Big Data

Wissensmanagement im 21. Jahrhundert

Europa verschläft den Trend Big Data – die Industrie hinkt bei Big Data hinterher – fast täglich finden sich neue Meldungen zu dem Trend-Thema in den Medien. Doch wie können Unternehmen diese Thematik zu ihrem Vorteil nutzen?

Enterprise Search Lösungen

Der Hype um Big Data erinnert ein bisschen an das Nordamerika im 18. und 19. Jahrhundert: Arbeiter lassen weltweit alles stehen und liegen, um am Klondike River oder in Kalifornien Gold und das große Glück zu finden. Goldsucher gibt es heute nur noch wenige, aber dafür umso mehr Unternehmen, die ihre verfügbaren Informationen versuchen zu Goldnuggets zu verbinden. Denn digitale Informationen sind ganz klar das Gold des 21. Jahrhunderts, das in jedem Unternehmen, vor allem auch dem eigenen, vorhanden ist.

Eine kürzlich veröffentlichte Studie des Beratungshauses Barc zeigt, dass nur 13 Prozent aller Industrieunternehmen Big Data-Analysen bereits in die eigenen Unternehmensprozesse eingebunden haben. Als Hürden für den Einsatz von Lösungen für große Datenmengen wurde mangelndes fachliches (53 Prozent) und technisches Wissen (48 Prozent) genannt.

Doch wie kann dieses „Datengold“ gehoben werden? Durch die Isolierung einzelner Geschäftsbereiche und Abteilungen, den „Machtkämpfen“ im Unternehmen, dem Silodenken der Mitarbeiter oder schlicht einem fehlenden Informationsfluss bleibt oft viel Potenzial in Unternehmen völlig ungenutzt. Die Konsequenz: Das Unternehmen verliert im globalen Wettbewerb immer mehr an Boden gegenüber wendigen und bestens informierten, oft viel kleineren Unternehmen.

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Wissen aktivieren
Hier können Enterprise Search Lösungen Abhilfe schaffen, um ungenutztes Wissen zu aktivieren. Diese Lösungen basieren auf demselben Prinzip, wie die heutigen Suchmaschinen im Internet. Sie durchsuchen Datenquellen, erschließen die dort gespeicherten Informationen, konsolidieren diese und stellen je nach Abfrage des Benutzers die richtigen Informationen zur Verfügung. Enterprise Search leistet darüber hinaus aber noch viel mehr. Dabei sollten Lösungen nach folgenden Aspekten ausgewählt werden:

Einbeziehung der unterschiedlichsten Datenquellen: Unabhängig, ob DMS, CRM- oder ERP, PLM-, ERP/PPS-, MES-, CRM- oder SCM-Anwendungen, E-Mail-Server oder Social Media-Plattform – die Suche nach relevanten Informationen sollte stets über alle Applikations- und organisatorische Grenzen hinweg möglich sein. Es sollte bei der Auswahl unbedingt darauf geachtet werden, dass das Produkt bereits im Standardumfang viele so genannte Konnektoren mitbringt, um die eigenen Unternehmensdatenquellen abzudecken. Sonst wird die Einführung rasch sehr kostspielig und zeitaufwändig.

Enterprise Search bietet einen völlig neuen Weg der Datenintegration zwischen verschiedenen Quellen. Anstelle mühsam die Quellen direkt miteinander zu verbinden, wird das Enterprise Search Produkt als „Information Hub“ genutzt. So wird eine nahtlose, leichtgewichtige und dennoch perfekt skalierbare Vernetzung der Informationen aus verschiedensten Datenquellen erreicht. Dies ermöglicht dem Anwender den Zugriff auf den unternehmensweiten Wissenspool von jeder beliebigen Applikation aus. Dadurch ergibt sich ein enormer Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Schlagwort: „Endlich wissen, was das Unternehmen weiß!“

Die Lösung muss wartungsarm sein und sich nahtlos in die Arbeitsläufe integrieren. Je mehr zusätzliche Arbeit notwendig ist, desto geringer ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitern und desto höher die laufenden Kosten.

Das System sollte personalisiertes Wissen liefern. Auch wenn allen Mitarbeitern die gleichen Datenquellen zur Verfügung stehen, so sind doch die Ansprüche an den Wissenspool je nach Fachabteilung oder Rolle im Unternehmen höchst unterschiedlich.

Die Anwendung muss die bestehenden Berechtigungsstrukturen verwenden und erzwingen, das heißt, dass die Berechtigungsstrukturen und Policies der Quellen übernommen werden können, ohne diese neu oder zusätzlich definieren zu müssen.

Wissensbarrieren beseitigen
Bei diesen Anforderungen stoßen die traditionellen Wissensmanagementlösungen rasch an ihre Grenzen, da der klassische Ansatz, Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen und in der zentralen Verwaltung zu speichern, zeitaufwändig und kostspielig ist.

Ein paar wichtige Gründe, warum traditionelles Wissensmanagement nicht funktioniert:

  • Mitarbeiter sind aufgefordert ihr Wissen aktiv zu teilen – dafür fehlt im Alltag einerseits oft die Zeit aber auch die Motivation („Wettbewerb mit anderen Kollegen“). Stichwort: Aufbau von Wissensbarrieren.
  • Die zusätzlich (oft redundant) erfassten Informationen müssen permanent gepflegt werden. Das heißt für ein Unternehmen, dass es sehr zeitaufwändige Prozesse einführen muss, um Wissen nachhaltig explizit zu machen.
  • Schwierige Personalisierung: Traditionelles Wissensmanagement „spuckt“ in der Regel Informationen aus, die für den Erfasser relevant waren und nimmt wenig Rücksicht auf die unterschiedlichen Rollen im Unternehmen.

All diese Probleme sind nicht neu, die Schwächen von traditionellen Wissensmanagementlösungen wurden bereits vor knapp 15 Jahren thematisiert. Mit der digitalen Transformation, die in vielen Unternehmen im Gange ist, treten die Nachteile aber nun weit deutlicher zu Tage.

Wissensmanagement in der Praxis
In den vergangenen 15 Jahren ist eine Technologie zur Reife gelangt, die durch einen völlig anderen Ansatz als bei traditionellen Systemen üblich viele der Probleme gar nicht erst entstehen lässt: Enterprise Search. Die Technologie bietet unter anderem folgende Vorteile:

Enterprise Search wird gleichsam als Metaebene in die Informationslandschaft des Unternehmens eingeführt. Das heißt, dass die Daten in jenen Quellen bleiben, wo sie generiert werden. Enterprise Search bedeutet daher weder eine Änderung für die bestehende oft mühsam über viele Jahre optimierte IT Landschaft, noch bedarf es einer organisatorischen Änderungen für die Anwender. Damit entfällt der schwergewichtige Konsolidierungsaufwand, die Vorteile sind aber dennoch sofort nutzbar. Zudem ist der Zugriff auf die benötigte Suchanwendung von jeder Applikation aus möglich.

Semantische Suche: Mit jedem neuen Dokument lernt das Enterprise Search-System dazu – Stichwort: maschinelles Lernen. Das heißt auch, dass das System sich selbst optimiert, je länger und umfangreicher es im Einsatz ist.

Personalisierte Information im Rahmen bestehender Berechtigungsstrukturen: Enterprise Search liefert Informationen je nach Bedarf. Das heißt, dass etwa die Service-Abteilung eine andere Sicht auf das Unternehmenswissen erhält als die Geschäftsführung, und das jeweils auf Basis eingespielter Policies.

Was bringt diese Technologie produzierenden Unternehmen?
Mit leistungsfähigen Enterprise Search Lösungen ist eine 360 Grad Sicht auf produzierte Teile, Kunden oder Themen möglich. Dadurch beginnt das Unternehmen beispielsweise, Zusammenhänge besser zu verstehen. Wann wurde ein Bauteil ausgetauscht? Von welchen Lieferanten ist es gekommen? Wann wurde das Bauteil der Maschine zuletzt einem Service unterzogen? Wer von unserem Team wartet das Bauteil normalerweise? Wer hält den Kundenkontakt? Gibt es Produktwünsche des Kunden, die dieses Bauteil betreffen? Wie steht es um den Verschleiß? Hat es Support-Anfragen zum Bauteil gegeben? Gibt es bei anderen Kunden zu diesem Bauteil Probleme, die wir kennen sollten? Im Falle eines Diagnosebildes, wie wahrscheinlich ist welcher Fehler? Und vieles weitere mehr.

Mitarbeiter oder Abteilungen erhalten damit rasch und unkompliziert genau die für sie relevanten Informationen. Der Produktionsleiter möchte wissen, wie viele Teile aus einer bestimmten Produktionscharge als Reklamation zurückkamen. Den Außendienstmitarbeiter interessiert, ob bestimmte Kunden neben offenen Bestellungen auch Produktwünsche eingebracht haben, oder Reklamationen offen sind. Der Werksleiter möchte wissen, welche Maschinen in der Produktionshalle als nächstes einer Inspektion unterzogen werden müssen, oder welche Teile besonders oft getauscht werden mussten. Dabei sieht jeder Beteiligte nur jene Informationen, für die er berechtigt ist. -sg-

Autor: Daniel Fallmann, Mindbreeze GmbH

Mindbreeze, A-Linz, Tel. 0043/732/606162-0, www.mindbreeze.com

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