Process Data Collection

Ordnung im System

Eine Vielzahl von Services umfasst der Angebotskatalog der BASF IT Services Holding, dem IT-Dienstleister der BASF Gruppe. Deren Leistungsverrechnung wird heute über nur noch ein zentrales SAP-System abgewickelt. Netinsight von Nicetec bildet die wesentliche Basis der kompletten IT-Verrechnung für sämtliche Tochterfirmen und Abteilungen, denn SAP selbst bietet keine Funktionen für das IT Finance Management und die IT Leistungsverrechnung an.

Als ein sogenanntes PDC-System (Process Data Collection) übernimmt das Programm für das SAP-System die Aufgabe, alle IT-Verbrauchsdaten aus den weltweit verteilten BASF-Tochterunternehmen – mit rund 90.000 Nutzern – zuverlässig einzusammeln, zuzuordnen und einer revisionssicheren Abrechnung zuzuführen. Die Kollektoren führen die geforderten Daten aus 60 Datenquellen zusammen und ordnen diese den Produktdefinitionen und Kunden zu. Eine wichtige Datenquelle für das PDC ist hierbei das User-Daten-Management-System mit Stamm- beziehungsweise Personendaten.
Vor der Einführung der Lösung waren verschiedene Eigenentwicklungen aus diversen Einzelfirmen oder Abteilungen für die Erfassung und Verrechnung einzelner IT-Produkte im Einsatz. Die meisten dieser Lösungen waren historisch gewachsen, auf bestimmte Anforderungen zugeschnitten und somit wenig flexibel. Den Verantwortlichen war bereits frühzeitig klar, dass Produktdefinitionen für die IT-Leistungen sich nur schwer erstellen lassen, wenn diese in Abrechnungen isoliert nach Abteilungen und einzelnen Verrechnungslösungen betrachtet werden müssen. Für das Erstellen neuer, übergreifender Produktkataloge und die dazugehörige Bepreisung und Verrechnung bedarf es zwingend einer zentralen und integrierten Lösung. „Immer mehr Services werden detailliert und transparent dargestellt. Mit Einführung des PDC-Systems fielen monatlich circa 250.000 Abrechnungs-Datensätze an; die Zahl stieg bis heute auf rund eine Million an“, erklärt Wolfgang Kaller, Leiter des Teams Corporate Systems & Portals.

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Die Lösung bietet Investitionsschutz und wächst mit den Anforderungen mit. Darüber hinaus verfügt die modular aufgebaute IT Finance Management-Plattform über Features, die den Anwendern mehr Übersichtlichkeit sowie eine bessere Darstellungsmöglichkeit eröffnet. „Hilfreich sind in diesem Zusammenhang auch die Modularität des Systems und die Möglichkeit einer schnellen Implementierung von geänderten Abrechnungsmodalitäten“, erklärt Kaller. „Ein besonders wichtiger Vorteil der Einbindung von Netinsight besteht in der zusätzlichen Transparenz, die unsere Kunden gewonnen haben. Die Daten aus dem PDC werden über das Kundenportal ‚Webinfo‘ sehr übersichtlich visualisiert. So können unsere Kunden jeweils am Monatsende sehen, welche Kosten angefallen sind und beispielsweise Soll-Ist-Vergleiche anstellen.“

Vor dem Hintergrund der stetig wachsenden Ansprüche haben sich die BASF IT Services Holding und Nicetec über die Inhalte der weiteren langfristig angelegten Zusammenarbeit verständigt. Ein Kernpunkt besteht darin, die Einzellizenzen der Plattform durch eine übergreifende, pauschale Firmenlizenz zu ersetzen. Dadurch sind Erweiterungen auf neue Anwender in der BASF-Gruppe auf lange Sicht deutlich günstiger zu realisieren.
Der zweite Kernpunkt betrifft die Support- und Wartungsvereinbarungen. Künftig soll der Anbieter neben der Lösung auch das zu dieser Plattform gehörige Entwicklungs-Werkzeug kontinuierlich aktualisieren. ee

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