ERP-System

Gut beraten - gut gewählt

Die Hermann Paus Maschinenfabrik GmbH in Emsbüren will mit einer seit November 2015 laufenden Einführung des ERP-Systems von der ams-group die im Auswahlverfahren ermittelten Nutzenpotenziale heben. Mit rund 300 konkreten Verbesserungenspotenzialen sollen Lieferzeiten verkürzt und die Effizienz beim Angebots- und Auftragsdurchlauf gesteigert werden. Deshalb wurden eine Potenzialanalyse und das ERP-Auswahlverfahren mit der Unterstützung des anbieterneutralen Beraters MQ result consulting AG durchgeführt.

Hermann Paus gründete 1968 das Unternehmen mit der Fertigung von Baumaschinen wie Radladern und Dumpern. In den darauf folgenden Jahren kamen Entwicklung und Produktion von Berg- und Tunnelbaufahrzeugen sowie Schrägaufzügen, Hubarbeitsbühnen und Kranen hinzu. Mit der Gründung einer Repräsentanz in Moskau (2001) sowie einer Vertriebsgesellschaft in Santiago de Chile (2003) unterstreicht das Unternehmen seine internationale Ausrichtung. Vom Emsland aus gehen die Maschinen in alle Welt, der Vertrieb wird dabei über ein weltweites Händlernetz gewährleistet. Das zahlt sich aus, denn der Exportanteil des Unternehmens liegt heute bei etwa 70 Prozent. Seit 2002 leiten die Geschäftsführer Wolfgang Paus und Franz-Josef Paus das traditionsreiche Unternehmen mit 250 Mitarbeitern.

Gerade wegen ihrer hoher Komplexität werden die Maschinen und Anlagen nicht „von der Stange“ geliefert, sondern individuell nach Kundenvorgaben entwickelt, konstruiert und gefertigt. Bei Kundenanfragen kann allein die Angebotsphase bis zu zwei Jahre betragen; aufgrund von Anpassungen an Ländervorgaben, an Motoren, Achsen und Antriebsstrang können zwölf Monate bis zur Auslieferung eines fertigen Fahrzeuges vergehen. Zuviel Zeitverlust am immer schneller drehenden Weltmarkt: „Wir wollen in der Lage sein, eine Lieferzeit von sechs bis neun Monaten auch für Produkte mit hohen kundenspezifischen Ausprägungen zu erreichen“, sagt Franz-Josef Paus, Geschäftsführer bei Paus. Die Kernkompetenzen des Unternehmens liegen in der Entwicklung und Montage. Die Fertigungstiefe ermöglicht dem Unternehmen, schnell individuelle Bauteile selbst herzustellen, Wiederholfertigungen der Stahlbaukomponenten werden bei entsprechender Auslastung auch fremdvergeben. Um diese Ziele zu erreichen, soll in zwei Schritten zunächst ein geeignetes ERP-System gefunden und eingeführt und anschließend mit einem integrierten PDM-System verbunden werden.

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Externe Beratung gefragt
Für Marlies Pöppe, Organisationsleiterin und Prokuristin, stand die Notwendigkeit externer, fachlicher Unterstützung bei der Auswahl eines zukünftigen ERP-Systems außer Frage: „Als Projektleiterin wollte ich sicher sein, über die gesamte Bandbreite eines solchen Projekts von der Auswahl bis zu den Vertragsverhandlungen, alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen.“ Im Internet wurden vier teils lokale, teils überregionale Berater gefunden, die ihre Leistungen vor dem Auswahlkreis der Key-User präsentieren konnten. Bereits bei der Bewertung anhand eines Kriterienkataloges ging MQ result consulting dabei in Führung. Den Ausschlag gab dann die vorgeschlagene Vorgehensweise, anhand eines umfangreichen Kataloges die Mitarbeiter persönlich zu befragen.

Einen ersten Schritt zur Ablösung des seit 16 Jahren vorhandenen ERP-Systems bildete eine Potenzialanalyse der Abläufe im Unternehmen. „Der umfangreiche Fragenkatalog erschien uns für unsere Unternehmensgröße zunächst etwas überdimensioniert“, sagt Pöppe. „Doch er enthielt viele wichtige Punkte, die wir sonst nicht berücksichtigt hätten.“ Rund 300 konkrete Potenziale lassen sich daraus ableiten, die mit einem neuen ERP-System umgesetzt werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel langwierige Prozesse der Endmontage, die durch vom System unterstützte Vormontage, schnellere Kommissionierung sowie die Lagerführung beschleunigt werden können. Das Ziel gibt vor, die Montage von rund vier Monaten auf noch acht bis zwölf Wochen zu verkürzen. Die Potenzialanalyse zeigt, dass dieses Ziel sich durchaus erreichen lässt. „Schließlich mussten wir uns auch als Unternehmen entscheiden, ob wir mehr standardisieren oder unsere Fähigkeiten als Auftragsfertiger verbessern wollten“, sagt Pöppe.

Dazu brachte Paus das Anliegen einer Anbindung der Konstruktion mit ein. „Doppelte Datenhaltung führt zu unnötigem Aufwand – bei der Anlage, Verwaltung und dem Auffinden von Informationen“, sagt Pöppe. Davon wollen wir unsere Fachkräfte entlasten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.“ Zeitlich gesehen war die Potenzialanalyse zwar dem eigentlichen Auswahlverfahren vorgelagert. Sie führte jedoch sehr schnell und ohne Zusatzaufwand zu einem prozessorientierten Lastenheft – der wichtigsten Grundlage für das folgende Auswahlverfahren.

Faktenorientierte ERP-Auswahl
Das standardisierte Auswahlverfahren der MQ result consulting sah zunächst eine Marktrecherche vor. Die Voranfrage erhielten 16 verschiedene Anbieter zur Bearbeitung, die zum Teil von Paus benannt worden sind. Acht der Rücksender erreichten die Phase der Projektausschreibung, von denen vier zu Kurzworkshops eingeladen wurden. Das gesamte Projektteam konnte jeweils einen halben Tag erleben, wie die Anbieter anhand eines vorbereiteten Fahrplans ihr System präsentierten.

Dieser rote Faden sorgte für gute Vergleichsmöglichkeiten. Mit den beiden bestplatzierten wurden jeweils zwei Tage dauernde Intensiv-Workshops durchgeführt, um einen sehr umfangreichen Fragenkatalog zu bearbeiten. Dies gelang dank konsequentem Zeitmanagement. Dabei hatten die Mitglieder des Projektteams im Vorfeld Gelegenheit, eigene Fragestellungen mit einzubringen. Schließlich wurde gemeinsam eine Entscheidung für ams-erp getroffen, einer Lösung speziell für Varianten- und Auftragsfertiger. „Das sachbezogene, standardisierte Auswahlverfahren hat Vergleichbarkeit geschaffen und uns überhaupt erst eine objektive Entscheidung ermöglicht“, sagt Pöppe.

Juristische Sicherheit gewinnen
Wer nur alle paar Jahre Software einführt, fühlt sich in Verhandlungen mit Profis schnell allein. Ein anbieterneutraler Dritter verleiht Erfahrung und Sicherheit: „Bei den Vertragsverhandlungen konnten wir mit der Unterstützung der MQ result auf Augenhöhe mit dem Anbieter verhandeln“, erinnert sich Pöppe. Zahlreiche Unterlagen mit Vorgaben wurden Vertragsbestandteil, was eine hohe Sicherheit für ein erfolgreiches Einführungsprojekt bedeutet.

So sieht es auch der kaufmännische Geschäftsführer Paus: „Wir wollten juristische Fachkompetenz zur Vertragsprüfung hinzuziehen. MQ result consulting empfahl einen spezialisierten Juristen. Insgesamt konnten die in den Verhandlungen vereinbarten Aufgaben, Ziele und Kosten in einen guten Projektvertrag überführt werden.“ Insofern – und nach den bisherigen Einführungsschritten – sieht Pöppe einem erfolgreichen Projektabschluss im Oktober 2016 optimistisch entgegen: „Unsere IT-Mitarbeiter können zahlreiche Aufgaben übernehmen, Anpassungen, Skripte, Reports und Dashboards selbst erstellen und anpassen, da sind wir bestens besetzt. Dem gesamten Einführungsteam bei Paus möchte ich meinen Respekt und Dank aussprechen, in vielen zusätzlichen Stunden und mit viel Engagement sind alle Beteiligten bei der Auswahl und Einführung dabei. Wir fühlen uns gut aufgestellt, so dass wir starten können. Durch die Beratungsleistungen von MQ result consulting haben wir enorme Sicherheit gewonnen, dass wir unsere Produktivitätsziele erreichen werden.“ -sg-

Dr. Thomas Tosse, München

MQ result consulting, Tübingen, Tel. 07071/44372, http://www.mqresult.de

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