Produktionssysteme

Auf den Verteiler setzen

Dipl.-Inf. Reinhold Müller-Meernach Röttenbach

Es begann als Spoolsystem für Verwaltung von Druckausgaben und als Schaltstelle zwischen CAD-Systemen und Großformatdruckern. Heute lassen sich unter dem Begriff »Document Output Management« eine Vielzahl von Diensten und Funktionen zusammenfassen, die der unternehmensweiten Verteilung von Informationen dienen. Ausgabe-Server lösen IT-technische Aufgabenstellungen und vereinfachen die Systemadministration.

Die Ausgabe von Reports, Listen und Formularen aus ERP-Systemen wird als Business Printing bezeichnet. Dabei steht die geräteunabhängige Druckaufbereitung innerhalb der Unternehmens-Software im Vordergrund. Aus Rohdaten wird über Ausgabe-Server eine Druckaufbereitung und Gerätesteuerung durchgeführt. Ein Beispiel ist der Bestell- und Rechnungsdruck in Fertigungsunternehmen. Die Druckdaten sind in der Regel codiert, das heißt sie werden dynamisch über Reports und Programme aus Datenbankdaten zusammengestellt.

Production Printing stellt die massenhafte Verarbeitung von Druckdaten in den Vordergrund. Die Ansteuerung von Rollendruckern und umfangreiche Finishing-Funktionen bis hin zur Kuvertierung und Versandsteuerung gehören zu den wichtigen Leistungsmerkmalen. Farbtreue Wiedergabe kann beim Prospekt und Katalogdruck gefragt sein. Unternehmen der Finanz- und Telekommunikationsbranche haben wiederkehrende Großdruckaufträge für die regelmäßige Kundenkommunikation. Auch hier sind die Daten in der Regel dynamisch für den Druckvorgang generiert worden. Oft besteht eine Trennung von Daten und Layout; beides wird über Formular-Managementsysteme zusammengeführt.

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Anforderungen und Systeme wachsen zusammen

Beim Engineering Printing sind die zu verteilenden Informationen dagegen oft nicht codiert, sondern liegen in Form von Dateien aus unterschiedlichen Quellen vor. Typische Anwendungsfälle sind die Ausgabe aus dem CAD-System, aus digitalen Zeichnungsarchiven und aus den PDM- beziehungsweise PLM-Lösungen. Der erweiterte Dokumentendruck umfasst dann die Ausgabe von dateibasierten Unterlagen verschiedener Quellen und Formate.

Deckt ein Document-Output-Mangemensystem das Verwalten von Ausgabemethoden aus Office- und Desktop-Umgebungen mit ab, so spricht man von Network Printing. Die Verwaltung von umfangreichen Geräteparks in Großunternehmen lässt sich über ein dezidiertes Ausgabemanagement vereinfachen. Für Terminal-Server-Lösungen ergeben sich technische und administrative Vorteile, wenn die Anzahl der erforderlichen Gerätetreiber reduziert werden kann.

Für jede der genannten Aufgabenstellungen sind spezielle Lösungen verfügbar, die maßgeschneidert auf den jeweilige Anwendungsfall konfiguriert werden können. Jedoch wachsen die Systeme und Lösungen zusammen, damit Unternehmen alle Funktionen über ein System steuern und nutzen können. Denn oftmals sind die Ausgabegeräte, die für das Business Printing und das Network Printing benötigt werden, identisch. Und auch das Engineering Printing greift auf eine Teilmenge der Ausgabe-Hardware-Ausstattung zurück. Ein Sonderfall sind die speziellen Großformat-Ausgabegeräte für den Druck von technischen Zeichnungen und Plänen sowie die Highend-Production-Printer, die von der Rolle arbeiten.

Druck und digitale Verteilung gemeinsam

Auch funktional sind Überschneidungen vorhanden. Beispielsweise werden oftmals für einen Fertigungs- oder Bestelldruck dynamisch generierte Daten aus der ERP-Software und dazugehörige Dokumente aus einer PLM- oder DMS-Lösung benötigt. Folglich liegt es nahe, dass diese in einem Arbeitsgang mit einem System erstellt und verteilt werden.

Konzeptionell bedeutet dies, dass Ausgabesysteme, die druckaufbereitend arbeiten, Vorteile gegenüber einem reinen Spool-System haben, das fertig erstellte Ausgabeaufträge lediglich verteilt. Denn mit einer Druckaufbereitung auf einem Server kann die Anwendung immer geräteunabhängig arbeiten und erst, wenn das Verteilverfahren und -ziel feststeht, wird eine dazu passende Formatierung erstellt.

Papierausgabe und elektronische Verteilung stehen auch heutzutage noch nicht gleichwertig nebeneinander. Immer noch wird weit mehr gedruckt als digital versandt. Aber Document-Output-Management macht das Umschalten einfach, da in dem Führungssystem nichts geändert werden muss – lediglich ein anderer Ausgabekanal muss gewählt werden.

Mittlerweile sind die Methoden der elektronischen Verteilung umfangreich geworden. Es begann mit der Ansteuerung von Fax-Servern, heute können auch Dienstleistungsunternehmen beauftragt werden, die den Fax-Versand als Service anbieten. Eine weitere Basis für digitale Verteilung ist die Grundfunktion »Print-to-File«, wobei die Ausgabe als Neutralformat (TIFF, PDF) erfolgt und dann einer integrierten Folgeverarbeitung zur Verteilung zugeführt wird, zum Beispiel E-Mail, Web-Portal, CD oder Desktop-Anzeige. Zusatzdienste wie Komprimierung, Verschlüsselung und Archivierung gehören zu den Standards.

Sicherheit ist auch beim Drucken ein Thema. Beim Secure-Printing erfolgt die Druckausgabe nach der Eingabe eines Kennwortes am Gerät. Dabei wird die Ausgabe in der Regel auf dem Drucker zwischengepuffert. Also Vorsicht beim Austausch eines Gerätes, denn es könnten sich noch nicht abgeholte vertrauliche Dokumenten auf der Festplatte befinden. Das FollowMe-Printing ist eine Weiterentwicklung dieser Organisationsidee. Die Ausgaben werden auf einem Server zwischengespeichert und erst nach einer persönlichen Identifikation des Anwenders am Ausgabegerät wird mit dem Druckprozess begonnen. Beide Konzepte helfen zu vermeiden, dass vertrauliche Unterlagen offen zugänglich an einem Drucker bereitliegen. Das FollowMe-Printing unterstützt das Arbeiten in hochdynamischen Arbeitsumgebungen mit aufgelösten Arbeits- und Bereichsumgebungen. Die Umkehrung vom Push- zum Pull-Prinzip bei der Druckanforderung kann zu verlängerten Wartezeiten an den Ausgabegeräten führen. Vor der Einführung bietet sich also eine genaue Analyse der Anwender- und Prozessanforderungen an. Eine andere Form von Prozesssicherheit schaffen Ausgabemanagement-Systeme bei der Aufbringung von Lenkungsinformationen auf das Ausgabeobjekt. Zum einen können dies die Prozessdaten selbst sein, zum Beispiel in Form von Deckblättern und Randbeschriftungen oder in Form von Stempeln, die einen Zeit-, Anwender- und Zweckbezug herstellen. Zum anderen können dies Zusatzinformationen über das zu verteilende Dokument selbst sein – hier sind oft Freigabe- und Versionierungsdaten im Engineering- und Business-Printing-Umfeld gefordert. Durch bereichs- und standortübergreifendes Drucken entstehen weitere Sicherheitsanforderungen an Ausgabemanagementlösungen, zum Beispiel kontrolliertes Drucken über Firewalls hinweg, Datenkomprimierung und Verschlüsselung sind hier die Stichworte.

Viele ERP-Systeme haben zertifizierbare Schnittstellen zur Integration von Output-Managment-Software. Darüber hinaus haben aktuelle Drucklösungen Schnittstellenverfahren zur Integration von allen marktüblichen PDM-, PLM- und DMS-Lösungen im Angebot, sofern diese nicht bereits im Führungssystem enthalten sind. Als interakti- ve Endanwender-Schnittstellen darf ein Dialogmodul zur Zusammenstellung von Auftragssätzen ebenso wenig fehlen wie eine Komponente, die im Windows-Druckbereich als Standard-Druckverfahren eingesetzt werden kann. Ein plattformübergreifender Web-Client und Informations-Icons zur Anzeige von Jobmeldungen runden das Angebot ab.

Anwenderschnittstellen: Standards für alle Fälle

Ein wesentlicher Vorteil von Document-Output-Management-Lösungen kann die zentrale Administration von Druckaufträgen und Endgeräten sein. Denn viele Geräte müssen oftmals in mehreren Systemen und Verfahren definiert und gepflegt werden. Beispielsweise haben Unternehmen oftmals mehrere SAP-Systeme in verschiedenen Standorten oder für unterschiedliche Aufgabenstellungen oder Release-Ständen installiert. Zusätzlich sind Test- und Entwicklungssysteme im Einsatz. Also ist es vorteilhaft, wenn das Ausgabemanagement über eine Methode für Import, Konsolidierung und Export von Druckerdefinitionen verfügt. Folglich müssen diese Daten nur einmalig in einer Datenbank gehalten und administriert werden.

Der aktuelle Gerätezustand wird über einen Gerätemonitor überwacht. Verfügbarkeit, Status, Befüllung der Schächte und Stand der Verbrauchsmaterialien wird an den Ausgabe-Server gemeldet und kann an die Anwenderschnittstellen verteilt werden. Mit der Monitor-Komponente ist auch eine blattgenaue Auftragsverfolgung realisierbar, die sonst bei einer Pufferung von Ausgabeaufträgen in modernen Druckern oft nur verzögert oder ungenau möglich ist.

Auftragsbezogene Adminstrationshilfen erlauben das dynamische Umleiten von Ausgabeaufträgen bei Störungen oder Geräteausfall – ohne dass der ursprüngliche Druckauftrag vom Endanwender wiederholt werden muss. Ein zentrales Accounting erleichtert die Auswertung über Volumen, Kosten und Geräteauslastung.

Eine moderne Systemarchitektur wird immer auch die Ausfallsicherheit und Lastverteilung berücksichtigen. Denn insbesondere im Business- und Production-Printing sind Ausgabeverzögerungen nur über einen sehr begrenzten Zeitraum vertretbar. Das bedeutet, dass auch beim Document-Output-Management robuste und leistungsfähige Multi-Server-Architekturen immer häufiger anzutreffen sind, wobei die Administrationswerkzeuge dann auch mehrere Server parallel überwachen und managen müssen. Zeitgemäßes Ausgabemanagement bedeutet auch, dass ein System für alle Verfahren und Prozesse verwendbar ist, sowohl für den Druck als auch für die digitale Verteilung auf verschieden Kanälen. Das ERP-System ist ebenso integriert wie das technische Büro und der Desktop. Und Ausgaben aus allen Quellen können gemischt und störungsfrei verteilt werden. Über einen Single-Point-of-Administration ist ein systematisches Management des Geräteparks und der Druckaufträge realisierbar.

Entkopplung von Daten, Layout und Eigenschaften

Die grundsätzliche Entkopplung von den Ausgabeverfahren aus allen Anwendungen und den gerätespezifischen Besonderheiten entschärft den Geräte- und Herstellerwechsel. Darüber hinaus ermöglicht das Ausgabemanagement die Trennung von Daten und Layout, so dass erst auf dem Ausgabe-Server das Aussehen abschließend festgelegt wird. Insgesamt geht der Trend vom lediglich verteilenden Spooler zum hochleistungsfähigen Output-Management-System für alle Unternehmensanwendungen. Folglich wird die bisherige Methoden- und Systemvielfalt durch eine IT-Komponente mit übersichtlicher Administration und umfassendem Leistungsangebot ersetzt. -fr-

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