Kreditorenrechnungsverarbeitung

Automatisierte Rechnungsbearbeitung

Lange Durchlaufzeiten und mangelnde Transparenz bestimmten den Prozess der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bei der Knapp AG, einem Anbieter für ganzheitliche Intralogistiklösungen und schlüsselfertige Systeme im Bereich Lagerautomation und Lagerlogistik-Software.

Alle Rechnungen, inklusive die der ausländischen Tochtergesellschaften, kamen am Hauptsitz an, da dort die Buchhaltung zentral durchgeführt wird. Über eine Vielzahl manueller Schnittstellen wurden dann die Freigaben für die Eingangsrechnungen per E-Mail eingefordert, händisch verwaltet und anschließend ins ERP-System gebucht. Ein durchgehendes Verarbeitungssystem war aus diesem Grunde unmöglich. Und so war das Resultat dieser Prozesse finanzielle Intransparenz, mangelnde Nachvollziehbarkeit über den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen und das Fehlen systemseitiger Auswertungen.

Das Projekt

Der alte Prozess war für Knapp zeit- und kostenintensiv. Zudem verstärkte die stetig wachsende Anzahl der Rechnungen diesen Effekt. Eine Modernisierung dieses Prozesses war unumgänglich. Für die effiziente Verarbeitung bot sich daher eine automatisierte Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem als sinnvollste und ökonomischste Lösungsalternative an.

Daher startete Knapp im Frühjahr 2011 zusammen mit Interact Consulting ein Projekt zur effizienten Neuorganisation des Bearbeitungsprozesses der Eingangsrechnungen. Im Fokus standen dabei die Straffung der Abla¿ufe, die Erhöhung der Transparenz, das Eliminieren der internen Versendung von Papierbelegen sowie der Aufbau von Auswertungsmöglichkeiten.

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Die Wahl fiel dabei einstimmig auf CapturePay von Interact Consulting. Schon bei der ersten Lösungspräsentation fu¿hlte sich Knapp mit seinen Problemen zu einhundert Prozent verstanden und hebt vor allem auch die fachliche Kommunikation hervor. Dazu kamen der Einsatz von erprobten und bewährten Standardprodukten, die hohe Skalierbarkeit der Lösung sowie die große Erfahrung und das Know-how von Interact Consulting in Bezug auf die Implementierung komplexer Verarbeitungssysteme.

Die Lösung

Mit der Einführung von CapturePay hat Interact Consulting bei Knapp für eine effiziente, transparente und voll automatisierte Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen gesorgt.

Die händische Verarbeitung mit manuellen Schnittstellen ist bei Knapp Geschichte. Heute werden jährlich mehr als 50.000 Rechnungen mit insgesamt 100.000 Seiten von über 3.500 Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz eingescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 150 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und sieben sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten.

Alles automatisch

Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschließlich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie von ABBYY Distributed erkennt selbständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Lieferantendatenbank von Knapp, liest das System alle benötigten Detailangaben, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Totalbetrag oder das Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie zum Beispiel der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Verarbeitungsfehler. Wurde der komplette Beleg früher mühsam per Hand erfasst, korrigiert die manuelle Datenerfassung heute nur noch falsche oder nicht erkannte Rechnungsangaben.

Die in CapturePay enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Auch eine ESR-Erweiterung für Einzahlungsscheine mit Referenznummern wurde bereits integriert. Durch die Möglichkeit eingehende Rechnungen mit vorliegenden Verträgen und Bestellungen abzugleichen, wird die Effizienz im Bereich der Rechnungskontrolle zusätzlich gesteigert. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP-System Oracle E-Business Suite übergeben. Schnelle Verarbeitung. Hohe Datensicherheit. Niedrige Kosten. Die großen Vorteile der Lösung sind in jeder Hinsicht überzeugend.

Zukunft

Das Potential der Installation bei Knapp ist noch nicht ausgeschöpft. Und es wird bereits der Ausbau der Lo¿sung geplant. So steht beispielsweise die Einführung der CapturePay.ArchiveBox an, mit der die Signaturen von E-Rechnungen automatisiert geprüft werden können.

Fazit

Knapp verfügt mit CapturePay über eine standardisierte und dennoch maßgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen werden. Nachfragen erübrigen sich. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Sie sind in der Lage, eine Rechnung in kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.

Darüber hinaus ist der Rechnungsdurchlauf im Haus jederzeit überschau- und auswertbar. Die dafür benötigte Zeit wurde signifikant gesenkt. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und Optimierung des Prozesses sowie die Schaffung von Transparenz über alle sich um Umlauf befindlichen Rechnungen. Außerdem trägt das System dem Umweltbewusstsein des Unternehmens Rechnung, da die Belege nicht mehr kopiert werden mu¿ssen und die Aufbewahrung erheblich vereinfacht wird.

Mit CapturePay spart Knapp kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und ist aufgrund der verkürzten Durchlaufzeiten gleichzeitig ein äußerst pünktlicher und verlässlicher Partner für seine Lieferanten.

Wichtigste Ergebnisse

  • Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich u¿ber 50.000 Rechnungen
  • Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung
  • Optimierung der Bearbeitungsprozesse
  • Reduzierung der Durchlaufzeit
  • Durchgehende Transparenz u¿ber den Verarbeitungsstand aller Rechnungen
  • Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr
  • Möglichkeit umfangreicher Auswertungen
  • Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System Oracle E-Business Suite
  • Papierreduziertes Büro
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