Smart Industry

Eine Frage des Überblicks

Dem Schweizer Unternehmen Landis+Gyr, globaler Marktführer in der Verbrauchsmessung elektrischer Energie und Vorreiter im Advanced Metering, fiel es nach forschem Wachstumskurs zunehmend schwer, den Überblick über sein umfangreiches Projektportfolio zu behalten. Für Projekte in der Geräte- und Softwareentwicklung suchte das Unternehmen deswegen ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das Projektplanung und Ressourcenzuteilung verknüpfen sollte, um so ein transparentes und strategisches Projekt-Portfoliomanagement zu ermöglichen – europaweit.
Bilder: Fotolia

Umsatzwachstum und Expansion sind oft zentrale Ziele eines Unternehmens und demonstrieren nach außen Gesundheit und Erfolg. Intern ruft ein steiler Wachstumskurs aber immer auch Handlungsbedarf hervor – nicht zuletzt auf der Ebene des Projektmanagements. Dieser – eigentlich erfreuliche – Umstand führte bei Landis+Gyr zu internem Handlungsbedarf im Bereich Projektmanagement. Durch immer komplexere Strukturen im Unternehmen und eine ständig wachsende Anzahl an Projekten stießen die bisherigen Lösungen an ihre Grenzen. »Landis+Gyr besteht aus einer Vielzahl geografisch verteilter Organisationen, die europaweit an Projekten zusammenarbeiten«, erläutert Entwicklungsleiter Markus Gübeli und ergänzt: »Dabei tauchten zunehmend Abstimmungsprobleme bei der Geräte- und Softwareentwicklung auf, da wir bislang kein standortübergreifendes, integriertes Projektmanagement-System im Einsatz hatten.«

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Für Ressourceneinteilung und Projektplanung existierten vielmehr getrennte Einzelplatz-Lösungen: Im Bereich Ressourceneinteilung arbeiteten die Entwicklungsabteilungen von Landis+Gyr mit Excel-Sheets und in der Projektplanung mit MS Project. Dadurch waren die Auswirkungen von Projektplanänderungen auf die Ressourcenauslastung nicht automatisch sichtbar.

Eine europäische Lösung

Der notwendige Austausch zwischen diesen Bereichen fand bislang auf mündlichem Weg statt – auf Kosten von Transparenz und Durchgängigkeit. Da weder die Projektpläne noch die Ressourcenzuteilungen der Entwicklungsstandorte zentral hinterlegt waren, fehlte den Verantwortlichen eine gemeinsame Datenbasis als Entscheidungsgrundlage. Im Mai 2006 war man sich einig: Eine neue Projektmanagement-Lösung war unverzichtbar. Rolf Wildhaber, Projektmanagement-Spezialist und Geschäftsführer der Schweizer pm-wildhaber gmbh, unterstützte Landis+Gyr bei der Evaluation und Auswahl der neuen Lösung. »Die wesentlichen Anforderungen an das neue Projektmanagement-Tool standen schnell fest«, so Wildhaber. »Es sollte einen transparenten Überblick über Ressourceneinsatz und Projektfortschritt liefern, webbasiert sein und Multiprojektmanagement ermöglichen.« Gübeli fügt an: »Das Tool sollte nicht nur für die derzeitige Größe unseres Unternehmens adäquat sein, sondern ausbaufähig, und in der Lage, noch größere Organisationen abzubilden.« Nach einem gründlichen Auswahlprozess mit Webpräsentationen von drei Anbietern entschied sich Landis+Gyr im August 2006 schließlich für das webbasierte Sciforma PSNext. Die Sciforma GmbH mit Sitz in Taunusstein ist ein Anbieter von Software, Dienstleistungen und Consulting im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement. »An PSNext hat uns überzeugt, dass Projektplanung und Ressourcenallokation intuitiv ablaufen«, so Gübeli. »Eine weitere Stärke ist das Design des Tools mit seinem webbasierten Datenbankzugriff.«

Im September 2006 startete Wildhaber dann mit der Implementierung – zunächst in der Schweiz, später folgten die Niederlassungen in Finnland, Frankreich, Italien und Spanien. Mit kleineren Ressourcenpools greifen inzwischen auch die Standorte in Großbritannien, China und Indien auf die Installation zu. In Europa vereint die Lösung heute die Ressourcenzuteilung und die Projektplanung für die Geräte- und Softwareentwicklung sowie für interne Projekte. Neben den Abteilungen Mechanik-, Software- und Elektronik-Entwicklung sowie der Testabteilung wird sie zudem von den Product Managern genutzt, um aktuelle Informationen über die laufenden Projekte zu erhalten. Rund 50 Projektleiter und 30 Ressourcen-Manager arbeiten mit der Software. Darüber hinaus besitzen 90 Team-Mitglieder Systemzugriff.

Wildhaber führte die Implementierung und die unternehmensspezifische Anpassung der Software in enger Zusammenarbeit mit einem fünfköpfigen Kern-Projektteam von Landis+Gyr durch, das gleichzeitig als Testpartner fungierte. »Die große Herausforderung war die Verknüpfung von Ressourcen- und Projektmanagement«, so Wildhaber. Heute sind in der Lösung sowohl die Pläne aller Entwicklungsprojekte als auch die Ressourcenzuteilungen der Entwicklungsstandorte zentral gespeichert.

Projektplanung und Ressourcenzuteilung

Projektleiter, Ressourcen-Manager und Steuerungsgremien greifen auf eine gemeinsame Datenbasis als Entscheidungsgrundlage zu. »Dadurch ist heute beispielsweise direkt ersichtlich, welche Ressourcenpools überlastet sind. Ressourcenallokationen lassen sich jetzt viel effektiver lösen«, erklärt Gübeli, »die Anwender können außerdem alle Daten, beispielsweise zum Fortschritt eines bestimmten Projekts, einfach und komfortabel aufbereiten, in Grafiken anzeigen und so detailliert visualisieren, wie es um das Projekt steht.«

Insgesamt hat sich so auch das Reporting deutlich verbessert: Alle beteiligten Personen haben Zugriff auf alle Projekt- und Ressourcenreports. Nachdem einmal festgelegt wurde, welche Daten in den jeweiligen Bericht aufgenommen werden müssen, erstellt die Software nun auf Basis von Berichtsvorlagen alle weiteren Reportings automatisch. »Das Reporting ist gerade auch im Hinblick auf die Projektführungskonferenz überaus hilfreich«, merkt Wildhaber an. Spezielle Reports geben dem Management einen aktuellen Überblick über das Projektportfolio und erlauben so eine optimale Steuerung und Kontrolle der Projekte. »Heute ist es für die Verantwortlichen auch viel einfacher, mit dem Product Management über die Planung neuer Vorhaben zu diskutieren und dabei die richtigen Prioritäten zu setzen«, hebt Gübeli hervor. Innerhalb der Testphase, die Ende 2006 durchgeführt wurde, und während der nachfolgenden Pilotphase bis April 2007 passte Wildhaber die Software an die speziellen Bedürfnisse der Projektleiter und Ressourcen-Manager von Landis+Gyr an. »Anpassungen waren hauptsächlich im Bereich Reporting notwendig. Hier mussten wir einige zusätzliche Attribute definieren und unternehmensspezifische Informationen hinzufügen, die in die verschiedenen Reports eingebracht werden sollten«, so Wildhaber. Nach Abschluss der Customizing- und Integrationsprozesse läuft die Lösung seit Mai 2007 produktiv. Der Einsatz in der Firmengruppe soll schon bald erweitert werden: Der Roll-out für die drei Entwicklungsstandorte in den USA hat bereits begonnen und in China und Indien soll die Anwendung von PSNext noch intensiviert werden. Wenn dieser Schritt vollzogen ist, sind alle weltweit laufenden Projekte mit standardisierten Reports für das globale Projekt-Reporting sichtbar. Langfristig ist es angedacht, neben den Plan- auch die Ist-Daten in der Software zu erfassen. -sg-

Sciforma, Taunusstein Tel. 06128/9665-0, http://www.sciforma.de
Landis+Gyr, CH-Zug Tel. 0041/41-9356000, http://www.landisgyr.com

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