XRM-Lösung Adito 4

Bott bringt Transparenz in Vertriebsprozesse

Effizient arbeiten – so lautet das Motto des international operierenden Herstellers von Fahrzeug- und Betriebseinrichtungen bott. Ebenso professionell gestaltet der Mittelständler seine Vertriebsprozesse und nutzt dabei die Any Relationship Management (xRM)-Software von Adito. Diese bildet die vielschichtigen Beziehungen zu Kunden, Leasing-Gebern, Autohäusern und sonstigen Bezugsgruppen eins zu eins ab und sorgt so für maximale Transparenz. Außendienstmitarbeiter profitieren vom schnellen, mobilen Online-Zugriff auf Vertriebsdaten und können diese beim Kunden vor Ort für Verkaufsgespräche, Präsentationen und zur Angebotserstellung nutzen. Zudem optimiert die Software das Management von Marketing-Kampagnen und Tele-Sales-Aktionen – auch in Zusammenarbeit mit externen Vertriebspartnern.

Die Betriebseinrichtung Cubio von Bott wird auch in Harley Davidson Werkstätten eingesetzt.

Das Unternehmen zählt zu den europaweit führenden Produzenten von modernen Fahrzeugausstattungen, Arbeitsplatzsystemen und Betriebseinrichtungen. Dabei bietet der Mittelständler von der Beratung über die Planung und Fertigung bis hin zur Montage ein ganzheitliches Service- und Produktportfolio an. Dieses zeichnet sich durch variable und modulare Systeme aus, die sich auf Wunsch individuell konfigurieren und nach Kundenanforderungen anpassen lassen. Fahrzeugeinrichtungen liefert bott für sämtliche Fahrzeughersteller und alle Größen – ob PKW, Kleinkastenwagen, Großraumtransporter, Pritschenwagen oder LKW. Produktionsstätten in Deutschland, England und Ungarn sowie ein weltweit dichtes Geflecht aus Vertriebspartnern und Importeuren unterstreichen die internationalen Aktivitäten des Unternehmens. Mit einem flächendeckenden Servicenetz bedient bott die spezifischen Anforderungen lokaler Märkte.

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Hohe Anforderungen an das Kundenmanagement

Am Hauptsitz der Firmengruppe in Deutschland laufen die Geschäfte aller Märkte zusammen und werden durch zentrale Marketing-Prozesse unterstützt. Für deren Abbildung benötigt Bott eine zuverlässige, IT-gestützte Lösung, um Beziehungen zu Kunden und sonstigen Akteuren zu managen. Hierfür betrieb die IT-Abteilung zwölf Jahre lang ein System auf Basis des Datenbanksystems Lotus / IBM Notes. Dieses konnte die gestiegenen Anforderungen nicht mehr abdecken: Es war keine mehrsprachige Nutzung möglich und komplexe Beziehungen zu Kunden und Partnern konnten nicht optimal dargestellt werden. Ein neues IT-System sollte diesen Anforderungen gerecht werden.
„Wir suchten nach einem xRM-System, das unsere Vertriebsprozesse zuverlässig steuert und sich obendrein einfach handhaben lässt“, bringt Andreas Fräder, zuständig für IT-Management und Organisation bei Bott, die Anforderungen auf den Punkt. Die Lösung sollte sich online wie offline nutzen lassen sowie Marketing-Kampagnen auch mit externen Partnern eins zu eins abbilden – und das in mehreren Sprachen. Zudem waren ausgefeilte Reporting-Funktionen und die reibungslose Abwicklung von Reklamationen wichtig. Das System sollte sich nahtlos in die bestehende Notes-Umgebung integrieren, was jedoch von vielen Anbietern nicht umgesetzt werden konnte.

Adito 4 setzt sich durch

Nach einem umfassenden Benchmarking setzte sich im Auswahlprozess die xRM-Lösung Adito 4 unter mehr als 30 gelisteten Systemen durch. „Die Software erfüllt unsere Anforderungen in idealer Weise und deckt den von uns erwarteten Funktionsumfang komplett ab. Die Flexibilität der Lösung, auf veränderte Anforderungen zu reagieren, hat uns überzeugt. Mit der Hersteller steht ein fest am Markt etabliertes Unternehmen hinter der xRM-Lösung – ein ausschlaggebender Faktor für uns, zumal wir viele Lizenzen halten und einen zuverlässigen Service mit ausreichend Manpower benötigen“, erklärt Andreas Fräder.

So implementierte das IT-Team um Andreas Fräder in enger Zusammenarbeit mit der Firma Adito die xRM-Software als On-Premise-Lösung, betreibt sie also inhouse auf eigener Hardware. „Die flexible Wahlmöglichkeit zwischen Cloud- und On-Premise-Version kam uns sehr entgegen, da wir – entgegen dem allgemeinen Trend – aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen keine Befürworter der Cloud sind“, so der IT-Verantwortliche. Bei der Einführung gab es eine Herausforderung zu meistern: Aufgrund des selbst entwickelten Notes-basierten Vorgängersystems waren keine Standards und keinerlei Schnittstellen vorhanden. „Wir mussten die vorhandenen Datenmodelle passgenau in das neue System integrieren. Dies hat reibungslos funktioniert, da Adito 4 sehr anpassungsfähig ist. Wir konnten alle Datenelemente ohne Verluste übernehmen“, bestätigt Fräder.

Komplexes Beziehungsgeflecht wird abgebildet

Seit dem Go-Live nutzen 150 Anwender das System, 70 davon im Außendienst. Ein besonderer Vorteil: Die Lösung bildet die sehr speziellen Vertriebsprozesse bei Bott exakt ab. Gerade im Produktbereich Fahrzeugeinrichtungen muss das komplexe Beziehungsgeflecht etwa zu Kunden, Lieferanten, Vertriebspartnern oder Importeuren übersichtlich dargestellt werden. Denn viele Geschäfte werden nicht direkt mit den Endkunden, also den Autokäufern, sondern über Partner abgewickelt. Ein Beispiel: Ein Autokäufer erwirbt einen Neuwagen über ein Leasing-Modell im Autohaus, kauft bei bott die Einrichtung und fakturiert schließlich über den Leasing-Geber. Diese vielschichtigen Beziehungen werden in Adito mit entsprechenden Vertriebsinformationen und Kontaktdaten zu sämtlichen Bezugsgruppen verknüpft und transparent dargestellt.

Adito 4 Dashbord

Eine weitere Besonderheit ist, dass der Vertrieb bei bott völlig autark mit dem xRM-System arbeitet. So fallen alle Sales-Prozesse bis zum Vertragsabschluss in die Hoheit der Adito 4 Lösung: Stellt ein Interessent etwa eine Anfrage über eine Fahrzeugeinrichtung, konfiguriert ein Außendienstmitarbeiter daraufhin mithilfe einer speziellen Planungs-Software gemeinsam mit dem potenziellen Kunden eine entsprechende Produktlösung, verknüpft sie mit Artikel- und Preisinformationen und erzeugt daraus ein Angebot. Das xRM-System bildet diesen Prozess komplett ab. Sobald der Kunde angenommen und unterschrieben hat, wird der Vorgang in das ERP-System von SAP verlagert und sämtliche Vertriebsdaten wie Angebot, Bestellung und Kontaktinformationen werden nahtlos überführt. Von nun an übernimmt die Auftragsabwicklung im Innendienst die Verantwortung für das Projekt und nutzt hierfür ausschließlich die ERP-Datenbasis. Dies entlastet den Vertrieb und schafft freie Kapazitäten für neue Pre-Sales-Aktivitäten. „Unsere speziellen Geschäftsprozesse erfordern ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen xRM- und ERP-System. Mit Adito 4 ist dies aufgrund der hohen Flexibilität und Integrierbarkeit problemlos möglich“, weiß Andreas Fräder.

Mehr Ordnung und Systematik im Vertrieb

Dank der Transparenz der xRM-Lösung und der Anbindung an das ERP-System können Mitarbeiter verschiedener Abteilungen bei bott kollaborativ in Kundenprojekten zusammenarbeiten. Hat beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter einen Neukundenkontakt angebahnt und geht dann in den Urlaub, kann sein Vertreter nahtlos daran anknüpfen. Dabei nutzt er die konsistente Vertriebsdatenbasis im xRM-System. „Unsere gesamte Mannschaft bis hinein in die Produktion kann sich schnell und einfach Informationen beschaffen. So bekommen wir den nötigen Überblick und bringen Ordnung sowie Systematik in unseren Vertrieb“, erklärt Hans-Gerd Wagner, Vertriebsleiter bei der Bott.

Und mehr noch: Der gesamte Verlauf und Status einer Kundenbeziehung, eines Kontakts oder Projekts wird transparent und nachvollziehbar. Über Wiedervorlagen bis auf Fahrzeugebene wird sichergestellt, dem Kunden rechtzeitig ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten. „So haben wir Beschaffungszeiträume und Kauffrequenzen unseres Klientels jederzeit im Blick. Nicht kontaktierte Kunden werden automatisch auf Wiedervorlage gesetzt, was uns als Signal für einen Nachfass-Call dient. So sind wir dank unseres xRM-Systems immer genau im richtigen Augenblick beim Kunden präsent. Dies verschafft uns einen entscheidenden Vorteil gegenüber den Wettbewerbern“, konstatiert Hans-Gerd Wagner.

Professionelles Management von Marketing-Kampagnen


Auch für das Management von Marketing-Kampagnen nutzt Bott die xRM-Software: Hier unterstützt Adito 4 die Tele-Sales-Aktionen des Dialog-Aktiv-Teams bei Kontakt- und Verkaufsgesprächen mit potenziellen Kunden und Interessenten – auch im Auftrag von externen Servicepartnern. Dabei werden die Adressen und Kontaktdaten der Zielpersonen von den Servicepartnern zur Verfügung gestellt, in das xRM-System eingepflegt und für Akquise-Calls genutzt. Die Dialog-Aktiv-Mitarbeiter legen eine Kontakt-Historie an, die dann zusammen mit den entsprechenden Informationen wieder zu den Servicepartnern zurückfließt. Sobald ein Kontakt mit dem Kunden hergestellt wurde, kommt der Außendienst ins Spiel, übernimmt die Kommunikation mit dem Interessenten und nutzt wiederum den Informations-Pool für den weiteren Beziehungsaufbau. Bei der Zusammenarbeit mit den externen Partnern erlangt das ausgefeilte Rollen- und Rechtekonzept von Adito 4 eine besondere Bedeutung, da sich die Zugangsrechte entsprechend der jeweiligen Berechtigung präzise einstellen lassen.

Weitere Planungen

Adito 4 ermöglicht den mobilen Zugriff auf CRM-Daten von unterwegs.

Aufgrund der guten Erfahrungen möchte Bott den Einsatzbereich von Adito 4 in naher Zukunft erweitern: So plant das Unternehmen die mobile Nutzung des xRM-Systems weiter zu optimieren. Bereits jetzt greifen Außendienstmitarbeiter mit ihren Notebooks offline beim Kunden vor Ort auf relevante Daten zu und nutzen diese für Präsentationen, Verkaufsgespräche und Angebote. Durch die Einführung der xRM-App Adito 4 mobile lassen sich künftig auch über kompakte Endgeräte wie Smartphones und Tablets sämtliche Funktionen übersichtlich bereitstellen und Vertriebsprozesse abbilden. Zudem sind eine Erweiterung des Angebotswesens sowie die Umstellung auf Version 4.2 der xRM-Software geplant, die Vorteile wie etwa eine touch-fähige Benutzeroberfläche bietet. ee

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