Dichtungstechnik, ERP-System für mittelständische Unternehmen, IT-Dienstleistungen und Beratung

Zeit für Veränderungen

Ein weltweit tätiger Hersteller mit Tochterunternehmen, mehreren Geschäftsbereichen und Einzel- bis Serienfertigung – die Anforderungen des österreichischen Unternehmens Economos an eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware sind hoch. SCOPE-Redakteur Stefan Graf sprach mit den IT-Verantwortlichen über ihre Praxiserfahrungen seit der Systemeinführung und die täglichen Herausforderungen.

Wachstum will geplant sein. Doch wer kann das schon wirklich, wenn es rasant voran geht? Also so gut wie möglich planen und flexibel sein, um das Unternehmen den Veränderungen anpassen zu können. Ein wesentlicher Aspekt ist hierbei das richtige ERP-System (Enterprise Resource Planning). Solche betriebswirtschaftlichen Programme ermöglichen die Abbildung eines Unternehmens und aller Prozesse in einer Software, sowie die Verwaltung der Firmenressourcen und das Sammeln und Bewerten von Information (beispielsweise Kennzahlen). Die österreichische Unternehmensgruppe Economos hat sich 2003 für die Einführung einer neuen ERP-Lösung entschieden, um diese Anforderungen besser abdecken zu können. Das 1976 als Handelshaus gegründete Unternehmen mit weltweit 25 Tochterfirmen und rund 900 Mitarbeitern fertigt vor allem hydraulische und pneumatische Dichtungen und vertreibt seine Produkte international über fast 90 Filialen sowie über ein umfassendes Händlernetz.

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Die Steirer fertigen Dichtungen nicht nur mit moderner Drehtechnologie in Klein- und Großserien, sie nutzen auch das Spritzgussverfahren – vor allem für große Stückzahlen. Für gedrehte Dichtungen kommt das selbst entwickelte Seal-Jet-System auf speziellen Maschinen zum Einsatz. Hier fungiert Economos auch als Maschinenbauer. Diese speziellen Maschinen kommen nicht nur in der Unternehmensgruppe zum Einsatz, sondern werden auch an Partner verkauft. Eine Besonderheit sind die Herstellungsverfahren: Unabhängig von Spritzformen und Vulkanisationsanlagen sind kaum Einschränkungen in Bezug auf die Dimensionen und das Profil gegeben. Die gedrehten, geklebten, geschnittenen oder geschweißten Dichtungen der Steirer sind daher für fast alle denkbaren Anwendungen geeignet. Eine Spezialität sind Dichtungen in gewaltigen Dimensionen mit bis zu 8.000 Millimeter Durchmesser – ein Alleinstellungsmerkmal auf einem umkämpften Markt.

„Beeindruckende Flexibilität“

Im Laufe der Jahre, einhergehend mit der Gründung von Tochterunternehmen und Umstrukturierungen, wurde 2003 der Entschluss gefasst, die seit 1997 eingesetzte Unternehmenssoftware Mfg/Pro des Herstellers QAD abzulösen. Die Vielzahl der Anforderungen war mit diesem System nicht mehr abzudecken. Zumal bei Economos Tochterunternehmen als eigenständige Mandanten angebunden werden sollten, sowie der Aufbau und Betrieb einer E-Business-Umgebung realisiert werden sollte, um den reibungslosen Handel und die Zusammenarbeit mit Tochterunternehmen wie Partnerfirmen zu ermöglichen. „Ein neues System war überfällig, wir hatten daher begonnen den Markt nach dem passenden ERP-System zu sondieren“, erinnert sich Mario Brückner, Mitarbeiter im internationalen Vertrieb, und bei Economos für die Einführung und Betreuung der ERP-Software verantwortlich. Nach einigen Vorgesprächen und Kontakten mit Referenzanwendern kamen die Anbieter Microsoft mit Axapta und Abas mit Abas-ERP in die engere Wahl.

Bereits nach kurzer Zeit kam die Economos Projektgruppe zu einer eindeutigen Entscheidung für die ERP-Software des deutschen Herstellers Abas: „Die einfache Anpassbarkeit der Software und deren Flexibilität hatten uns beeindruckt, die Zukunftsstrategie des Karlsruher Herstellers war nachvollziehbar und machte einen soliden Eindruck. Ein weiterer Vorteil ist für uns die weltweite Präsenz von Abas durch Partnerfirmen, die vor Ort als Ansprechpartner für ERP-Projekte und den Support bereit stehen“, erinnert er sich. Zudem hatten die Steirer bereits im Rahmen einer Jahr-2000-Umstellung gute Erfahrungen mit dem Wiener IT-Dienstleister Nittmann & Pekoll gemacht, einem Partnerunternehmen von Abas. „Wir haben festgestellt, dass Nittmann & Pekoll unser Geschäft und unsere Prozesse schnell verstanden haben und überzeugende Lösungen anbieten konnten; gut gefiel uns zudem das vorgestellte Einführungskonzept für die ERP-Software“, sagt Brückner. Noch in 2003 wurden die Verträge unterzeichnet, der Go-Live war für den 1. Januar 2004 geplant. Bereits einige Monate vorher wurde eine Testumgebung mit Rohdaten eingerichtet, um die vielfachen Anforderungen von Economos zu testen.

Schließlich ist das Unternehmen Einzel- und Serienfertiger sowie Maschinenbauer zugleich, was alles in der Software abzubilden war. In der Unternehmensgruppe waren zudem Mandanten für Tochterfirmen einzurichten und ein E-Business-Bereich aufzubauen. In der Vergangenheit wurden beispielsweise die österreichischen Standorte Judenburg und St. Michael als ein Unternehmen mit einem Mandanten geführt, nach Umstrukturierungen wurde für das Tochterunternehmen ein weiterer Mandant in Abas-ERP angelegt; weitere Mandanten für Deutschland und Belgien sollten später folgen. In den Niederlassungen dieser Länder laufen eigene Abas-Installationen, die mit der Zentrale verbunden sind.

Eine Fleißaufgabe stellte die Datenübernahme aus dem alten System dar, denn alleine die Teilestämme umfassten rund 60.000 Artikel. Diese wurden aus dem alten System exportiert, mit Schwerpunkt auf Datenbereinigung überarbeitet und in die Abas-Software übernommen. Zur Sicherheit und zu Archivierungszwecken läuft das alte ERP-System seit der Umstellung auf einem Server weiter.

Bei Economos sind alle Module der ERP-Software von Einkauf mit Bestellwesen über Lagerwesen, Disposition, Waren- und Materialwirtschaft bis Verkauf mit Auftragswesen und Rechnungswesen im Einsatz. Eine Besonderheit stellt die Produktionsplanung und -steuerung mit BDE dar, denn in der Fertigung verzichten die Steirer auf eine Arbeitsvorbereitung, da diese in vielen Fällen mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als beispielsweise die Fertigung einer Dichtung selbst. „Wir setzen stattdessen auf eine flexible, direkte Auftragsbearbeitung. Alle notwendigen Daten wie Stücklisten für die Kommissionierung stehen selbstverständlich an der Maschine bereit. Die entsprechenden Rückmeldungen an das System erfolgen automatisch nach Beendigung der Arbeiten“, erklärt Brückner. Alle Daten, etwa für das Lager oder das Kommissionieren, stehen danach aktuell im ERP bereit. „Eine weitere Besonderheit ist das Prinzip der ‚permanenten Inventur’; auf Basis der Daten in Abas-ERP haben wir jederzeit aktuelle und zuverlässige Angaben zu Beständen“, fügt er hinzu. Economos kann so unter anderem Fehlbestände im Lager frühzeitig ausmachen, Ausfallzeiten für die Jahresinventur vermeiden und den Kunden zuverlässige Lieferzeiten nennen.

Seit dem Go-Live läuft die ERP-Software stabil, das Projekt konnte dank der guten Vorbereitung und ausgiebigen Tests erfolgreich abgeschlossen werden. Erste Erfolge und Einsparpotentiale konnten von Beginn an verbucht werden: „Die Reduzierung der Lagerbestände auf Basis der permanenten Inventur und aktueller Daten, die höhere Lieferbereitschaft, verbunden mit zuverlässigen Lieferterminen sowie kürzeren Durchlaufzeiten in der Fertigung und besserer Auslastung des Maschinenparks sind ein echtes Plus“, erklärt Brückner.

Kennzahlen auf Knopfdruck

Rückblickend ist man in Judenburg mit der ERP-Einführung zufrieden. Die Methodik, nach der Abas-ERP eingeführt wurde, hat sich bewährt. Anhand eines Stufenmodells und definierter Projektabschnitte konnte der zeitliche Rahmen sowie das Budget nahezu eingehalten werden und der Projektstand war jederzeit überschaubar. Inzwischen arbeiten 60 Anwender mit dem Programm, das auf einem Linux-Server installiert ist. „Das System läuft bislang äußerst stabil und auch mit den Updates hatten wir bislang keine Probleme“, betont Brückner.

Nach Abschluss der ERP-Einführung stand bereits ein neues Projekt an: die Nutzung der E-Business-Funktionalitäten von Abas-eB. Damit können Unternehmen Informationen weltweit zugänglich machen – für Niederlassungen, Tochterfirmen, Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten. Diese Möglichkeiten nutzt Economos zur Kommunikation und Abwicklung von Geschäftprozessen mit Tochterfirmen und Partnern. Dort können beispielsweise Halbzeuge, Werkzeuge oder auch Maschinen in der Zentrale in Judenburg bestellt werden. Der Lagerbestand ist jederzeit ersichtlich und die Bestellung wird direkt ins ERP übernommen und abgewickelt. Weitere Funktionalitäten sollen folgen.

Auch im kaufmännischen Bereich bestehen für die nahe Zukunft Pläne, das ERP-System in der Unternehmensgruppe weiter zu etablieren, um Synergieeffekte zu nutzen. Dazu überlegt man in der Zentrale, einen „Standardmandanten“ mit Grundfunktionalitäten für Economos zu entwerfen, welcher von der jeweiligen Tochterfirma schnell und einfach angepasst werden könnte. Dies wäre auch im Hinblick auf ein einheitliches Konzern-Controlling sinnvoll, um relevante Kennzahlen zusammenzuführen. Die Software bietet hierzu mit der Konzernrechnungslegung, der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung oder dem Corridor Controlling vielfältige Möglichkeiten.

Die Verfügbarkeit in mehr als 25 Sprachen - sowohl in der Bedienerführung als auch in der Sprachausgabe – kommt international operierenden Unternehmen genauso entgegen wie das Verarbeiten unterschiedlicher Währungen. So gerüstet sieht man in Judenburg weiteren Herausforderungen gelassen entgegen.

Stefan Graf / graf@hoppenstedt.de

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