Produktionssysteme

Mehr Transparenz ohne Umwege

Andreas Schumann, Heidelberg

ERP-Systeme bilden das Rückgrat von Unternehmen, weil sie helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren. Für die ERP-Daten spielen Posteingänge eine tragende Rolle. Mehrere hundert oder sogar mehrere tausend Rechnungen und Bestellungen erreichen ein großes Unternehmen am Tag. All diese geschäftlichen Belege enthalten Daten, die in der ERP-Anwendung benötigt werden. Was liegt also näher, als eingehende Dokumente mit der ERP-Anwendung durch eine integrierte automatisierte Verarbeitung zu koppeln? Für SAP-Anwender bietet sich diese Alternative.

Die Bearbeitung der eingehenden Post ist bei vielen Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden. Kommen Briefe in Papierform herein, werden sie geöffnet, mit Eingangstempel versehen und – mit oder ohne vorherige Prüfung und Kontierung – an verschiedene Sachbearbeiter weitergeleitet. Diese verbuchen den Beleg, geben das Dokument an die Zahlstelle weiter, bekommen es wieder zurück und archivieren es schließlich. Ein enorm zeit- und personalintensiver Vorgang, der darüber hinaus fehleranfällig ist, weil Belege auf ihrem Weg durch die verschiedenen Stationen leicht verloren gehen und Inhalte falsch übernommen werden. Auch wenn Bestellungen und Rechnungen das Unternehmen auf elektronischem Wege per Fax oder E-Mail erreichen, ist deren Verarbeitung mit erheblichem Aufwand verbunden, weil auch diese Belege gesichtet, sortiert, weitergeleitet und Inhalte manuell in das ERP-System übernommen werden müssen. Die Datenqualität im ERP-System ist in jedem Fall unbefriedigend.

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Eine automatisierte Verarbeitung der Post bringt hier erhebliche Effizienzsteigerungen mit sich und sorgt für stimmige Unternehmensdaten. Ausschlaggebend ist allerdings, dass die Dokumenteneingangsverarbeitung direkt im ERP-System erfolgt, um größtmögliche Einsparungen an Kosten und Zeit zu erreichen. Typischerweise findet hier jedoch ein Medienbruch statt, denn die Weiterverarbeitung eines eingescannten Papierdokumentes oder elektronischer Belege geschieht in der Regel getrennt vom ERP-System. Eine Erkennungssoftware (OCR, Optimal Character Recognition) identifiziert bestimmte Inhalte und wandelt sie in für IT-Lösungen verwertbare Informationen um. Die Bedeutung von bestimmten, für die Rechnungseingangsverarbeitung relevanten Wörtern wird anschließend mit ICR (Intelligent Character Recognition) erkannt. Erst damit wird es möglich, wesentliche Inhalte wie beispielsweise das Rechnungsdatum herauszufiltern. Bei herkömmlichen Lösungen findet dieser Vorgang an einem speziell eingerichteten Arbeitsplatz statt. Ein Mitarbeiter validiert die Informationen, sprich: sichtet, überprüft, korrigiert oder ergänzt sie bei Bedarf. Erst dann können die Inhalte an das ERP-System weitergeleitet werden, wo eventuell noch einmal eine Nachbearbeitung notwendig wird.

Typische Lösung bringt Medienbruch

Die Nachteile eines solchen Prozesses sind offenkundig: Weil hier gleich mehrere Mitarbeiter an verschiedenen IT-Arbeitsplätzen beteiligt sind, werden hohe finanzielle Investitionen in Personal, Hardware, Schnittstellen-Pflege und Schulungen nötig. Darüber hinaus kann es aufgrund der Trennung zwischen Klassifizierung, Validierung und den originären ERP-Daten zu Redundanzen und Fehlern kommen, wenn Inhalte vergessen oder falsch übernommen werden. Und weil Inhalte bereits eingegangener Rechnungen erst nach der Validierung im ERP-System zu finden sind, wird die Transparenz der Unternehmensdaten und nicht zuletzt auch die Liquiditätsplanung erschwert.

Wesentlich sinnvoller und kostengünstiger ist es deshalb, wenn das System zur Dokumenteneingangsverarbeitung direkt in die ERP-Lösung, beispielsweise SAP, integriert ist – so wie es der Software-Hersteller tangro realisiert. Denn dann werden keinerlei vorgelagerten Systeme benötigt. Sämtliche Prozesse wie ICR, Prüfen und Ergänzen sowie Freigeben und Buchen der Rechnungsdaten finden direkt im ERP-System statt. Die Durchlaufzeit eingehender Belege verkürzt sich erheblich.

Für die Effizienz der Erfassung ist die Qualität der Software entscheidend. Egal, ob es sich um eine Rechnung – mit oder ohne Bestellbezug –, eine Gutschrift oder im Vertrieb um einen Auftrag handelt, das System sollte durch Freiformerkennung automatisch möglichst viele Kopf- und Positionsdaten wie Rechnungsnummer, Kundennummer und Bankverbindung automatisch erkennen. Und zwar ganz gleich, ob es sich um ein Formular oder Freitext handelt – die Lösung zur Dokumenteneingangsverarbeitung sollte so robust sein, dass sie jegliche Unterlagen richtig verarbeiten kann.

Entscheidend ist es weiterhin, dass die Klassifizierung nach bestimmten Regeln erfolgt, die der Anwender zudem individuell anpassen kann. Außerdem sollte die Lösung auf komfortable Weise lernfähig sein, um so Inhalte wie ähnliche Rechnungen des gleichen Lieferanten künftig besser zu verarbeiten. Bei tangro werden nicht automatisch erkannte Inhalte durch Drag & Drop gelernt, so dass sie dann vom System erfasst werden können. Auf diese Weise wird die Erkennungsrate permanent optimiert.

Der Abgleich mit den im Unternehmen vorhandenen Bestell- und Wareneingangsdaten erfolgt in jedem Fall in Echtzeit, da dieser Vorgang direkt in SAP stattfindet. Weil es keine Schnittstellen und langwierigen Übertragungsvorgänge gibt, wird keine Rechnerleistung blockiert. Vor allem aber stehen dem Sachbearbeiter – anders als bei der vorgelagerten Lösung – alle Daten, die er zur Verarbeitung der Rechnung braucht, direkt zur Verfügung. So kann er durch den direkten Zugriff auf SAP beispielsweise schnell die zur Rechnung gehörende Position in der Bestellung finden, und diese nachträglich richtig zuordnen.

Lernfähigkeit ist wichtig

Nach dem Einscannen erzeugt das System sofort einen Vorerfassungsbeleg, der im Rechnungseingangsbuch verwaltet wird. Der Verlust von Belegen kann somit an dieser Stelle ausgeschlossen werden. Das Rechnungseingangsbuch fungiert vielmehr als Zentrale, die eine optimale Transparenz gewährleistet. Alle Vorgänge zu eingehenden Dokumenten sind dokumentiert und damit schnell und einfach recherchierbar.

Die Archivierung des Dokumentes findet in der Regel gleich bei der Daten-Übertragung in das ERP-System statt. Das Originaldokument steht damit an zentraler Stelle bereit und kann im Falle einer Rechnung beispielsweise von der Buchhaltung eingesehen werden, um bestimmte Inhalte zu überprüfen. Von immensem Vorteil ist es, wenn das Originaldokument auch in SAP gespeichert wird. Denn so wird eine Recherche selbst dann möglich, wenn das Archivsystem – etwa aus technischen Gründen – nicht zur Verfügung steht. Jeder berechtigte User kann zu jeder Zeit auf die Dokumente zugreifen, so dass sich interne Nachfragen wesentlich besser bedienen lassen.

Workflow startet automatisch

Eine Verarbeitung eingehender Dokumente in SAP bietet den weiteren Vorteil, dass sämtliche Prozesse zur Rechnungsprüfung ebenfalls direkt aus SAP angestoßen werden. So startet bei tangro mit dem Eingang einer Rechnung der erforderlichen Genehmigungs- und Kontierungs-Workflow auf Wunsch automatisch. Wichtig ist dabei, dass unterschiedliche Ausprägungen kundenspezifisch definiert werden können. Hierfür sollte die IT-Lösung so flexibel konzipiert sein, dass sie mit wenig Aufwand an die spezifischen Anforderungen im Unternehmen angepasst werden kann. tangro gewährleistet genau dies, so dass besonders kurze Einführungszeiten von wenigen Wochen durchaus üblich sind. -sg-

tangro software components gmbh, Heidelberg Tel. 06221/13336-0, www.tangro.de

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