Produktionssysteme

ERP für Einzelfertiger: Unikate in Handarbeit

Die traditionsreiche Schiffs- und Yachtwerft Abeking & Rasmussen nutzt das Auftragsmanagementsystem der ERP-Lösung ams.erp, um seine kapitalintensiven Projekte trotz permanent steigender Komplexität sicher zu organisieren. Indem die unternehmensweite Software-Lösung alle Wertschöpfungsprozesse vernetzt, gewinnen Geschäftsführung und Projektleiter umfassenden Einblick in das laufende Geschäft. Dank dieser Transparenz kann die rein auftragsspezifisch arbeitende Werft sowohl die Budgets und Termine als auch die Zufriedenheit ihrer anspruchsvollen Kunden sichern.

Mehr Planungssicherheit mit ERP-Lösung für Einzel- und Auftragsfertiger

„Unsere Schiffe sind wie schwimmende Städte. Allen voran die Großyachten. Auf ihnen müssen zahlreiche Einzelsysteme nahtlos ineinandergreifen, damit ein Höchstmaß an Komfort und Individualität möglich wird“, sagt Jörg Bade, Leiter Organisation und Informationsverarbeitung bei Abeking & Rasmussen. Im schiffbaulichen Wissen sieht der diplomierte Wirtschaftsingenieur zwar noch immer die Grundlage, jedoch keineswegs den alleinigen Garanten für den Markterfolg der Werft aus Lemwerder bei Bremen. Denn Höchstleistungen im Schiffskörperbau, in der Antriebstechnik oder der nautischen Ausrüstung setzt der Markt gewissermaßen voraus. Vom härter werdenden Wettbewerb abheben kann sich Abeking & Rasmussen erst über Qualitätsanspruch, Seegangsverhalten, Geräuschemissionen, Design und den Innenausbau seiner Schiffe.

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Da Diskretion Teil des Geschäfts ist, dringt über die Ausstattungswünsche der zahlungskräftigen Kundschaft zumeist nur wenig nach außen. Um die Exklusivität anzudeuten, verweist Bade auf das Beispiel eines Projektabwicklers, der gemeinsam mit angehenden Schiffseignern in italienische Steinbrüche fuhr, um passenden Marmor für die Bäder einer Yacht auszusuchen. Doch ganz unabhängig davon, welche exklusiven Baustoffe und Technologien zum Einsatz kommen, stets handelt es sich um Unikate, die exakt auf das jeweilige Schiff ausgelegt sein müssen, das seinerseits ebenfalls ein Unikat ist. „Hier sind individuelle Lösungen gefragt und damit zu nahezu 100 Prozent Handarbeit“, erläutert Bade.

Handarbeit und kundenspezifische Auslegung haben ihren Preis. So zeigen die bisherigen Projekterfahrungen, dass für einen Meter Yacht Preise von einer Million Euro an aufwärts zu kalkulieren sind. Bei Schiffslängen zwischen 70 und 90 Metern bewegen sich die Bauvorhaben im dreistelligen Millionenbereich. Um diese Großaufträge transparent planen und steuern zu können, hat Abeking & Rasmussen ein Auftragsmanagement etabliert, das sämtliche Wertschöpfungsprozesse verknüpft. „Ohne den 360-Grad-Blick auf alle Aufträge wären die kaufmännischen Risiken zu hoch für einen mittelständischen Anbieter wie uns“, begründet Bade die Notwendigkeit eines integrierten Planungs- und Steuerungssystems und ergänzt: „Abgesehen davon wächst unsere Berichtspflicht gegenüber unseren Geldgebern, die ihrerseits immer stärker dazu angehalten sind, mittels Kontrollgremien die Risiken der laufenden Engagements offenzulegen.“

Abeking & Rasmussens Erfahrungen mit unternehmensweiten Software-Lösungen reichen bis Mitte der achtziger Jahre zurück, als die Werft bereits ein integriertes Produktionsplanungs- und Steuerungssystem, PPS, im Einsatz hatte. „Im Rahmen des damaligen Stands der Technik lieferte uns das PPS durchaus schon eine gewisse Transparenz“, erinnert sich Bade. „Doch hat sich die Lösung leider nie ausreichend durchsetzen können, was zu einem nicht unerheblichen Teil auch daran lag, dass zu dieser Zeit nur wenige Kollegen einen EDV-Hintergrund hatten.“

PPS-Start in den Achtzigern

Auch wenn die Hanseaten in der betrieblichen Praxis noch eine entsprechende Lernkurve durchlaufen mussten, bestand am Nutzen einer vollständigen Prozessintegration zu keiner Zeit Zweifel. Management und Projektleiter waren sich darin einig, dass nur ein integriertes Auftragsmanagement die kaufmännische Transparenz erzeugen kann, um die zunehmend komplexer werdenden Aufträge auch zukünftig noch beherrschen zu können. Aus dieser Überzeugung heraus machten sich die Schiffbauer 2000 erneut auf die Suche nach einer geeigneten Software-Lösung.

Um die zahlreichen Angebote des Enterprise Resource Planning (ERP)-Markts qualifizieren zu können, wendeten die Norddeutschen ein wirksames Filterkriterium an. In die engere Wahl kamen ausschließlich solche Lösungen, die dezidiert für die Anforderungen der Einzelfertigung ausgelegt waren. „Auf diese Weise trennt sich sehr schnell die Spreu vom Weizen. Denn während es ERP-Angebote für Serienfertiger oder Handelshäuser beinahe schon wie Sand am Meer gibt, lassen sich echte Einzelfertiger-Systeme an einer Hand abzählen“, verweist Jörg Bade auf die Erfahrungen seiner Marktanalyse.

ERP für Einzelfertiger

Eines der zentralen Unterscheidungsmerkmale ist die Arbeit mit der so genannten wachsenden Stückliste. Einzelfertiger verstehen darunter eine dynamische Produktstruktur, die sich analog zum Projektfortschritt mitentwickelt. Hierbei bildet die wachsende Stückliste versionssicher alle Änderungen ab, die sich aus der auftragsbegleitenden Konstruktion ergeben. Denn ähnlich wie Sondermaschinen- und Anlagenbauer stellen auch Schiffbauer ihre Entwicklungsarbeit erst mit der Auslieferung ihrer Produkte ein. Die entscheidende Aufgabe eines für die Einzelfertigung geeigneten ERP-Systems besteht somit darin, die Stücklistenpositionen permanent an den aktuellen Projektstand anzugleichen und das Auftragsmanagement entsprechend voranzutreiben.

Im weiteren Auswahlverfahren zeigten sich lediglich zwei Anbieter in der Lage, mit diesen Anforderungen umzugehen. Abeking & Rasmussen hatte einige Vorfälle modelliert, welche die Teilnehmer mit Echtdaten abarbeiten sollten. Hierzu zählten unter anderem das Schnüren von Arbeitspaketen, der Abgleich mit Lagerkapazitäten oder das Auslösen von Beschaffungsvorgängen. „Dass nur zwei Unternehmen die Aufgaben lösen konnten, sagt eigentlich schon alles über die Marktlage“, resümiert Jörg Bade und fügt mit Blick auf die Wahl seines Unternehmens hinzu: „Nachdem sich dann die beiden übrig gebliebenen Anbieter ein Kopf-an-Kopf-Rennen geliefert hatten, haben wir uns für das Beratungs- und Softwarehaus ams.Solution AG und dessen Auftragsmanagementsystem ams.erp entschieden. Den letztendlichen Ausschlag gab das Vertrauen in die Fachkompetenz der ams-Berater. Ein Vertrauen, das auch in den Folgejahren bestätigt wurde.“

Der Schiffbauer führte das Auftragsmanagementsystem schrittweise ein. Das Projektteam um Jörg Bade nutzte hierzu den Komponentenaufbau der neuen Unternehmens-Software. Zunächst wurden Beschaffungswesen und Lagerwirtschaft implementiert. Beide Teillösungen erhielten so hohe Akzeptanzwerte von den Anwendern, dass nach und nach auch andere Abteilungen ihr Interesse an einer Unterstützung durch ams anmeldeten. Nach wenigen Monaten entwickelte die schrittweise Einführung dann eine solche Eigendynamik, dass sich die Projektverantwortlichen für die vollständige Ablösung des Altsystems entschieden.

Schritt für Schritt

Inzwischen plant und steuert Abeking & Rasmussen alle Wertschöpfungsprozesse in einer einzigen Managementlösung. Angefangen bei Vertrieb und Konstruktion reicht das Prozessspektrum von der Arbeitsvorbereitung über die Produktion, Beschaffung und Montage bis zu Auslieferung und Kundendienst. Querschnittsaufgaben wie Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, Controlling und Personalwesen sind ebenfalls in ams.erp abgebildet. Insgesamt sind 220 Arbeitsplätze an das unternehmensweite Auftragsmanagementsystem angebunden.

An einer Premiumyacht baut die Werft im Schnitt zwei Jahre. Zwar starten die Aufträge mit sechs Monaten Konstruktionsvorlauf, doch hält die Entwicklungsarbeit bis zur Auslieferung der Schiffe an. Da das ganze Set an Produktinformationen somit erst am Projektende vorliegt, lassen sich die Termine der Arbeitspakete und Beschaffungsvorgänge zunächst nur näherungsweise planen. Später erforderliche Planungsänderungen haben weit reichende Folgen. Denn sobald die Kapazitäten eines Auftrags vorgezogen oder nach hinten verlagert werden, ergeben sich wellenartige Auswirkungen auf die Gesamtkapazitäten der einzelnen Arbeitsbereiche.

Konstruktive Abhängigkeiten

„Um wirtschaftlich umplanen zu können, braucht unsere Fertigungssteuerung umgehend Auskunft über jede Veränderung und deren Folgen für die weitere Projektarbeit“, erklärt Organisationsleiter Jörg Bade und erläutert das Vorgehen an einem Beispiel: „Nehmen wir an, dass ein Klimakanal verschoben werden muss. Da auf einem Schiff zahlreiche Teilsysteme voneinander abhängen, wirkt sich ein solches Delta auf eine Vielzahl von Projektbeteiligten aus, so zum Beispiel auf den Inneneinrichter, der für die Wand- und Deckenverkleidung zuständig ist.“ Damit alle Beteiligten ihre Arbeitspläne und Beschaffungsvorgänge rechtzeitig anpassen können, liefert das integrierte Auftragsmanagement die entsprechenden Informationen, sobald sich die ursprüngliche Planung ändert.

Der damit verbundene Informationsgewinn hat hohen Einfluss auf die Akzeptanz der durchgängigen Informationsverarbeitung, so Bade. Alle Beteiligten sind sich der Notwendigkeit bewusst, dass sie die relevanten Informationen ihrer Arbeitsgebiete schnellstmöglich im Auftragsmanagementsystem erfassen müssen, um maximal handlungsfähig zu sein.

Mitlaufende Kalkulation

Die Vorteile einer integrierten Arbeitsweise zeigen sich auch im Kundendienst. Abeking & Rasmussen legt sämtliche Wartungsaufträge im ERP-System an. Hieraus ergeben sich Arbeitspakete, die parallel zu den Produktionsaufträgen in die Fertigungssteuerung und die unternehmensübergreifende Kapazitätsplanung eingehen. Zudem wird auch der Einkauf angestoßen, falls Austauschteile oder Verbrauchsmaterialien zu beschaffen sind. Auf diese Weise erhalten die Verantwortlichen stets ein umfassendes Abbild aller eingelasteten Arbeits- und Beschaffungsvorgänge.

Analog zum Vorgehen bei den Produktionsaufträgen werden auch im Service Management alle anfallenden Kosten auftragsspezifisch erfasst. Über die integrierte Zeiterfassung verschreiben die Mitarbeiter ihre Stunden auf die jeweiligen Arbeitspakete. Im Fall von Außeneinsätzen verbuchen Service-Techniker auch ihre Reisekosten in der ERP-Software. Die Norddeutschen nutzten diese Informationen, um den Fortgang aller Aufträge permanent mit den für sie eingestellten Budgets abzugleichen. Organisationsleiter Jörg Bade ist vom Nutzen überzeugt: „Bei sämtlichen Aufträgen ermitteln wir den Arbeitsfortschritt und die entstandenen Kosten in Echtzeit. Über die mitlaufende Kalkulation von ams erhalten wir dann unmittelbar darüber Auskunft, ob ein Projekt noch im Zeit- und Budgetplan liegt.“

Da sich die Daten nach Deckungsbeiträgen sortieren lassen, können die Verantwortlichen im Falle eines Falles präzise ausmachen, welche Projektteile wie stark aus dem Ruder zu laufen drohen. Hierzu bietet ams.erp die Möglichkeit, von einem Projekt auf die zugehörigen Haupt- und Unterbaugruppen bis hin zu Einzelteilen und Arbeitsschritten zu gelangen. „Durch die auftragsübergreifende Transparenz verschaffen wir uns genug Planungssicherheit, um die vielfältigen Projektrisiken zu beherrschen“, fasst Bade zusammen.

Ungeachtet des bereits erreichten Informationsgewinns sieht der erfahrene Organisationsleiter weiteren Anpassungsdruck auf Abe- king & Rasmussen zukommen. Starke Marktveränderungen würden insbesondere von zwei Entwicklungen ausgehen, die in den kommenden Jahren noch einmal deutlich an Dynamik gewännen. Zum Einen erwartet der Schiffbauer eine weitere Zunahme der Komplexität seiner Projekte. Zum Anderen zeichnet sich eine zusätzliche Verschärfung des internationalen Wettbewerbs ab. „Wer hier mithalten will, muss seine internen Prozesse zu einhundert Prozent im Griff haben und zeitnah an die sich immer schneller drehenden Marktanforderungen anpassen. Ich bin zuversichtlich, dass wir dies schaffen werden. Dank unseres Know-hows und unseres integrierten Auftragsmanagements haben wir das nötige Rüstzeug, um auch in schwererer See Kurs zu halten.“ -sg-

Abeking & Rasmussen AG, Lemwerder Tel. 0421/6733-0, http://www.abeking.com

ams.Solution AG, Kaarst Tel. 02131/40669-0, http://www.ams-erp.com

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