Produktionssysteme

Alles im Blick


Neue Projektmanagement-Lösung mit Anbindung an das ERP-System spart viel Zeit
Bis zu einem Tag Arbeitszeit pro Monat sparen Projektleiter jetzt beim international tätigen Chemiekonzern Kemira Oyi. Der Grund: Das Projektmanagement-System Microsoft Project Server 2010 – untersützt durch Lösungen von Drittanbietern – hat die individuellen Planungsstrategien der einzelnen Projektverantwortlichen in der Forschung und Entwicklung abgelöst und durch standardisierte Abläufe ersetzt. Außerdem hat sich Kemira für die Anbindung der neuen Projektmanagement-Lösung an SAP entschieden. So stehen den Projektverantwortlichen jetzt Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung: Sie können Projektkosten schnell vergleichen sowie Ressourcen effizient verwalten.

Im März 2010 verkündete Kemira sein neues Geschäftsziel: Der finnische Chemiekonzern will zum weltweit größten Wasserchemie-Unternehmen aufsteigen. Dafür sollen in mehreren hundert Forschungs- und Entwicklungsprojekten an 100 Standorten in 40 Ländern Konzepte und Lösungen für das Management von Wasserqualität und -quantität entwickelt werden. Um diese vielen, teilweise untereinander abhängigen Projekte, transparent zu verwalten, war es nötig, ein unternehmensweit standardisiertes Projektmanagement-System einzurichten: „Bislang hatte jeder Projektmanager seine ganz eigene Methode, um Projekte abzuwickeln“, berichtet Jani Saarinen, Senior Manager und Head of Processes and external Relations in R&D bei Kemira. „Auch das Berichtswesen war schrecklich.“ Er selbst habe für die Quartalsberichte oft Tage damit zugebracht, unzählige Eckdaten aus den unterschiedlichsten Konzernbereichen zusammenzutragen. „Wir hatten keine Chance, vergleichbare Projektberichte zu erhalten. Wir hatten weder Kosten- noch Ressourcenplanung, keine Kontrolle über den Projektverlauf und schon gar keine Konsequenzen für Projekte, die schiefgingen oder den Zeitplan nicht erfüllten.“

Anzeige

Außerdem war das Erfassen der Arbeitszeiten in der F&E-Abteilung uneinheitlich und umständlich: In Finnland füllten die Mitarbeiter eine Tabelle in Excel 2007 aus, die automatisch in das Finanzmodul von SAP hochgeladen wurde. Dort mussten die Mitarbeiter noch einmal prüfen, ob ihre Daten korrekt übernommen worden waren. „Das war sehr zeitaufwändig“, erklärt Saarinen. Außerdem ist es auf diesem Wege immer wieder zu Fehlern gekommen. Und diese Vorgehensweise wurde nur in Finnland durchgeführt, die anderen F&E-Abteilungen an den verschiedenen Standorten hatten wieder ihre eigene Methode, so Saarinen weiter.
Um die neu angedachten Entwicklungs-Projekte erfolgreich umsetzen zu können, musste diese intransparente Art und Weise der Projektverwaltung durch ein klares und effizientes System ersetzt werden. Da die zahlreichen Projekte von Teams an den 40 verschiedenen Standorten durchgeführt werden, sollte das neue System vor allem eine einheitliche und schnelle Kostenkontrolle der Projekte bieten: Die aktuellen Ist-Stunden sollten per Knopfdruck aus dem unternehmensweiten Projektmanagement-System in das ERP-System von SAP übertragen werden und, vice versa, die benötigten Finanzinformationen wie Stammdaten zu Mitarbeitern in das Projektmanagement-System. So soll die neue Lösung den Mitarbeitern Zeit sparen und den Verantwortlichen schnell korrekte Daten liefern.

Lange Suche

Dass sich so eine umfangreiche Lösung nicht aus dem Ärmel schütteln lässt, war den Verantwortlichen bei Kemira klar. Deshalb versammelten sich im März 2010 die Projektmanager der größten F&E-Projekte, um eine gemeinsame Methodik zu erarbeiten. „Nach zehn Tagen intensiven Diskutierens hatte sich eine gemeinsame Vorlage für das unternehmensweite Projektmanagement herauskristallisiert, mit den wichtigsten Elementen und Schlüsselaufgaben“, berichtet Saarinen. Parallel zur Methodik machte sich der Chemie-Konzern auf die Suche nach der passenden Software. „Das war ein sehr langwieriger Prozess, während dem wir eine Vielzahl verschiedener Lösungen geprüft haben“, beschreibt Saarinen das Auswahlverfahren. „Eines der wichtigsten Kriterien war unter anderem die Benutzerfreundlichkeit.“ Vor allem aus diesem Grund entschied sich der Chemiekonzern dann im Mai 2010 für den Microsoft Project Server 2010. Außerdem beeindruckten den Konzern die Skalierbarkeit der Lösung und die Möglichkeit, einfach mit bestehenden Softwarelösungen bei Kemira zusammenzuarbeiten.

Gelungene Integration

Bereits einen Monat darauf begann die Implementierung des neuen Projektmanagement-Systems: Eng verbunden mit der Unternehmensplattform Share-Point Server 2010 richtete Kemira den Microsoft Project Server 2010 mit all seinen Komponenten ein. Das heißt, dass die mehr als 350 F&E-Mitarbeiter weltweit ihre Arbeitszeiten über die Web-Anwendung des Project Servers, die so genannte Microsoft Web App, eingeben können. Die rund 50 Projektmanager verwalten ihre Aufgaben – wie die Auswahl des Teams, Zuordnen der Mitarbeiter zu Aufgaben, Terminverwaltung, Kostenverwaltung sowie die kurzfristige Aufwandsschätzung – mit Microsoft Project Professional 2010, der Client-Version des Project Servers. Außerdem richtete Kemira via Share-Point ein neues Intranet ein. So hat nun jedes Projekt ein eigenes Portal, über dass sich alle Mitarbeiter schnell und einfach über projektrelevante Daten informieren können. Auch die Microsoft Web App und Microsoft Project Professional sind direkt mit den Projektportalen in Share-Point verbunden, so dass die Teammitglieder problemlos zusammen an Projekten arbeiten können.

Sinnvolle Workflows

Das Umsetzen der neu erarbeiteten Projektmanagement-Prozesse im Microsoft Project Server 2010 hat Tietotalo übernommen, ein finnischer Spezialist für Projekt- und Portfoliomanagement. Die Workflow-Experten richteten zum Beispiel fünf „Stage Gates“ zur Standardisierung und Qualitätssicherung der F&E-Projekte ein. Ein weiteres Bündel an Workflows regelt die Projekte des technischen Supports. „Wichtig für eine erfolgreiche Implementierung sind nicht nur die Einstellungen im Microsoft Project Server 2010, sonder auch die Geschäftsprozesse, die abbilden, wie das Unternehmen die Software einsetzt,“ kommentiert Ville Vakkilainen, Director of the Project Busindess Unit von Tietotalo. „Das hat Kemira sehr gut gehandhabt, vor allem wenn man bedenkt, dass sie beinahe von Null gestartet sind.“

Um die Verbindung zum Finanzmodul von SAP zu schaffen, holten sich Kemira und Tietotalo einen weiteren Partner ins Boot, den Full-Service Provider für unternehmensweites Projektmanagement TPG The Project Group. Dieses Unternehmen bietet ein von SAP zertifiziertes Schnittstellenprodukt, das Microsoft Project Server mit SAP integriert. Damit kann SAP die Daten aus dem Project Server darstellen (zum Beispiel Terminpläne) und der Project Server kann SAP-Daten anzeigen (zum Beispiel Ist-Kosten). „Die größte Herausforderung für Kemira war, dass die im Project Server erfassten Ist-Zeiten in den korrekten Projektstruktur-Code in SAP übertragen werden mussten. So kann beispielsweise eine Ressource, die an verschiedenen Standorten wie Finnland, USA oder China arbeitet, korrekt wiedergegeben werden“, erklärt Stavros Georgantzis, Managing Director, TPG. „Dafür beinhaltet TPG PSLink länderspezifische Innenaufträge, die mit den Projekten verbunden werden.“

Berichte auf Knopfdruck

Dank dieser neuen Lösung mit ihrem benutzerfreundlichen Berichtwesen erhalten die Verantwortlichen bei Kemira jetzt auf Knopfdruck aktuelle Berichte wie den aktuellen Kostenstand aus SAP im Vergleich zu den geschätzten Kosten in Project Server. „Effizientes Berichtswesen ist absolut der größte Vorteil, den das neue System bietet. So können wir sicher sein, dass die Zahlen im Projekt – einschließlich der Finanzdaten aus SAP – immer aktuell, korrekt und konsistent sind“, erzählt Saarinen aus der Praxis.

Ende 2011 will die F&E-Abteilung von Kemira damit beginnen, die Funktionen zur Planung eines Projektportfolios im Project Server zu nutzen. Der Grund: Sie wollen die Projekte nach einheitlichen Richtlinien priorisieren und dann gegen die veranschlagten Kosten und die Unternehmensziele abwägen.

Kemira plant weiterhin, die Project Server Lösung auf andere Abteilungen auszudehnen, nachdem die Feuertaufe in der F&E-Abteilung bestanden wurde. „Wir sind das Pilotprojekt“, berichtet Saarinen. „Wenn bei uns alles gut läuft, wollen auch andere Abteilungen das System einsetzen. Ich bin sehr optimistisch, denn von meinem Standpunkt aus ist die Einführung der neuen Lösung mit Microsoft Project Server und der SAP Integration bei uns eine kleine Erfolgsstory.“ -sg-

Kemira Germany GmbH, Leverkusen Tel. 0214/20690-0, http://www.kemira.de

TPG The Project Group GmbH, München Tel. 089/615593-30, http://www.theprojectgroup.com

Microsoft GmbH, Unterschleißheim Tel. 089/3176-0, http://www.microsoft.com/germany

Anzeige

Das könnte Sie auch interessieren

Anzeige

Plantafeln

Weigang unterstützt jetzt auch Scrum

Schneller als erwartet beginnen deutsche Unternehmen damit, Scrum als methodisches Konzept für das agile Projektmanagement einzusetzen. Allen anderen voran sind es die Automobil- und Fahrzeugbauer, die sich damit anfreunden.

mehr...

Simulationstechnik

Cadfem und Inneo kooperieren

Die Cadfem GmbH und die Inneo Solutions GmbH kooperieren ab sofort im Bereich der konstruktions-begleitenden Berechnung auf Basis der Ansys Software. Inneo wird sich zunächst auf den Vertrieb der Ansys Lösung für die Topologieoptimierung...

mehr...

PLM

Reibungslose Prozesse

Man muss kein Großkonzern sein, um hocheffiziente, durchdachte Prozesse implementieren zu können – auch im Mittelstand finden sich solche Lösungen. Man benötigt nur intensives Wissen um die Möglichkeiten der eingesetzten Softwarewerkzeuge und einen...

mehr...
Anzeige

ams.group auf der Metav 2016

Terminsicher planen

Auf der Düsseldorfer Metav zeigt die ams.group die erweiterte Branchenlösung ams.erp Tool, mit der Werkzeug- und Formenbauer ihr komplexes Projektmanagement wirtschaftlich und terminsicher steuern können. Die Branchenlösung stützt sich auf das...

mehr...

Projektmanagement

Mehr Transparenz im Projektgeschäft

Excel-Listen und Windows-Ordner haben bei Benteler Steel/Tube in der Entwicklung ausgedient. Der Hersteller von Präzisionsstahlrohren steuert und kontrolliert seine Entwicklungsprojekte mit der Projektmanagement-Lösung Contact Project Office.

mehr...