Kollaboration in Unternehmen

Andrea Gillhuber,

Was wir von Cobots lernen können, ohne selbst autonom zu werden

Eine konsequente Verbesserung der Kollaboration kann ein Unternehmen und seine gesamte Wertschöpfungskette optimieren. Dafür muss Kollaboration aber über Teamgrenzen hinaus besser funktionieren - gerade weil Abteilungen unterschiedliche Arbeitsweisen haben oder Teams über den ganzen Globus verteilt sind. Von Johann Butting

Kollaboration in Unternehmen - von Cobots lernen © Shutterstock / gerasimov_foto_174

Ob es die neuesten Elektroautos sind oder andere Produktneuheiten – die Automobilindustrie in Deutschland ist zum Vorbild für viele Hersteller und andere Industrien geworden. Es ist daher kein Wunder, dass Volkswagen der größte Automobilproduzent weltweit ist mit fast 11 Millionen ausgelieferten Fahrzeugen in 2018. Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) sind weitere Faktoren, die dieses Ansehen hierzulande beeinflusst haben. Kollaborierende Roboter arbeiten Hand in Hand mit den Menschen in den Werkshallen vieler Automobilproduzenten und tragen so zum Gesamtergebnis bei – einer ‘Fabrik der Zukunft’, die den Weg für Innovationen ebnet. Audi ist ein weiteres Beispiel aus diesem Bereich, das KI-Technologien in weiten Teilen seiner Smart Factory einsetzt. Ob Leichtbauroboter, die einfach zu bedienen sind und sicher neben dem Arbeiter im Einsatz sind, oder mobile Roboter, die weite Wege zwischen Produktionshalle und Lager zurücklegen – neue Technologien helfen dort, wo die meiste Unterstützung gebraucht wird. Diese Art der Kollaboration werden Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen in Zukunft immer mehr vorantreiben müssen.

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Digitale Zusammenarbeit fördern – Aber wie?

Doch die Arbeit entsteht nicht nur in der Produktionshalle. Eine konsequente Verbesserung der Kollaboration kann ein Unternehmen und seine gesamte Wertschöpfungskette optimieren: der Einkauf muss die richtigen Teile ordern oder das Marketing-Team muss alle relevanten Informationen einholen, um das entsprechende Produkt erfolgreich auf den Markt zu bringen. Prozesse wie diese sind in vielen Organisationen oft mühsam. Sie stehen damit in erstaunlichem Gegensatz zu dem was Kollaboration mit Robotern in der Produktion heute schon leistet. Auffällig ist vor allem, dass noch immer viele veraltete Tools eingesetzt werden, die die interne Kommunikation und Kollaboration im Team verlangsamen und auch komplizierter machen.

Wenn aber Roboter effizient kollaborieren können, dann können Mitarbeiter das doch sicherlich auch? Das bedeutet, dass Kollaboration über Teamgrenzen hinaus besser funktionieren muss, gerade weil Abteilungen unterschiedliche Arbeitsweisen haben oder Teams über den ganzen Globus verteilt sind. ‘Collaboration Hubs’ stellen eine neue Generation von Software Tools dar und bieten einen digitalen Ort der Zusammenarbeit, an dem Informationsaustausch einfach und reibungslos funktioniert. Sie ermöglichen es Wissen an einem zentralen Ort zu bündeln und verfügbar zu machen, um so Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg zu schaffen.  

Kollaborieren bedeutet auf geteiltes Wissen setzen

Kollaborierende Roboter arbeiten effizient, weil sie genau die Arbeit machen, für die sie programmiert wurden: Montage von Kunststoffen, Palettieren, Verschrauben, Verpacken, Schweißen und viele weitere Anwendungen. Sie sind leicht und können damit jederzeit umprogrammiert werden, um den Bedürfnissen einer sich ändernden Lieferkette zu entsprechen. Diese Flexibilität ist unerlässlich und mithilfe von KI-Technologien kann das Potenzial in der Industrie noch mehr entfaltet werden.

Collaboration Hubs bieten ebenfalls eine bestimmte Form der Flexibilität: sie sind essentielle Wissensspeicher und ermöglichen es nicht nur auf das eigene, sondern auch auf das Know-How der Kollegen zurückzugreifen. Dadurch haben neue Kollegen in der Organisation oder neue Mitglieder in einem Team die Möglichkeit sofort per Klick auf dieses Wissen zurückzugreifen. Das Ganze funktioniert über eine neuartige Form der Kommunikation, sogenannte Channels. Hier findet man alle Nachrichten, News, Dokumente und andere Informationen, die je ausgetauscht wurden. Channels bündeln die gesamte Kommunikation zu einem Thema oder Projekt – so können diese von jedem, den ein bestimmtes Projekt betrifft, eingesehen werden. Einzelne Mitglieder können jederzeit in einen Channel aufgenommen werden oder aus diesem entfernt werden, falls notwendig. Dadurch sind alle Teammitglieder immer auf dem aktuellsten Stand und können gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Informationen, Dokumente oder Abläufe nachlesen. Das Arbeiten in einem Channel bietet den Mitarbeitern mehr Eigenständigkeit. So können eben auch neue Kollegen einfach nach vergangenen Informationen suchen - zu jedem Zeitpunkt.

Muss der Einkauf beispielsweise wichtige Entscheidungen hinsichtlich einiger Bestellungen treffen, so können in einem entsprechenden Channel die nötigen Zahlen aufgerufen und mit den Teammitgliedern weiter erörtert werden. In einem Corporate Channel etwa werden unternehmensübergreifend aktuelle Produkterfolge kommuniziert. Um allerdings eine Nachrichtenflut zu vermeiden, besteht die Möglichkeit besonders wichtige Channels zu highlighten, sodass man nur bei den für einen selbst relevanten Informationen benachrichtigt wird. Ebenso können Benachrichtigungen zu bestimmten Zeiten auf Snooze geschaltet werden, um Unterbrechungen während Meetings oder außerhalb der Arbeit zu vermeiden. Eine weitere Option ist es, sich mithilfe eines Bots an bestimmte Nachrichten erinnern zu lassen, um diese zu einem späteren, passenderen Zeitpunkt zu bearbeiten.  

Auf die Klarheit kommt es an

Oft müssen bestimmte Tätigkeiten schnell und effizient erledigt werden. In der Produktion übernehmen Roboter das Verschrauben von bestimmten Ersatzteilen, die dannvom Mitarbeiter weiterverarbeitet werden. Diese Klarheit hinsichtlich der Rollenverteilung und Schnelligkeit braucht es auch oft in der internen Kommunikation: Wer kümmert sich um die Erstellung der Budgetliste? Wer hat mehr Informationen zum letzten Status-Meeting? In einem Collaboration Hub wird das zeitaufwendige Tippen einer ausführlichen Antwort durch den Einsatz von Emojis ersetzt. Durch das Einfügen eines „grünen Haken“-Emoji wird signalisiert, dass eine Aufgabe erledigt ist. Wird allerdings ein „Augenpaar“-Emoji verwendet, bedeutet das „Ich habe die Nachricht gesehen und arbeite bereits an der Lösung“. Ein weiterer Vorteil in Punkto Klarheit ist, dass solche Plattformen über erweiterte Suchfunktionen verfügen. So können Teammitglieder intuitiv ihre Suchanfragen nach bestimmten Dateien, Bedingungen oder Zeitrahmen filtern, was eine enorme Zeitersparnis bringt.   

Effizient hin und her wechseln

Kollaborierende Roboter übernehmen monotone Tätigkeiten oder mobile Roboter entlasten ihre menschlichen Kollegen indem sie weite Wege zurücklegen. Was wir davon für die interne Kommunikation lernen können ist Effizienz. Durch dieses Hin und Her zwischen den verschiedenen Apps um selbst nur kleine Aufgaben an seinem Arbeitsplatz zu erledigen verliert man sehr viel wertvolle Zeit. Collaboration Hubs bieten neben einem schnellen Austausch mit anderen Teammitgliedern und einem Knowledge-Archiv auch die Möglichkeit, andere Apps zu integrieren, die bereits im Unternehmen genutzt werden. Beispiele hierzu sind Google Drive, Dropbox und Trello, sowie Anwendungen wie HubSpot, Salesforce oder GitHub für IT, Sales und Marketing. Auf diese Weise muss man nicht zwischen den verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen und den eigenen Work-Flow unterbrechen. Ist man einmal angemeldet, gelangt man direkt über das Collaboration Hub zu der entsprechenden App. So können Finanzteams mit einer entsprechenden App Integration Bestellanforderungen direkt in der Plattform freigeben ohne dabei ein neues Softwaretool aufrufen zu müssen.     

Des weiteren besteht die Möglichkeit, dass sich Links von Apps oder Webseiten innerhalb des Collaboration Hubs selbst öffnen (so genannte “unfurled links”). Damit erübrigt sich der zeitaufwendige Wechsel zwischen den verschiedenen Apps. Anhand dieser Links werden nützliche, individuell anpassbare Vorschauen im Hub selbst generiert und die hinterlegten Informationen werden für den Anwender nicht nur einsehbar, sondern er kann über einen Antwort Button gleich auf diese reagieren.

Collaboration muss Ausgangspunkt werden

Von Robotern können wir Menschen so einiges lernen. Was zunächst nicht gleich klar zu sein scheint, wird im Kontext von Collaboration Hubs schnell ersichtlich. Monotone Aufgaben werden übernommen, sodass der Arbeiter sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann. Sie befähigen Mitarbeiter, ihre Aufgaben selbstständiger zu erfüllen, da sie über die notwendigen Mittel verfügen, um jederzeit nach allen benötigten Informationen zu suchen. Dieser Zugang zu Wissen ist entscheidend für die Effizienz der internen Kommunikation, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens hat. Auf der anderen Seite wird die Teamfähigkeit gestärkt, da gemeinsame Projekte Teamarbeit erfordern. Durch die Nutzung von Channels wird dies ermöglicht.

Jedoch muss auch festgehalten werden, dass beide nur ein Fundament darstellen: weder der Roboter noch das Collaboration Hub können einzeln bestehen. Es liegt an dem gesamten Umfeld, was man daraus macht. Denn nur wer als Team arbeitet und Kollaboration in der gesamten Wertschöpfungskette – sprich von der Werkshalle bis hin zur internen Unternehmensstruktur – vorantreibt, wird zum Erfolg der gesamten Organisation beitragen. Mit der richtigen Technologie in Kombination mit kollaborierender Umsetzung werden Innovationen gefördert, was auch die für Unternehmen überlebenswichtige Wettbewerbsfähigkeit stärkt.  

Der Autor

Johann Butting, Vice President of EMEA bei Slack © Slack

Johann Butting ist Vice President of EMEA bei Slack. Er arbeitet seit fast 20 Jahren im Technologiesektor in den USA und in Europa. Zuletzt war er als Head of EMEA bei Dropbox tätig, wo er für den Aufbau des europäischen Teams an fünf Standorten und insgesamt 300 Mitarbeitern verantwortlich war.

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