Produktionssysteme

Keine Qual mit der Wahl

Leitfaden zur ERP-Auswahl
Nicht nur Unternehmen, die vor der ersten Einführung eines ERP-Systems stehen, stellen sich die Frage nach der richtigen Auswahlmethodik. Auch solche, die ein vorhandenes System ablösen möchten, wissen oft nicht genau, wie sie diese wichtige Entscheidung anpacken sollen. Welches auch immer die Beweggründe für eine ERP-Suche sind, es gibt grundlegende Kriterien und Kostenbetrachtungen die ein Unternehmen beachten muss. Im Fokus sollte dabei immer der Vergleich mehrerer ERP-Anbieter bezüglich Langzeitkosten und Software- Qualität stehen.

Am Anfang eines Auswahlprozesses stehen meistens diese Fragen: Was ist der Anlass für die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware? Welche Ziele verbindet das Unternehmen mit der ERP-Einführung? Welches sind die Erwartungen der Geschäftsführung? Die Entscheidung für ein ERP-System ist immer Chefsache, sie sollte aber auch von der gesamten Organisation mitgetragen werden. Die Akzeptanz der neuen Unternehmens-IT ist höher, wenn Key User schon in der Auswahlphase mit einbezogen werden. So sollte die Organisation des Auswahl- und Einführungsprozesses immer an erster Stelle stehen.

Ein methodischer Auswahlprozess hilft den Unternehmen festzustellen, ob die zur Auswahl stehenden ERP-Systeme die internen und übergreifenden Geschäftsprozesse unterstützen. Auch das Aufzeigen von für das Unternehmen typischen Engpässen muss mit dem ERP-System möglich sein. Schon bei der Präsentation sollte man darauf achten, in welchem Maß sich das ERP-System den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpasst und wie die zukünftigen Anwender die Benutzerfreundlichkeit beurteilen.

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Langzeitbetrachtung der Kosten

Den ERP-Anbietern sollte im Vorfeld der Präsentationen immer die Gelegenheit gegeben werden, das Unternehmen und seine Arbeitsweise kennen zu lernen. Nur so wird eine Präsentation der einzelnen Systeme aussagekräftig. Darüber hinaus sollten bei der Live Demonstration des ERP-Systems immer Originaldaten und -Prozesse aus dem Unternehmen verwendet werden. Last but not least ist auch die Frage, wie sich zukünftige Anforderungen im ERP-System abbilden lassen, von großer Bedeutung im Auswahlprozess. Manche ERP-Systeme bieten hier beispielsweise eine skalierbare Plattform an, die sich über regelmäßige und unkomplizierte Upgrades erweitern lässt.

Die Kosten, die ein ERP-System verursacht, sollten immer über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren verglichen werden, noch besser ist ein Zeitraum von mehr als zehn Jahren, da Unternehmen in der Regel länger als zehn Jahre mit ihrer ERP-Software arbeiten werden. Ein Vergleich ist beispielsweise über den TCO-Ansatz (Total Cost of Ownership) möglich, der Ende der 1980er Jahre von der Gartner Group geprägt wurde und der eine ganzheitliche Sicht auf die Investition bietet. Er ermöglicht den Vergleich mehrerer alternativer Anschaffungen und die rationale und objektive Berechnung eines Return of Investment (ROI). Von besonderem Interesse im Auswahlverfahren sind auch die laufenden Kosten beim Betrieb der Software. Hier werden öfters im übertragenen Sinn „Äpfel mit Birnen verglichen“. Viele ERP-Anbieter legen in der Verkaufsphase die Kosten für zukünftige Funktionserweiterungen nicht offen. Bei manchen Anbietern können diese Kosten durchaus denen einer Migration entsprechen. Daher ist es wichtig, den ERP-Anbieter danach zu fragen.

Funktionalitäten und Branchenerfahrung

Um ein ERP-System schnell, effizient und kostenoptimiert zu implementieren, ist es ratsam, sich möglichst an dessen Standardfunktionalitäten und -prozessen zu orientieren. Dabei sollte zwischen Funktionen unterschieden werden, die für den Echtstart der Software unbedingt benötigt werden, und Funktionen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden können. Auch ist es sinnvoll zwischen Kosten für Basisfunktionen und Kosten für Zusatzfunktionalität zu trennen, um Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten herzustellen.

Anbieter, die schon länger im ERP-Markt tätig sind, haben oft tiefere Kenntnisse über Branchenanforderungen als neue Anbieter. So sind die typische Engpässe der Unternehmen bekannt und auch die „Stellschrauben“ am ERP-System, um diese zu lösen. Darüber hinaus kann das Branchen Know-how der Anbieter genutzt werden, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Mit der Branchenerfahrung ist meistens auch eine effektive Einführungsmethodik verbunden, die im Laufe der Zeit immer weiter optimiert wurde.

Unternehmen verändern sich. Vor fünf oder sieben Jahren waren Prozesse und Abläufe andere wie heute. Also wird das Unternehmen auch in fünf oder zehn Jahren ein anderes sein. Auch Qualitätsmaßstäbe sind einem steten Wandel unterzogen. Diese werden stark vom technologischen Fortschritt geprägt. Viele Unternehmen streben daher einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) an, der idealerweise die Unternehmens-Leistung überwacht und Produktivitätsziele setzt. Auch in diesem Zusammenhang kann ein ERP-System unterstützen. Die Software sollte sich mit geringem Aufwand erweitern und auf individuelle Anforderungen zuschneiden lassen. Bei der Auswahl verdient dabei das starre, nur mit Mühe und hohen Kosten zu erweiternde System eine niedrigere Bewertung als die flexible und evolutionär weiterentwickelte Lösung. Steht doch mit der Anpassungsfähigkeit nichts Geringeres als der zukünftige Geschäftserfolg auf dem Spiel. Wichtig ist auch, dass regelmäßige Upgrades der Software mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand immer wieder neue Funktionalitäten bieten, die dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern.

Technologischer Integrationsgrad

Beim technologischen Integrationsgrad gilt es drei Aspekte zu beachten, die für die Nachhaltigkeit einer ERP-Lösung bürgen: erstens der funktionale Integrationsgrad. Im Zusammenhang mit ERP-Systemen wird von weniger integrierten und hochintegrierten Systemen gesprochen. Eine hochintegrierte Software verbindet in ihrer Geschäftslogik alle Kernfunktionalitäten des ERP-Systems wie beispielsweise Materialwirtschaft, Rechnungswesen, Produktionsplanung und CRM. Hochintegrierte Systeme bieten daher eine größere Zukunftssicherheit als Lösungen, die aus zusammengestückelten Einzelkomponenten bestehen.

Zweitens – die Offenheit des Systems: Ein ERP-System muss in der Lage sein, ergänzende Drittlösungen wie SCM, Personalwesen, Business Intelligence oder PLM einfach zu integrieren. Die Verfügbarkeit der notwendigen Schnittstellen sollte bei der Auswahl des Systems in jedem Fall abgefragt werden.

Drittens – die Plattformunabhängigkeit: Technologische Abhängigkeiten engen ein und können kostspielig werden. Es gilt der Grundsatz: Je unabhängiger eine Software beispielsweise vom Betriebssystem oder der Hardwareplattform ist, desto besser.

Solide und zukunftssicher

Bei der Wahl des ERP-Systems ist die Zukunftssicherheit des Anbieters von zentraler Bedeutung. Support und Weiterentwicklung sollten über den geplanten Einsatzzeitraum hinweg gesichert sein. Eine Abfrage der Bilanz der Anbieter über den Bundesanzeiger oder die Creditreform gibt Auskunft über wichtige Kennzahlen zum Unternehmen. Sollte ein Anbieter mehrere ERP-Pakete anbieten, ist die Aufforderung zu einer klaren schriftlichen Stellungnahme nach Produktstrategien und Zukunftsperspektiven der Pakete beim entsprechenden Anbieter ratsam. Der Blog http://www.erpgraveyard.com visualisiert zum Beispiel, welche Anbieter oder Software-Pakete in den letzten Jahren mit wem fusionierten, aufgekauft oder vom Markt verschwunden sind.

Ein hoher Marktanteil oder großer Funktionsumfang des Software-Pakets sind jedoch auch keine Garanten für eine nachhaltige Kundenbetreuung oder hohe Kundenzufriedenheit. Realitätsnahe Information bieten Referenzen. Ein Gespräch mit mehreren Anwendern einer ERP-Software über deren Erfahrungen im täglichen Gebrauch geben wertvolle Hinweise. Ab 30 Gesprächen wird das Ergebnis aussagekräftig. Auch ERP-Anwenderzufriedenheitsstudien können in diesem Zusammenhang weiterhelfen.

Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine große Rolle. Wie viele Minuten dauert es aus dem ERP-System heraus ein Angebot zu erstellen? Wie viele Klicks oder Masken müssen dabei geöffnet werden? Das ERP-System sollte mit vertretbarem wirtschaftlichem Aufwand und nachhaltig auf die besonderen Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten werden können. Durch den maßgeschneiderten Arbeitsplatz steigt dann auch die Akzeptanz des Bedieners für die Software. Schon in der Einführungsphase lassen sich mit flexiblen Systemen viel Zeit und Geld sparen. Wichtig ist hierbei, dass gemachte Modifikationen nach einem Upgrade der Software erhalten bleiben.

Über Grenzen hinweg

Viele Betriebe in Deutschland sind heute international aufgestellt oder werden es in naher Zukunft sein. Daher sollten Unternehmen diesen Punkt schon bei der ERP-Auswahl mit einbeziehen. Weitere Punkte, die hinterfragt werden sollten: Kann das System mehrsprachig bedient werden, ist ein Wechsel der Sprache im laufenden Betrieb möglich, verfügt der Hersteller über langjährige Erfahrungen mit internationalen Projekten, hat er eine erprobte internationale Einführungsmethode und gibt es ein internationales Netz von Standorten oder Partnerunternehmen des Anbieters?

Eine neue ERP-Software begleitet ein Unternehmen im Idealfall die nächsten Jahrzehnte und möglicherweise rund um den Globus. Selbstverständlich gehört im Auswahlprozess auch immer eine Prise „Bauchgefühl“ dazu. Ein gutes Gefühl stellt sich ein, wenn nicht nur das Produkt zusagt, sondern auch die Chemie zwischen Anbieter und Kunde stimmt. -sg-

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