Papierberge im Griff

Digitale Dokumentation für Coops größten Logistikstandort

Beim Bau des Logistikstandorts von Coop im schweizerischen Schafisheim sorgte das digitale Dokumentationstool LiveDok von Rösberg für den nötigen Überblick. Interessant: Eigentlich für die Dokumentation großer Anlagen in der Prozessindustrie entwickelt, eignete sich dieses Tool auch für den Einsatz bei dem Detailhändler ideal.

Automatische Lagerung im Kälteautomat.

Es scheint als würden nur Superlative den neuen Logistikstandort von Coop in Schafisheim richtig beschreiben. Über drei Jahre war hier die größte Privatbaustelle der Schweiz. Es entstand die nationale Verteilzentrale für tiefgekühlte Waren, die regionale Verteilzentrale für den Raum Zürich, die Nordwest- sowie die Zentralschweiz und die größte und modernste Bäckerei des Landes. Jährlich werden hier 60.000 Tonnen Brot und Backwaren produziert. Insgesamt arbeiten 1.900 Menschen in Schafisheim, 1.000 der Stellen wurden neu geschaffen. Allein 80 Mitarbeiter im Bereich Technik sind mit Wartung und Instandhaltung der gesamten Anlage beschäftigt, denn ungeplante Stillstände sind hier nicht erwünscht. Ohne eine digitale Dokumentation, die immer den aktuellen as-built Zustand der Anlage abbildet, wäre das nicht machbar.

Leergutzentrale-Roboter sortieren Kisten.

Der gesamte Coop-Komplex besteht aus drei Hauptgebäuden, die sich teilweise bis zu sieben Stockwerke unter und ebenso viele über der Erde erstrecken. Produktion, Lagerung und Verteilung laufen größtenteils voll- oder teilautomatisiert ab. Somit hat auch die Automatisierungstechnik beeindruckende Ausmaße: Das Hochregallager in der Tiefkühl-Verteilzentrale beispielsweise ist 39 Meter hoch und bietet Platz für über 17.000 Paletten, im vollautomatisierten Kühllager werden stündlich 6.500 Kisten kommissioniert. Im Hochregallager für allgemeine Waren lassen sich bis zu 4.500 Paletten einlagern. Kurz, das Projekt rund um den neuen Logistikstandort im kleinen Schafisheim ist gigantisch. Dabei verfolgt es zudem ein wesentliches Ziel der Unternehmens-Gruppe, nämlich bis 2023 CO2-neutral werden.

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Mit Papierdokumentation unmöglich

Dipl.-Ing. Elektrotechnik (FH) Andreas Wenzelmann, Leiter Automation am neuen Coop-Standort Schafisheim: „LiveDok hilft uns eine extrem komplexe Aufgabe zu meistern, nämlich bei einer derart komplexen Anlage nicht den Überblick zu verlieren, jederzeit den as-built Zustand zu kennen und rechtssicher zu dokumentieren. Und es bringt uns unserem Ziel näher papierlos zu arbeiten und bis 2023 CO2-neutral zu werden.“ (Quelle: Coop)

Andreas Wenzelmann, Dipl.-Ing. Elektrotechnik (FH), ist seit Beginn der Bautätigkeiten zuständig für die Automation und die Technik Logistik am neuen Coop-Standort. Ihm war schnell klar, dass man eine derart gewaltige Anlage nur mit digitaler Dokumentation überblicken kann. Schließlich umfasst die aktuelle Dokumentation über 30.000 Dokumente, die jeweils einen Umfang zwischen einer und tausend Seiten haben. Daher forderte Wenzelmann von Anfang an von allen am Projekt beteiligten Lieferanten digitale Dokumentationen zu den zugelieferten Komponenten oder Anlagenteilen.

Brotproduktion

Gleichzeitig startete er eine umfangreiche Recherche für ein geeignetes Dokumentationstool. Dabei wurde genau abgewogen zwischen Dokumentation auf Papier, einer Dokumentmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint und einer speziellen digitalen Anlagendokumentation. Am Ende sprachen sehr viele gute Gründe für den Einsatz des digitalen Dokumentationstools LiveDok aus dem Hause Rösberg. Interessant ist dabei, dass dieses Tool eigentlich für die Dokumentation großer Anlagen in der Prozessindustrie entwickelt wurde, sich aber auch für den Einsatz bei Coop ideal eignet. Wenzelmann nennt einige der Punkte, die ihn überzeugt haben: „Es gab sehr viele Argumente, die für das digitale Dokumentationstool sprachen. Bei einfachen Dokument Management Systemen (DMS) und der SharePoint-Lösung hat sich vor allem das Ein- und Auschecken der Dokumente in der Praxis als zu aufwändig erwiesen. Bei LiveDok begeistert mich im Einsatz heute am meisten, wie schnell wir die angelieferten Dokumentationen ins System bringen können und das obwohl wir mit äußerst heterogenem Input zu tun haben. Vorteilhaft ist dabei, dass das Dokumentationstool um die 200 Dateiformate lesen und automatisch nach PDF konvertieren kann. Außerdem ist keine komplexe Ablagestruktur notwendig. Derzeit legen wir Dokumente lediglich nach Gebäude, Anlagenteil und dem entsprechenden Lieferanten ab. Dank der gut funktionierenden Schlagwortsuche finden wir die benötigten Dokumente sehr schnell. Mittelfristig denken wir über weitere Ablagestrukturen nach, aber das war für den Anfang nicht relevant, um mit der Dokumentation zuverlässig arbeiten zu können.“

Nachvollziehbare Änderungen

Die Dokumentationslösung bei Coop setzt jetzt auf eine Kombination aus SharePoint und LiveDok. SharePoint wird dabei als Backup-Lösung betrachtet, das digitale Dokumentationstool dient als Frontend. Alle Dokumente werden auf einem SharePoint-Server abgelegt, versioniert und können dort auch eingesehen werden. Das Dokumentationstool LiveDok ist mit dem SharePoint verknüpft und liest alle Dokumente automatisch von dort ein. Zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden Mitarbeiter dann nur das digitale Dokumentationssystem. Hier kann das Tool einen weiteren Vorteil ausspielen: Es läuft auf allen Standard-PCs, die bei Coop eingesetzt sind ebenso wie auf Windows Tablets. Bei Coop werden keine Android-Geräte verwendet, generell läuft das Dokumentationstool aber auf Tablets und Smartphones mit diesem Betriebssystem.

Bahnhalle

Änderungen an der Dokumentation nehmen Mitarbeiter mit der so genannten Redlining-Funktion (Roteintrag) vor. Wenn z.B. ein Fehler in der Dokumentation gefunden wird, lässt sich das ebenso dokumentieren, wie wenn im Zuge der Instandhaltung Komponenten getauscht werden, um nur einige denkbare Anwendungsfälle zu nennen. Dabei schreiben die Techniker ihre Änderungen direkt per Roteintrag ins Dokument; diese stehen danach sofort allen Nutzern zur Verfügung. Hinterlegt wird beim Roteintrag auch, wer die Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. So sind diese zuverlässig nachvollziehbar. Im Zusammenhang mit rechtssicherer Dokumentation, bei der LiveDok seine User ebenfalls unterstützt, ist auch dies ein wichtiger Baustein.

Da einige der Coop-Gebäudeteile nicht mit WLAN verbunden sind, war dem Betreiber wichtig, dass das Dokumentationstool auch im Offline-Modus zuverlässig funktioniert. Hier sind beim eingesetzten Tool standardmäßig entsprechende Lösungen vorgesehen, die unabhängig von Ort und Netzwerkverfügbarkeit jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen. Gleichzeitig sind spezielle Ansätze zum Konfliktmanagement implementiert, die „Konflikte“ vermeiden bzw. aufzeigen, wenn verschiedene Personen gleichzeitig unterschiedliche Änderungen am selben Dokument vornehmen. Zudem können Nutzer auch gezwungen werden, sich in regelmäßigen Abständen per WLAN ins Netzwerk einzuklinken, um den Dokumentationsstand auf ihrem mobilen Gerät zu aktualisieren, ehe sie weiterarbeiten können. Wenzelmann ergänzt: „Hilfreich für mich ist auch, dass ich mir alle Änderungen per Knopfdruck in einer Übersicht anzeigen lassen kann. Das ist nützlich, um weitere Workflows anzustoßen, wie zum Beispiel beim Lieferanten eine korrigierte Dokumentation anzufordern.“

Einfach zu bedienen

Auch die Usability war ein wesentliches Argument für den Einsatz. Ein System ist immer nur so gut, wie es auch von den Bedienern angenommen wird. Wie einfach das Dokumentationstool zu nutzen ist, beschreibt Wenzelmann anhand einer kleinen Anekdote: „Mein Chef machte eine Führung durchs Werk und kam dabei an einer Presse vorbei, die eine Fehlermeldung anzeigte. Er hatte die Maschine noch nie bedient, gab die Fehlernummer und den Hersteller der Maschine in die Suchmaske des Dokumentationstools ein, fand die entsprechende Dokumentation und konnte den Fehler innerhalb kürzester Zeit beheben.“ Sicher ein ungewöhnliches Beispiel, aber natürlich kann man genau so schnell auch im Alltagsbetrieb eingreifen und ungewollte Anlagenstillstände vermeiden. Dass es nach dem Rollout des Systems für die Techniker aus Wartung und Instandhaltung nur eine gemeinsame nicht einmal einstündige Schulung erfordert, um die sachgerechte Bedienung zu erlernen, spricht ebenfalls für die Usability. „Wir merken aber auch, dass die Qualität der zugelieferten Dokumente wesentlich über die Nutzbarkeit entscheidet und nicht das Dokumentationstool selbst“, ergänzt Wenzelmann.

Zusatznutzen: Wissensmanagement

Im Laufe des Betriebs einer Anlage, sammeln die Techniker für Wartung und Instandhaltung jede Menge Wissen. Gut, wenn sie dieses strukturiert festhalten und anderen Kollegen zugänglich machen können. Deshalb war Coop auch ein entsprechendes Wissensmanagementtool wichtig. Auch dafür wird nun LiveDok genutzt. Im Bereich „Tipps und Tricks“ werden dazu Dokumente abgelegt z.B. mit Anweisungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Checklisten, Reports, Wartungsanleitungen u.v.m.

Bei der Größe des Logistikzentrums schätzt Wenzelmann, wie einfach er jederzeit Überblick gewinnen kann sowohl über die gesamte Anlage als auch über Teilbereiche, mit denen er nicht so vertraut ist: „Wir wollen zum Beispiel eine weitere Tiefkühlzelle bauen. Mit unserem Dokumentationstool kann ich mir dazu sehr einfach einen Überblick verschaffen über alle verbauten Komponenten und beteiligten Lieferanten. Das erleichtert das weitere Vorgehen immens.“ resümiert Wenzelmann. Das i-Tüpfelchen für ihn ist jedoch, dass er mit dem Dokumentationstool papierlos arbeiten kann und damit auch dem Firmenziel bis 2023 neutral zu werden einen Schritt näher kommt. kf

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