Enterprise Resource Planning

Projektgeschäfte sicher steuern

Koch Industrieanlagen ist Spezialist für anwendungsspezifische Robotersysteme. Das Portfolio reicht vom integrierbaren Einzelsystem bis zur schlüsselfertigen Gesamtanlage. Als Ingenieurunternehmen konzentriert sich Koch auf die Bereiche Projektierung, Konstruktion, Programmierung, Montage, Inbetriebnahme und Aftersales.

Um seine kapitalintensiven, in der Regel mehrere Monate langen Projekte verlässlich zu steuern, hat das Unternehmen alle Informationen vernetzt, die im Zuge der Wertschöpfung entstehen. Das Rückgrat dieser integrierten Informationsverarbeitung bildet das Auftragsmanagementsystem ams-erp. Dank der vollständigen Vernetzung erfahren die Projektverantwortlichen und die Geschäftsführung in Echtzeit, wie sich die laufenden Kundenprojekte entwickeln und wo das Unternehmen als Ganzes steht.

„Bis Ende 2013 mussten wir uns diese Transparenz hart erarbeiten. Und wenn man ehrlich ist, so haben wir die die Wirtschaftlichkeit vieler Projekte oft erst nach der Inbetriebnahme wirklich beurteilen können“, räumt Uwe Etscheidt ein, der den Einkauf leitet und ams-erp unternehmensweit eingeführt hat. Zur damaligen Zeit stützte sich das betriebswirtschaftliche Informationsmanagement auf eine im Unternehmen entwickelte Access-Datenbank. Ungeachtet ihrer hohen funktionalen Bandbreite kam diese IT-Lösung immer mehr an ihre Grenzen, wenn es darum ging, den aktuellen Kostenverlauf und die Terminentwicklung der Projekte strukturiert aufzuzeigen. Denn um die Auftragsinformationen integriert auszuwerten, mussten sie weitgehend manuell aus den einzelnen Projektbereichen zusammengetragen werden. Angesichts der steigenden Komplexität der Aufträge ein Aufwand, der permanent größer wurde.

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Gleichzeitig nahm auch die Zahl der parallel laufenden Aufträge immer weiter zu. Mit welcher Dynamik das Geschäft im vergangenen Jahrzehnt zulegte, zeigt ein kurzer Blick auf die Umsatzentwicklung: Lag die Gesamtleistung im Jahr 2008 noch bei 9 Millionen Euro, so kletterten die Umsätze bis 2015 auf 18 Millionen Euro. „Vor dem Hintergrund dieses Wachstums wurde uns zunehmend bewusster, dass wir uns im Bereich der eigenen Informationstechnologie noch einmal völlig neu aufstellen mussten“, erinnert sich Firmengründer Reinhard Koch und erläutert. „Um die unternehmerischen Risiken unseres Projektgeschäfts auch weiterhin im Griff zu haben, brauchten wir ein durchgängiges Informationssystem, das uns die erforderlichen Entscheidungsvorlagen in Echtzeit liefert.“

Systematische Auswahl
Anfang 2013 machte sich Koch Industrieanlagen auf die Suche nach einer passenden Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung. Zunächst formte das Unternehmen ein achtköpfiges Auswahlteam. Darunter einer der Geschäftsführer sowie leitende Mitarbeiter aus Projektierung, Vertrieb, Entwicklung, Einkauf und Montage. Mit Ausnahme des Einkaufsleiters verfügte allerdings noch keines der Team-Mitglieder über nähere Erfahrungen im Umgang mit ERP-Systemen. Daher bestand der erste grundlegende Schritt darin, Know-how darin aufzubauen, was mittelständische Industrieunternehmen von einer integriert arbeitenden Geschäftssoftware grundsätzlich erwarten können. Zu diesem Zweck lud man mehrere Anbieter ins Unternehmen ein, um die Anwendungsmöglichkeiten ihrer Lösungen darzustellen.

Im Anschluss an diesen Crash-Kurs erstellte das Team das Lastenheft. Dies geschah in Zusammenarbeit mit der Auswahlberatung Trovarit, die auch die darauf folgende Ausschreibung durchführte. Nach einem mehrstufigen Filterverfahren blieben drei Anbieter übrig. Als zentrales Auswahlkriterium diente die Eignung der Systeme für die Aufgaben des auftragsbezogenen Maschinen- und Anlagenbaus. „Mit diesem Kriterium trennt man recht schnell die Spreu vom Weizen“, konstatiert Uwe Etscheidt und erläutert. „Im Markt gibt es Dutzende Angebote, die sich dezidiert an die Fertigungsindustrie wenden. Fragt man dann jedoch genauer nach, inwiefern sich diese Lösungen auch für die konstruktionsbegleitende Arbeit eines Projektfertigers eignen, nimmt die Zahl der Kandidaten wieder rasch ab.“

Strenge Auswahlkriterien
Im Rahmen der Endauswahl stellte Koch den drei übrig gebliebenen Anbietern praxisbezogene Prozessaufgaben, die es anhand konkreter Auftragsdaten zu lösen galt. Beispielsweise wollte das Auswahlteam wissen, wie die Lösungen Bestellungen verarbeiten und wie sie die verlängerte Werkbank steuern. Das speziell für die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung entwickelte ERP-System ams-erp zeigte sich den Testaufgaben am besten gewachsen. „Das wir uns für ams entschieden haben, lag jedoch nicht allein an der Reife der Software-Lösung“, hebt Reinhard Koch hervor. „Mindestens genauso wichtig war uns das Branchenwissen der Mitarbeiter von ams. Bereits im Auswahlverfahren saßen uns Praktiker gegenüber, mit denen wir ohne Umschweife direkt darüber reden konnten, wie sich unsere Ablauforganisation verbessern lässt.“

Konstruktionsbegleitende Fertigung
Im Zentrum des projektbezogenen Auftragsmanagements steht die Arbeit mit der wachsenden Auftragsstückliste. Einzelfertiger wie Koch verwenden diesen Ausdruck, um damit deutlich zu machen, dass sie während der gesamten Projektlaufzeit Konstruktionsänderungen zu verarbeiten haben. Bei der wachsenden Auftragsstückliste handelt es sich um eine anfangs noch relativ grobe Produktstruktur, die sich sukzessive weiter ausarbeiten lässt. Die flexible Struktur der wachsenden Auftragsstückliste erlaubt es Unternehmen, komplexe Engineering-Projekte mit langen Laufzeiten verlässlich zu planen. Denn ungeachtet der zunächst noch sehr eingeschränkten Sicht auf das Endprodukt können sie ihre Fertigungskapazitäten bereits zum Projektstart so reservieren, dass sie über die gesamte Projektlaufzeit hinweg eine möglichst gleichmäßige Auslastung erzielen. Eine weitere typische Anforderung liegt darin, Zukaufteile so zu beschaffen, dass diese trotz zum Teile mehrere Monate langer Lieferzeiten rechtzeitig zur Montage vor Ort sind. Hierzu bietet die wachsende Auftragsstückliste die Möglichkeit, Vorabteile losgelöst von den übrigen Teilen freizugeben, so dass sich die erforderlichen Beschaffungsvorgänge vorziehen lassen.

Systematische Einführung
Koch Industrieanlagen führte das integrierte ERP-System innerhalb von sechs Monaten unternehmensweit ein. Einen wesentlichen Erfolgsfaktor für die zügige Implementierung sieht Projektleiter Uwe Etscheidt in der Geschäftsprozessmodellierung, die das Key-User-Team gemeinsam mit den Organisationsberatern von ams vorab durchgeführt hatte: „Als Anwender bekommt man eine detaillierte Übersicht, wie die Arbeit im ERP abläuft, damit das Zusammenspiel der Prozesse klappt. Hierbei macht das Modell allen Beteiligten unmissverständlich klar, welche Informationen sie an welcher Stelle der Auftragsabwicklung erfassen oder weiterbearbeiten müssen, damit die vor- und nachgelagerten Abteilungen die gewünschte Projekttransparenz erhalten.“

Anfang Januar 2015 ging das integrierte Auftragsmanagement in allen Abteilungen live. Heute arbeitet Koch Industrieanlagen nahezu 100prozentig im Standard von ams-erp. Die unterstützten Prozesse reichen von Vertrieb und Engineering über Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Montage bis zum Servicemanagement. Hinzu kommen Finanzbuchhaltung, Personalwesen und Controlling.

Vertriebsunterstützung
Derzeit steuert Koch Industrieanlagen 500 bis 600 Aufträge pro Jahr in das neue ERP-System ein. Etwa zehn Prozent davon sind Gesamtanlagen. Seit etwa zehn Jahren nimmt die Zahl der Großaufträge überdurchschnittlich stark zu. Das Auftragsmanagementsystem ams-erp dient als zentrales Werkzeug, um das anhaltende Wachstum organisatorisch abzusichern. Das integrierte Projektmanagement setzt im Vertriebsprozess an. Kochs Vertriebsingenieure hinterlegen alle laufenden Angebote im System. Insbesondere informieren sie dabei über den Angebotswert und die Meilensteine ihrer Akquise-Projekte. Auf dieser Datengrundlage lässt sich angebotsübergreifend auswerten, wie sich die Vertriebs-Pipeline entwickeln wird. Mögliche Auftragsspitzen und deren Auswirkung auf das Kapazitätsmanagement werden frühzeitig erkennbar.

Ist ein Auftrag gewonnen, übernimmt ams-erp die Stunden- und Materialkalkulation als Budgetdaten in den Auftrag. Im nächsten Schritt qualifizieren die Projektleiter den Aufwand an Sonderkonstruktion und legen entsprechende Auftragspositionen an. Die Projektleitung haben Mitarbeiter aus der Konstruktion inne, die das Projekt bis zu Endabnahme durch den Kunden begleiten.

Verlängerte Werkbank
Als Systemhaus konzentriert sich Koch auf das anwendungsspezifische Engineering der Automatisierungslösungen. Lediglich in der Greifertechnik hält das Unternehmen eigene Fertigungskapazitäten vor. Entsprechend groß ist der Anteil des Einkaufs an der gesamten Wertschöpfung. Beläuft er sich in kleineren Aufträgen etwa auf die Hälfte des Auftragswerts, so wächst er in den GU-Projekten auf Werte auf über 60%. In der Mehrzahl der Fälle bewegen sich die Beschaffungszeiten zwischen zwei und fünf Monaten. Arbeitet Koch als Generalunternehmer, liegen einzelne Anlagenteile je nach Gewerk noch einmal deutlich darüber.

Der Einzelfertiger steuert sämtliche Beschaffungsvorgänge mit der verlängerten Werkbank von ams-erp. Für Einkaufsleiter Uwe Etscheidt verbindet sich damit vor allem ein Transparenzgewinn: „Funktonal gesehen hatten wir die Beschaffung auch in unserer alten Access-Lösung schon recht gut organisiert. Doch was im integrierten Auftragsmanagement entscheidend hinzukommt, ist die durchgängige Sicht auf alle laufenden Aufträge. Unter anderem fällt es uns damit jetzt deutlich leichter, den Lieferstatus der laufenden Beschaffungsvorgänge im Blick zu behalten, um unsere inhäusigen Termine zu sichern.“

Projekt- und Unternehmens-Controlling
Sämtliche Bestellvorgänge sind online mit der Kalkulation verbunden. Gleiches gilt für die Verbuchung der Auftragszeiten, die im Zuge der Projektabwicklung im Unternehmen anfallen. Somit sehen die Projektverantwortlichen in Echtzeit, wie sich ihre Budgets entwickeln. Auftragsbegleitend gleichen sie den Projektfortschritt mit den eingestellten Budgets ab. Über die mitlaufende Kalkulation erhalten sie fortwährend darüber Auskunft, inwieweit ihre Aufträge noch im Zeit- und Budgetplan liegen.

Da sich die Daten nach Deckungsbeiträgen sortieren lassen, lässt sich im Falle eines Falles präzise ausmachen, in welchem Projektteil eine Schieflage entsteht. „Die mitlaufende Kalkulation arbeitet wie ein Frühwarnsystem, mit dem wir die Liefertermine und Finanzierungen unserer Projekte absichern“, fasst Uwe Etscheidt zusammen. Seniorchef und Firmengründer Reinhard Koch fügt aus dem Blickwinkel der Geschäftsführung hinzu: „Da wir nun präzise erkennen können, in welchen Projekten und Teilprojekten wir welche Deckungsbeiträge erzielen, erschließen wir uns ständig neues Wissen, um zukünftig mit noch wettbewerbsfähigeren Angeboten in den Markt zu gehen.“ -sg-

Manuel Göpelt, Köln

ams Solution AG, Kaarst, Tel. 02131/40669-0, http://www.ams-erp.com

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