Datenschutzgrundverordnung

Neue Funktionen für DSGVO-Compliance

Der global agierende Anbieter von Business Software IFS hat spezielle Funktionen für IFS Applications veröffentlicht, die Unternehmen die Compliance mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU erleichtern.

IFS stattet Business Software mit Funktionen zur DSGVO-Compliance aus. (Quelle: Westend61)

Über ein Update im ersten Quartal 2018 werden diese Funktionen auch in IFS Field Service Management zur Verfügung stehen. Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union in Kraft. Mit neuen Funktionen seiner Business Software unterstützt IFS Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. In IFS Applications 9 stehen diese Funktionen mit dem aktuellen Update 10 ab sofort zur Verfügung. Dieselben Funktionen wird IFS gegen Ende des ersten Quartals 2018 mit Update 3 auch für IFS Field Service Management 5.7 bereitstellen. Die neuen Funktionen unterstützen die DSGVO-Compliance über sämtliche Kernprozesse hinweg, in denen personenbezogene Daten zum Einsatz kommen. Die Funktionen ermöglichen:

1. Rechtskonforme Datenerfassung. Gemäß DSGVO dürfen personenbezogene Informationen nur für genau festgelegte Zwecke erfasst und nur so lange gespeichert werden, wie es für die Erfüllung dieser Zwecke nötig ist. Unternehmen haben die Möglichkeit, jedes Datensubjekt – also alle "betroffenen Personen" gemäß DSGVO Art. 4.1. – zu identifizieren und mit einem oder mehreren Verarbeitungszwecken inklusive der Speicherzeiträume zu versehen. Jedem Verarbeitungszweck können dabei eine oder mehrere Rechtsgrundlagen zugeordnet werden.

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2. Sichere Speicherung. Personenbezogene Daten müssen in die Systeme, von denen sie verarbeitet werden, sicher eingegeben und dort sicher gespeichert werden können. Zugriffe auf diese Systeme dürfen nur gemäß der Berechtigungen erfolgen, die zur Zweckerfüllung der Datenerhebung nötig sind. Um das zu gewährleisten, ergänzen neue Funktionen die bereits vorhandenen Mechanismen für einen Rollen-basierten Datenzugriff. Sie bieten ein Set an dedizierten Mechanismen und Fenstern für das Management von Datensubjekten, Elementen mit personenbezogenen Informationen, Verarbeitungszwecken, Datenlöschung und -anonymisierung sowie datumsgesteuerten Einwilligungen.

3. Zuverlässige Abrufe. Eine wesentliche Anforderung der DSGVO-Compliance ist, sämtliche personenbezogene Daten einer Person jederzeit abrufen und auf Verlangen vorzeigen zu können. Dafür steht ein neuer Standardreport in IFS Applications und IFS Field Service Management zur Verfügung, der alle relevanten Informationen aufführt. Dazu zählen sämtliche vorgehaltenen Daten, Datenerhebungszwecke, Speicherfristen und die Rechtsgrundlagen für die Daten und ihre Erhebungszwecke.

4. Sichere Datenpflege. Zu den weiteren zentralen Anforderungen der DSGVO zählen, personenbezogene Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten und das Recht von Personen auf Vergessenwerden zu erfüllen. Dazu stehen Unternehmen neue Funktionen zur Verfügung, die entsprechende Datenpflege-Prozesse unterstützen. Betriebliche Datenschutzbeauftragte können damit abhängig von den Wünschen der Personen oder dem Ablauf der Speicherfristen Daten bereinigen, löschen oder anonymisieren.

5. Rechtmäßige Verwendung. Personenbezogene Daten im Bedarfsfall jederzeit abrufen, vorzeigen, löschen oder anonymisieren zu können, ist essentiell, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Die Voraussetzung dafür sind ein korrektes Setup, eine ordnungsgemäße Datenpflege und die rechtmäßige Verwendung der Daten. Erleichtert werden diese Aufgaben durch einen einfachen Zugriff auf die Daten sowie übersichtliche und visualisierte Informationen. Zu diesem Zweck bieten die neuen Funktionen einen zentralen Zugangspunkt, um auf die Zwecke und Grundlagen der Datenverarbeitung zuzugreifen und sie zu kontrollieren.

"Die neuen Funktionen von IFS Applications und IFS Field Service Management ermöglichen es Unternehmen nicht nur, den Vorgaben der DSGVO integriert und intuitiv gerecht zu werden", sagt Steve Treagust, Global Industry Director of Finance, HCM and Strategy bei IFS. "Sie helfen ihnen auch dabei, ihre Datenmanagement-Prozesse zu optimieren. Unternehmen können den Umfang irrelevanter Daten reduzieren, damit die Datenqualität erhöhen und so unter dem Strich signifikante Kosteneinsparungen erzielen."

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