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„Eine Projektmanagement- Lösung mit Werkzeugcharakter“

Über Großprojekte in Schieflage wurde in den vergangenen Monaten viel in den Medien berichtet. Trotz gewaltiger Budgets und üppiger Personalausstattung geht viel schief. Mittelständische Unternehmen haben hier einen ganz anderen Ansatz - und andere Sorgen: Die einfache und verbindliche Recourcenplanung sowie unkomplizierte Handhabung der Projektmanagement-Lösung stehen im Vordergrund. Die IT- und PLM-Spezialisten von Inneo bieten genau für diese Klientel eine Software an. Der PLM IT Report sprach darüber mit Peter Behnisch, Mitglied der Inneo-Geschäftsleitung.

PLM IT Report: Welche Unternehmen und Branchen sprechen Sie mit Ihren Produkten und Dienstleistungen für Projektmanagement (PM) an?

Behnisch: Generell richtet sich unsere Projektmanagement-Lösung Prios Foundation nicht an bestimmte Branchen, sondern eher an Unternehmen, die eine bestimmte Arbeitsweise beziehungsweise auch Unternehmensgröße aufweisen. Wir versuchen mit Prios einen pragmatischen Ansatz an die Thematik Projektmanagement zu bieten. Speziell für mittelständische Unternehmen, die keine eigenen Projektmanagement Offices betreiben, das heißt keine Mitarbeiter haben, deren alleinige und ausschließliche Aufgabe es ist, Projekte zu lenken und zu kontrollieren. Oder auch an diejenigen, die noch keinen Experten-Reifegrad im Bereich Projektmanagement besitzen. Unsere Lösung ist zunächst einmal sehr offen gehalten, lässt sich aber durch entsprechende Vorlagen, Workflows und Reporting sehr detailliert an firmenspezifische Belange und Arbeitsweisen anpassen. Es ist möglich sehr schnell zu beginnen, rasch Erfahrungen zu sammeln und dann die entsprechenden Optimierungen und Automatisierungen zu machen.

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PLM IT Report: Welche (besonderen) Anforderungen stellt Ihre Zielgruppe?

Behnisch: Wir sehen immer wieder, dass bei unseren Kunden und Interessenten ein Projektleiter kein ausschließlicher Projektleiter ist. Er hat im Grunde ganz andere Aufgaben zu erledigen und ist eben, quasi nebenbei, auch Projektleiter. Hinzu kommt, dass er oft in Projekten mitarbeitet, während er parallel dazu ein, zwei andere leitet. Dies erfordert eine Lösung mit „Werkzeugcharakter“, die ihn genau hierbei unterstützt, die administrativen Aufgaben möglichst einfach und automatisiert erledigt, und so eine wirkliche Arbeitserleichterung bietet und nicht zusätzliche Aufwände erzeugt.

Dazu gehört aus unserer Sicht der zentrale Portalansatz, das heißt alle Projekte mit allen relevanten Informationen sind an einer Stelle zu finden. Dabei spielt es keine Rolle, woher die einzelnen Informationen stammen, sie werden dort zusammengeführt, konsolidiert und auch ausgewertet. Man muss nicht in verschiedensten Erzeugersystemen nach ihnen suchen und es gibt auch keine redundante, doppelte Datenhaltung, die ein weiteres „Datengrab“ eröffnet. Dann spielen auch oft die knappen personellen Ressourcen eine entscheidende Rolle. Sehr häufig gibt es kein wirkliches Planungsinstrument, das hilft auch Konflikte zwischen Projekten schnell bereits bei der Planung zu erkennen und zu lösen. Outlook-Kalender reichen hier nicht aus und Excel-Listen sind eben oft nicht aktuell und auch generell das falsche Werkzeug.

PLM IT Report: Sie nutzen als technische Basis Sharepoint von Microsoft – welche Vorteile bietet diese Kombination den Anwendern? Können Sie Praxisbeispiele nennen?

Behnisch: Inneo ist bei vielen Kunden auch im Bereich der Informationstechnologien aktiv. Hier konnten wir in den letzten Jahren sehr schön sehen, wie sich Sharepoint in den Unternehmen etabliert und ausgebreitet hat. Die großen Vorteile liegen bereits in ein paar der ganz grundlegenden Funktionalitäten von Sharepoint: Beispielsweise das einfache Handling von Dokumenten; in Kombination mit der Versionsverfolgung und der dokumentierten Historie ist dies ein riesiger Pluspunkt bei Projekten. Oder die vielfachen Integrations- und Datenaustauschmöglichkeiten, die den Aufbau eines Projektportales erlauben bei dem Informationen zentral an einer Stelle konsolidiert abgerufen werden können, ohne dass man sich mit zig verschiedenen Erzeugersystemen auskennen muss. Auch die bereits in Sharepoint vorhandenen Möglichkeiten um bestimmte Abläufe und Prozesse, so genannte Workflows, zu definieren, stellen ein mächtiges Werkzeug dar. Damit ist ein Grad an Automatisierung und Prozesssicherheit möglich, den andere Plattformen so nicht bieten können.

PLM IT Report: Inneo bietet auch Lösungen und Beratung für das Product Lifecycle Management an. Wie lassen sich diese PLM-Lösungen mit PM-Software verzahnen?

Behnisch: Dies funktioniert sehr gut, denn unser Ansatz ist sehr offen und wir kombinieren die Informationen aus den verschiedensten Erzeuger- beziehungsweise Autorensystemen. Die Tiefe der Integration hängt dabei ganz von den Anforderungen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab, und kann zwischen einem ausgeprägten bi-direktionalen Austausch in Echtzeit und einem einfachen Abgleich per XML liegen.

Was vielfach gemacht wird, ist die visuelle Integration mittels eines Viewers oder spezieller Viewing-Software. Und natürlich die eindeutige Verknüpfung von Projekten mit zu entwickelnden Bauteilen, beziehungsweise Baugruppen. Interessant ist hier oft auch unsere Möglichkeit mit so genannten „generischen Ressourcen“ zu planen, das heißt die Konstruktions- und Entwicklungsabteilung als eine Gruppe mit einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern und entsprechender Kapazität zu betrachten. Diese kann dann wiederum in beliebig vielen Projekten kapazitätstechnisch verplant werden, wobei man schnell erkennt ob genügend Ressourcen in einem bestimmten Zeitfenster zur Verfügung stehen, oder ob man Projekte umplanen muss. Sehr wichtig, gerade wenn es sich um zeitkritische Projekte handelt und man eventuell an Termine gekoppelten Vertragsstrafen bedenken muss.

PLM IT Report: Viele Projekte laufen heute unternehmens- oder sogar länderübergreifend. Wie sieht es mit Zugriffsberechtigungen in Projekten, wie mit Datenschutz (Stichwort: IPP) aus?

Behnisch: Hier haben wir mit Sharepoint eine leistungsfähige Basis, die schon einmal die grundlegenden Zugriffsfragen regelt, wie Zugang generell oder Bereiche, die nur intern, beziehungsweise von bestimmten Personengruppen gesehen werden können. Da sind sehr granulare Sicherheits- und Zugriffskonzepte, bis hinunter auf Einzeldokument-Ebene, möglich. Darüber hinaus bietet Prios selbst noch eine Reihe anderer, projekt-bezogener Rechtevergabe-Optionen. Das heißt in jedem Projekt kann, zu jedem beliebigen Zeitpunkt, durch den Projektleiter die Rechte- und Zugriffsvergabe neu geregelt und angepasst werden. Das heißt entweder global oder eben nur auf das eine einzelne Projekt bezogen, ohne Konsequenzen für andere Projekte. Hier steckt eine riesige Erleichterung für die Projektverantwortlichen, die so nicht immer einen Spezialisten aus der IT benötigen, um Anpassungen machen zu können. Oder die zuerst detailliert recherchieren und die Konsequenzen aus einer solchen Änderung im gesamten Unternehmenskontext analysieren müssen.

PLM IT Report: Ist der Betrieb per Cloud hier sinnvoll?

Behnisch: Dies ist eine, für uns als Anbieter, schwer zu beantwortende Frage. Wir haben uns entschlossen eine Version als „Software as a Service“ (SaaS) aus der Cloud bereitzustellen. Aktuell nutzen es die meisten Interessenten für Pilot- und Testszenarien vor einer Kaufentscheidung oder einem großen internen Roll-Out. Produktive Systeme laufen aber momentan alle bei den Kunden intern, also unter deren voller Kontrolle. Dies hängt, aus meiner Sicht, oftmals mit den gewünschten Verknüpfungen und Integrationen zusammen, die sich intern heute immer noch einfacher, schneller und flexibler realisieren lassen. Auch der Wunsch nach firmenspezifischen Anpassungen und Prozessen spricht oft noch für die interne Lösung, da eine SaaS-Variante eine Umgebung und bestimmte Standards vorgibt, was nicht alle Kunden so akzeptieren wollen. Wir werden sehen ob hier in nächster Zeit ein größeres Umdenken stattfindet, Prios ist auf jeden Fall dafür gerüstet.

Stefan Graf

Inneo Solutions GmbH, Ellwangen, Tel. 07961/890-0, http://www.inneo.com

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