtigsten Anforderungen.

Die komplexen Strukturen im Maschinen- und Anlagenbau, bei Infrastruktur- oder Chemieunternehmen lassen sich mit herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen nur schlecht abbilden. DMStec beschreibt die spezielle Ausprägung eines DMS, das die Abbildung solcher Strukturen erlaubt und sowohl als PDM- wie auch als DMS-System eingesetzt werden kann.

Für die Daten- und Dokumentenhaltung existieren im technisch-konstruierenden Umfeld seit langem verschiedenste Softwarelösungen: CAD- und PDM/PLM-Systeme in der Produktentwicklung, ERP/SCM-Suiten für Herstell- und Logistikprozesse, CRM-Lösungen als Verbindung zum Kunden und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) für das Management von Dokumenten. Konstruktionsbegleitende Dokumente, die den gleichen Sachverhalt betreffen, werden somit getrennt verwaltet: im CAD-Umfeld mit PDM/PLM-Software, im ERP/SCM/CRM mittels klassischen Dokumenten-Management-Systemen. Eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten macht dies oft unmöglich.

Alle Dokumente zu einem Sachverhalt gehören zusammen

Unternehmen der fertigenden Industrie mit ihren komplexen Produkten brauchen viel eher ein einheitliches Product Data Backbone, das sowohl DMS als auch PDM auf einer Datenbasis abdeckt. Der PLM-Anbieter Procad (www.procad.de) hat sich dieser Problematik angenommen und sein System Pro.File zu einem so genannten DMStec weiterentwickelt. Damit können Produktinformationen können entsprechend des Produktaufbaus strukturiert werden, eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe lässt sich abbilden.

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Die klassische Ordnerstruktur des Windows Explorers ist nicht geeignet, ein strukturiertes Product Data Backbone darzustellen. Ist zum Beispiel ein Motor in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut, liegt die Spezifikation an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Ändert sie sich, muss dies an allen fünf Stellen synchronisiert werden. Dies berücksichtigt noch nicht, dass die Spezifikation der Entwicklungsabteilung, der Fertigung, des Einkaufs und die Produktbeschreibung des Vertriebes in völlig unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder gar Systemen abgelegt sind, obwohl sie sich mit ein und demselben Motor beschäftigen.

Zusammenhänge über die Struktur herstellen

Mit den Ablage- und Verschlagwortungstechniken eines herkömmlichen Dokumenten-Management-Systems lässt sich eine Zusammengehörigkeit von Dokumenten zwar über gleiche Keywords festlegen. Ein eindeutiger Zusammenhang aber ist nur über die Struktur der Anlage herstellbar – die zunächst einmal unabhängig von einem Dokument ist. So wie die Patientenakte zum Patienten, gehören auch die technischen Dokumente zu der Baugruppe der Anlage oder Maschine.

Dokumente in der Anlagenstruktur aufhängen

Ein DMStec-System verwaltet eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt deshalb in einer Form, die vom Dokument losgelöst ist. Strukturen bilden sich durch die technischen Ausprägung der Anlage/des Produktes oder den Aufstellort, und zwar über Verknüpfungen und Metadaten/Sachmerkmale. Die Struktur stellt den Rahmen dar, innerhalb dessen Dokumente abgelegt bzw. eingehängt werden. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird.

Jedem seine dynamische Sicht

Es entsteht also dynamische Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis, es gibt keinen starren Blick mehr auf eine starre Explorer-basierte Ordnerstruktur. So hat die Konstruktionsabteilung eine ganz andere Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. Der Vertrieb wiederum will sich alle zum Bauteil gehörenden Lieferantenangebote, Reklamationen etc. ansehen. Weil im DMStec jedes Dokument nur einmal abgelegt, mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu.Das Dokument liegt also nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine Sicht auf das Dokument.

In der Praxis entstehen z.B. aus Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen im ERP die ersten Projektstrukturen. Diese referenzieren auf eine (Norm-)Anlage, werden an die DMStec-Struktur übergeben und erzeugen dort eine leere Akte. Die Maschinen-/Lebenslaufakte der Anlage ist damit generiert. Sie wird befüllt mit Unterlagen aus der Mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Stücklisten, externe Datenblätter), Projektierung (Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen, E-Mail-Verkehr, Fertigungsdatenblätter), Qualitätssicherung (Abnahmeprotokolle) und dem Service (Serviceberichte).

Die Basis für Dokumentenlenkung legen

Mit der Nutzung von Maschinenakten auf Basis eines durchgängigen Product Data Backbone ist die Grundlage für eine Dokumentenlenkung geschaffen, wie sie im Maschinen- und Anlagenbau, in der Chemie- oder Energieversorgerbranche notwendig ist – überall dort, wo komplexe technische Strukturen das Bild prägen. Strukturverwaltung ist umso notwendiger, je mehr ein Unternehmen die strukturierte Dokumentenlenkung, Freigabe sowie Pflege von Dokumenten bzw. Informationen benötigt.

Dokumentenlenkung bedeutet hier das Steuern von Dokumentenänderungen und -flüssen. Nach DIN 9001 versteht man darunter die Zuordnung von Dokumenten zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Diese muss auf Strukturen basieren, die unabhängig vom Dokument „leben“. Die Dokumentenlenkung ist der logische nächste Schritt nach der Einführung eines Product Data Backbone für DMStec und PDM. Damit erreicht das Unternehmen die Evolutionsstufe Product Lifecycle Management (PLM). Hierfür hat Procad mit Pro.Ceed ein ein adäquates Werkzeug entwickelt.

Fazit: Warum der Maschinenbau DMStec braucht

Die komplexen Strukturen im Maschinen- und Anlagenbau, bei Infrastruktur- oder Chemieunternehmen lassen sich mit herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen nur schlecht abbilden. DMStec beschreibt die spezielle Ausprägung eines DMS, das die Abbildung solcher Strukturen erlaubt und sowohl als PDM- wie auch als DMS-System eingesetzt werden kann. Dies ermöglicht die Bereitstellung eines durchgängigen Product Data Backbones, das wiederum die Basis für die Abbildung von PLM-Prozessen darstellt. Unternehmen der betreffenden Zielgruppe müssen sich bei der Einführung von DMS- oder PDM-Systemen über diese Zusammenhänge im Klaren sein, ob die Einführung des Systems nun von der Entwicklung, der IT oder einer anderen Fachabteilung geführt wird. Schnell endet das Einführungsprojekt für ein solches System sonst im Schnittstellen-Chaos oder am Ende entsteht nur eine zusätzliche Ablage für Dokumente und Daten. Frank Zscheile, IT-Journalist, München

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