Produktionssysteme

Rechnungs- und Auftragsabwicklung in SAP

Als international agierende Anbieter von Systemlösungen für Haushaltsküchen, Gemeinschaftsverpflegung und medizinische Funktionsbereiche entstehen Berge an Dokumenten bei dem süddeutschen Küchen- und Cateringspezialisten Blanco. In der Finanzbuchhaltung gehen jährlich etwa 70.000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 250.000 Belege von Kunden. Um die eingehenden Dokumente automatisiert in SAP zu erfassen und damit die Mitarbeiter zu entlasten, entschied sich Blanco für Lösungen von Tangro.
Bislang konnte nur ein geringer Teil der Belege automatisiert in SAP verarbeitet werden. Das vorherige System erkannte gerade einmal 15 Prozent der eingehenden Belege. Der große Rest musste weiterhin manuell erfasst werden. Auch in der Finanzbuchhaltung prägten zeitraubende und nichtwertschöpfende Tätigkeiten den Alltag. Hier erfolgte vor dem Einsatz der neuen Lösung die Rechnungsbearbeitung noch komplett von Hand. So mussten die Mitarbeiter alle eingehenden Rechnungen manuell in SAP erfassen. Freigabe- und Genehmigungsworkflows erfolgten ebenfalls manuell, was zu hohem internen und externen Kommunikationsaufwand führte. Die Vorgänge waren intransparent und Informationen nicht sofort abrufbar.

»Mit den Lösungen von Tangro haben wir unsere Dokumentenerfassung für Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich optimiert und die gesteckten Ziele noch übertroffen. So konnten wir die Bearbeitungszeit eingehender Rechnungen mit Tangro IM halbieren. Mit Tangro OM zur Auftragseingangsbearbeitung werden alle Belege im SAP-System eingelesen. Das verschafft den Mitarbeitern deutlich mehr Zeit für die aktive Arbeit am Kunden«, erklärt Werner Gassner, stellvertretender Leiter der Blanco IT-Services. Tangro ist ein Anbieter von SAP-Add-ons für den automatisierten Dokumenteneingang via Papier, E-Mail oder EDI (Electronic Data Interchange). In der Finanzbuchhaltung kommt Tangro IM (Invoice Management) für die Rechnungsbearbeitung zum Einsatz, der Vertrieb verarbeitet eingehende Aufträge mit Tangro OM (Order Management). Damit seien Kosten- und Zeiteinsparungen auf mehreren Ebenen realisierbar, betont der Anbieter. Dank transparenter und automatisierter Abläufe ließen sich auch die unternehmensinternen Prozesse des Dokumenteneingangs straffen und effizienter gestalten – mit geringerem Personaleinsatz. Da die Daten nun qualitativ besser und die Informationen zentral abrufbar seien, hätte sich die Nachbearbeitungsquote deutlich reduziert. -sg-

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tangro software components gmbh, Heidelberg Tel. 06221/13336-0, http://www.tangro.de

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