Anwenderbericht

Digitaler Stift für zeiteffiziente Vor-Ort-Inspektionen

220.000 Kunden im nördlichen Rheinland-Pfalz versorgt die Energieversorgung Mittelrhein GmbH (EVM) täglich mit Gas, Strom und Wasser. Für die Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, dass die Versorgung vor Ort einwandfrei funktioniert, bedeutet ein solch großes Gebiet nicht nur lange Wege, sondern auch eine schier unüberschaubare Zahl von zu erfassenden Daten. Rund 2.000 mehrseitige Formulare sammeln sich auf diese Weise jedes Jahr an. Die Daten wurden bisher einzeln von dem Personal in der Koblenzer Zentrale in die EDV-Datenbank übertragen - eine mühsame und zeitaufwändige Arbeit. "Die Daten standen uns dadurch auch erst nach einer gewissen Zeit zur Verfügung, anstehende Aufgaben können somit nun effizienter in Angriff genommen werden", erklärt Martin Friedrich, Systembetreuer im Bereich technisches Informationssystem. Seit kurzem erleichtern digitale Stifte der Green Gate AG die Arbeit der Monteure erheblich, indem sie Handschriftliches automatisch in die Datenbank übertragen. Nach ersten erfolgreichen Testläufen wird die EVM zukünftig die intelligenten Schreibsysteme im gesamten Versorgungsgebiet einsetzen.

Gesucht: Eine Lösung zur mobilen Datenerfassung

Mit dem digitalen Stift werden Formulare handschriftlich ausgefüllt. Eine im Stift integrierte Kamera erfasst die Einträge und übermittelt sie automatisch an die Computer-Datenbank.

Fast schon hatte Martin Friedrich die Suche nach einer Lösung zur mobilen Datenerfassung aufgegeben. Der Systembetreuer bei der EVM startete zahlreiche Versuche, testete Laptops und PDAs, stieß aber immer wieder auf technische Probleme oder den Widerstand der Monteure, die vor Ort die Gasanschlüsse kontrollieren. "Unser Ziel war es, die Erfassung über Papierformulare durch eine effizientere Möglichkeit zu ersetzen", erklärt Friedrich. Die Datenmenge war einfach zu groß geworden, zudem wollte man die Verzögerung bei der Übertragung der zum Teil kritischen Messwerte auf ein Minimum reduzieren. Die erste Idee, Ergebnisse vor Ort in einen Laptop einzutragen und sie via Internet zu verschicken, stellte sich im Praxistest als zu umständlich heraus. "Zum einen bedeutete der Rechner für den Monteur immer sehr viel Gepäck, zum anderen haben die Geräte einen langen Startvorgang und nur begrenzte Akkuleistungen. Außerdem ist das Risiko eines Programmausfalls zu hoch", so der EVM-Systembetreuer. PDAs haben sich mitunter als zu umständlich in der Bedienung erwiesen: Die Liste der zu kontrollierenden Punkte ist nicht auf einen Blick einsehbar, die Felder zum Ankreuzen und Eintragen sind sehr klein. "Bei den elektronischen Geräten kommt noch hinzu, dass sie nicht unbedingt witterungsfest sind, was vor allem bei Außenarbeiten problematisch ist", ergänzt Friedrich.

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Eine im Stift integrierte Kamera

Inzwischen ist die EVM wieder zu den Papierformularen zurückgekehrt - mit dem kleinen Unterschied, dass in deren Hintergrund ein Punkteraster als Grundlage zur mobilen Datenerfassung dient. Die automatisch erstellten Formulare werden wie gewohnt vorher ausgedruckt, vor Ort füllt der Monteur das Blatt aus, setzt die entsprechenden Kreuze und fügt die Messwerte ein. Statt eines Kugelschreibers erledigt er die Schreibarbeit mit einem digitalen Stift, der während des Schreibens über eine integrierte Leuchte Infrarotlicht aussendet. Dieses Licht wird auf dem Raster reflektiert, eine installierte Mikrokamera erkennt die Vektoren, nimmt darüber das Geschriebene auf und legt es in Form von Grafikdaten in seinem Speicher ab. Mehr als 1.000 Auftragsbögen kann der Stift speichern. Anschließend werden die Daten über eine OCR-Software in Buchstaben umgewandelt und automatisch in das EDV-System übertragen, sobald der Mitarbeiter wieder Zugang zum zentralen Server hat. "Die Lösung mit dem Stift verbindet die Vorteile beider Methoden, der handschriftlichen und der digitalen. Und sie umgeht gleichzeitig die Nachteile", so Frank Lagemann, Vorstand der Green Gate AG, deren digitale Stifte und Bögen bei der EVM im Einsatz sind. Waren die Monteure selbst anfangs noch sehr skeptisch gegenüber der Funktionsfähigkeit des Systems, gibt es seit Beginn der praktischen Anwendung keinerlei Beanstandung, berichtet Friedrich: "Für die Mitarbeiter ändert sich prinzipiell nichts: Die Formulare sind die gleichen und den Stift benutzt man wie einen normalen Kugelschreiber." Aufwändige Schulungen seien dadurch ebenso wenig erforderlich wie die Installation einer Software.

In der Zentrale stehen die Daten sofort zur Verfügung

Für die Kunden wie auch für die Verwaltung der EVM indes bedeutet die Umstellung auf das digitale Erfassungssystem zum einen höhere Sicherheit und zum anderen effizientere Arbeitsabläufe: "In der Zentrale können wir bereits innerhalb kürzester Zeit die Daten einsehen. Somit erkennen wir sofort, welche Aufgaben schon erledigt sind oder noch ausstehen und können schneller erforderliche Maßnahmen planen", erklärt Friedrich. "Auf diese Weise ist die Datenbank immer auf dem aktuellsten Stand." Gerade für die externen Dienstleister, die in ländlichen Gebieten für die EVM die Kontrollen durchführen, habe sich die Arbeit erheblich vereinfacht, hat Friedrich festgestellt. Weil sie die Daten tagesaktuell per Internet an die Koblenzer Zentrale verschicken können, genügt es, wenn sie alle dazugehörigen Formulare ausdrucken und die ausgefüllten Blätter erst am Jahresende gesammelt abgeben: "Dadurch stehen mir die Daten schon lange zur Verfügung, bevor ich die Formulare in der Hand halte", so der EVM-Systembetreuer. Nach der inzwischen erfolgreich beendeten Testphase hat die EVM weitere digitale Stifte bei Green Gate bestellt, um das System auch auf die im nördlichen Rheinland-Pfalz verteilten sieben Kundenzentren ausweiten zu können. Die Monteure werden die Stifte künftig sowohl bei Inspektionen im Haus als auch bei Instandhaltungstätigkeiten der Gas- und Wasserarmaturen auf der Straße einsetzen. lg

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