ERP-Software für den Mittelstand, Zulieferer

Eins für Drei

Dass innerhalb einer Unternehmensgruppe die Fäden zentral zusammenlaufen sollen, liegt auf der Hand. Drei mittelständische Unternehmen unter dem Dach einer Holding haben nicht nur aus diesem Grund eine neue ERP-Software als gemeinsames, durchgängiges Steuerungs-
system eingeführt und damit den Weg für weiteres Wachstum geschaffen.

„Einzelne Lösungen in den Unternehmen und Abteilungen ersetzen, Transparenz schaffen und Prozesse unterstützen sowie eine gruppenweit durchgängige Informationstechnik schaffen – das waren unsere Ziele für die Einführung eines neuen ERP-Systems, beschreibt Dr. Peter Tesch, kaufmännischer Leiter und Koordinator des Projektes, die Ausgangssituation der Geyer Gruppe. Ein hehres Ziel, waren Anforderungen und Ausgangssituationen in den einzelnen Unternehmen doch sehr unterschiedlich. Und nicht zuletzt die zum Teil engen Verflechtungen der Unternehmen miteinander bis hin zur gemeinsamen Kundenakquisition in bestimmten Projekten des Neukundengeschäfts sollten adäquat abgebildet werden.

Die Unternehmen der Gruppe haben ein sich zum Teil ergänzendes Leistungsspektrum, sie sind jedoch auch jeweils separat in ihren Märkten tätig. Produkte und Produktionsstrukturen sind sehr heterogen: Kundenspezifische, anspruchsvolle Gehäuse, Baugruppenträger und Schweißkonstruktionen sowie entsprechende Montageleistungen sind in der Geyer Umformtechnik konzentriert. Die Dessauer Schaltschrank- und Gehäusetechnik produziert kundenspezifische Schaltschränke, Maschinenverkleidungen und Zubehör. Die im Jahr 2006 aus der Verschmelzung mit der System Engineering hervorgegangene Britze Elektronik und Gerätebau entwickelt und liefert Technologien zur Leiterplattenbestückung und Elektronikmontage sowie für Gerätebau und Baugruppenträgerfertigung.

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Eines der wichtigsten Ziele der gruppenweiten und über alle Unternehmensfunktionen hinweg reichenden ERP-Einführung waren ständige Transparenz hinsichtlich des Unternehmenserfolges, um schnell und effizient steuern zu können. Gefragt waren eine möglichst einheitliche Daten- und Auswertungsstruktur über alle Unternehmensfunktionen hinweg. Dabei sollten das System trotz der speziellen Gruppenstruktur und Aufgaben weitestgehend am Standard bleiben, Modifikationen sich auf ein Mindestmaß beschränken. Im Endeffekt sollte der bessere Informationsfluss zur besseren Bewertbarkeit und Steuerbarkeit der Prozesse führen und damit zu geringeren Durchlaufzeiten.

Während der Systemauswahl wurde schnell klar, dass auch die in der ERP-Software Proalpha standardmäßig vorhandenen, bei anderen Systemen als Fremdprodukte angebundenen Funktionen wie Dokumentenmanagement (DMS), das in der Konstruktion genutzte Expertensystem (Variantenkonfigurator) und die Integration des CAD-Systems via CA-Link für den effektiven Einsatz eine maßgebende Rolle spielen. Letztlich entschied man sich auch für diese betriebswirtschaftliche Standardsoftware des gleichnamigen Pfälzer IT-Hauses.

Vorarbeit zahlt sich aus

Im Vorfeld wurden mit allen Gesellschaften die Abwicklungsmöglichkeiten im Rahmen einer intensiven Ist-Analyse und Soll-Konzeption im Proalpha Standard festgestellt und Grundsätze festgelegt. Im Kern ging es dabei auch um das Offenlegen von Schwachstellen in bisherigen Abläufen, die Harmonisierung zwischen den Unternehmen der Gruppe.

Zum Einsatz kam dabei der Geschäftsprozess Designer (GPD) des Anbieters, mit dessen Hilfe sich Abläufe transparent darstellen und Modelle entwickeln lassen. Quasi als „Nebenprodukt“ dienten die im GPD erzeugten Prozessdokumentationen als Basis für die Zertifizierung der Geyer Gruppe nach ISO. Ein separates Dokumentationshandbuch war nun nicht mehr erforderlich.

Für die Einführungsphase wurde ein recht enger Zeitplan definiert. Weil es bei der Tochter Schaltschrank- und Gehäusetechnik in Dessau bis dato kaum eine IT-Struktur gab, wurden zunächst an diesem Standort die wichtigsten ERP-Module innerhalb von vier Monaten installiert und in Betrieb genommen, beispielsweise die Warenwirtschaft. Gleichzeitig wurde die gesamte Buchhaltung der Gruppe in der Holding auf Proalpha umgestellt. Weitere Module gingen später in Betrieb, da während der ERP-Einführung eine weitere Gesellschaft gekauft und organisatorisch integriert wurde.

Im Bereich Umformtechnik waren Stücklisten und Arbeitspläne bereits vorhanden, allerdings war im Vorfeld einige Datenpflege erforderlich, zumal auch an die Einführung eines Advanced Planning and Scheduling Moduls (APS) gedacht wurde – und das setzt eine hohe Datenqualität voraus. Aus diesem Grund wurde hier eine Projektlaufzeit von zwölf Monaten geplant. Dieses Planungstool für die Produktion berücksichtigt, anders als ältere Planungstechnologien, alle Ressourcen und produziert sehr exakte und verlässliche Kapazitätsplanungen.

Kosten stehen im Mittelpunkt

Die Unternehmen der Geyer-Gruppe stehen im harten Wettbewerb. Eine möglichst exakte Kalkulation und das Aufspüren von Schwachstellen haben Priorität. Installiert wurde eine ausgefeilte Prozesskostenrechnung, um die Gesamtkosten möglichst weitgehend den Aufträgen zuordnen zu können. Nur dann ist zu beurteilen, welche Aufträge welche Deckungsbeiträge wirklich liefern. Und nur dann lassen sich Angebote und Kalkulation zuverlässig und sinnvoll durchführen. Mehr als 50 Prozent der Gemeinkosten konnten bereits im ersten Schritt als Prozesskosten den einzelnen Aufträgen verursachungsgerecht zugeordnet werden. So stellt beispielsweise die gemeinsame Datenbasis ohne Schnittstellen von Materialwirtschaft und Buchhaltung sicher, dass jederzeit ein korrektes Bild der Leistungsfähigkeit einzelner Betriebsteile möglich ist.

Zudem ermöglicht das System direkte Einsparungen in der Administration: Die gemeinsame, gruppenweite Datenbasis ermöglicht beispielsweise die zentrale Neukundenakquisition bei gleichzeitig dezentraler Bestandskundenbetreuung. Eine optimale, hocheffiziente Konfiguration, die die Eigenständigkeit der Unternehmen nicht berührt.

Zentralle Rolle für BDE

Unbedingt erforderlich ist es auch, die Kosten den Aufträgen möglichst exakt zuzuordnen. Ein probates Mittel hierfür ist es, den Anteil fakturierbarer Arbeitszeit an der Anwesenheitszeit der Mitarbeiter zu erhöhen. Dazu dient bei Geyer die Betriebsdatenerfassung (BDE). Das selbst entwickelte System ist so konfiguriert, dass auch Parallelarbeit, Unterbrechungen und andere typische Abläufe in Aufträgen korrekt gebucht werden können. Führendes System auch in diesem Bereich ist allerdings Proalpha. Die Anbindung nutzt keine der üblichen Schnittstellen, die BDE ist online an die ERP-Datenbank angebunden und somit voll integriert. Eine enge Verbindung existiert auch zur Logistik. So lagern manche Maschinen selbständig Material aus dem Rohwarenlager aus und lagern anschließend abgearbeitete Werkstücke wieder ein. Eingebunden in das System sind beispielsweise Maschinen von Trumpf und ein Paternosterlager von Hänel.

Der integrative informationstechnische Ansatz macht bei Geyer auch nicht vor der Konstruktion halt. Gerade aufgrund der häufig kundenspezifischen Aufträge ist das ein besonders wirksames Instrument zur Beschleunigung von Aufträgen und Effizienzerhöhung. Die beiden CAD-Systeme Solidworks und Proengineer sind nicht per PDM oder einem ähnlichen Subsystem angebunden sondern ebenfalls voll integriert. Die Konstrukteure arbeiten, ohne ihre gewohnte Bedienoberfläche zu verlassen, direkt auf der Proalpha Datenbank. Verfügbarkeiten von Bauteilen, bereits verwendete Teile und Baugruppen und deren Stücklisten, Beschaffungszeiten und Kosten können die Konstrukteure direkt einsehen, ohne dass ein weiteres System gepflegt werden muss.

Fazit: Mit der Proalpha-Einführung hat die Unternehmensgruppe die Voraussetzungen für transparente Abläufe, realistische Kostenzuordnungen und organisatorische Optimierungen geschaffen und ist so gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft. Stefan Graf/graf@hoppenstedt.de

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