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ERP-Einführung, Holzbearbeitungsmaschinen„Auf uns zugeschnitten“

Die Weinig Group ist ein weltweit agierender Spezialmaschinenhersteller für die Holzbearbeitung. Innerhalb von 24 Monaten führte das Unternehmen unter Leitung von Alexander Walter in mehreren Ländern ERP-Lösungen von Abas ein. SCOPE-Chefredakteur Hajo Stotz befragte den IT-Leiter nach der Erfolgsstrategie.

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ERP-Einführung: „Auf uns zugeschnitten“

SCOPE: Herr Walter, wie sieht Ihre IT-Strategie aus?

Walter: Ich bin jetzt seit nahezu 30 Jahren in dem Unternehmen. Durch Zukauf sind wir seither enorm gewachsen und haben IT-seitig viele Erbschaften angetreten, die nicht unbedingt in eine einheitliche Strategie passen. Doch wir stülpen nicht allen Töchtern und Werken weltweit eine Standardsoftware über, sondern wollen die auf Grund der gewachsenen Strukturen entstandene Vielfalt auf ein Mindestmass reduzieren. So haben wir beispielsweise im Stammwerk nach wie vor eine eigenentwickelte Software zusammen mit einigen SAP Modulen; eingesetzt vor allem in den Bereichen, wo es um Finanzen geht.

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SCOPE: Bei Ihrer konzernweiten ERP-Strategie haben Sie den Karlsruher ERP-Hersteller Abas gewählt. Wie kam das?

Walter: Wir haben entschieden, daß wir unsere IT-Strategie mit einem Unternehmen aufbauen, das ebenfalls weltweit aktiv ist, aber auf mittelständische Anforderungen zugeschnitten ist, keine Wasserkopf-Software hat, sehr schnell in der Installation und in der Umsetzung ist, und auch in den Lizenzen sehr preisgünstig ist. Und die Lösung sollte in der Lage sein, sowohl unsere kleinen Einheiten mit vier oder fünf Mitarbeitern bis hin zu Tochtergesellschaft mit dreihundert Mitarbeitern, zu unterstützen. Daher haben wir uns für die Abas-Software entschieden.

SCOPE: Welche verschiedenen Systeme und Anbieter haben Sie sich bei der Auswahl genauer angesehen?

Walter: Es gibt ja eine ganze Menge an ERP-Lösungen am Markt. Aber wenn ein Unternehmen global aufgestellt ist, kann man die Anbieter sehr schnell auf eine Handvoll reduzieren, die entsprechende Ansprüche bedienen können.

SCOPE: Wie sehen diese Ansprüche aus?

Walter: Das sind zum Beispiel die Mehrsprachigkeit, die Währungsabbildung oder die Schriftfähigkeiten wie kyrillisch oder chinesisch. Das bieten auch heute immer noch sehr wenige Software-Lösungen. Wir haben die namhaftesten der möglichen Anbieter in der Auswahl gehabt.

SCOPE: Welche Kern-Punkte umfasste die Auswahl?

Walter: Kernpunkte waren etwa der Lizenzpreis, wie sieht die Consulting-Beratungsleistung aus, wie sieht die Wartungssituation aus, was sind die Wartungskosten. Und das haben wir über eine Laufzeit von fünf Jahren untersucht. Dabei treten sehr deutliche Unterschiede auf, die sich bei einer kurzfristigen Betrachtung nicht ergeben. Dazu kommt natürlich die volle Funktionalität, die gewährleistet sein musste. Das haben wir in der Abas-Software alles gefunden. Und das Ergebnis zeigt, dass die Entscheidung richtig war.

SCOPE: Heißt das, da blieben keine Wünsche offen?

Walter: Selbstverständlich waren auch noch Wünsche offen, aber beide Seiten sind ja kompromissbereit. Mir war es strategisch sehr wichtig, nicht eine hundertfünfzig-prozentige Lösung zu haben mit Funktionen, die ich gar nicht brauche, aber mitbezahlen muss. Eine Neunzig-Prozent-Lösung ist mir viel lieber. Dazu muss man eben seine Prozesse genau überdenken und auch die Ansprüche noch einmal auf den Prüfstand stellen. Aber wachsen kann man mit der richtigen Software immer. Eine zu mächtige Software schrumpfen geht aber kaum.

SCOPE: Die Flexibilität der ERP-Lösung spielt bei Ihrer Strategie also eine große Rolle?

Walter: Genau. Also die Möglichkeit zu individualisieren, und das vor allen Dingen sehr schnell, ist eine wesentliche Komponente in der ganzen Strategie. Und ein weiterer Punkt war natürlich die Aufstellung des Anbieters, wie man solche Projekte weltweit umsetzen kann.

SCOPE: Wie sieht Ihre Vereinbarung mit Abas und den lokalen Partnern aus?

Walter: Mit Abas Projektierung in Deutschland haben wir einen Kontrakt ausgehandelt, wie die ERP-Lösungen weltweit ausgerollt werden. Mit den Abas-Partnern vor Ort haben wir dann einen länderspezifischen Vertrag abgeschlossen. Dadurch sind wir natürlich, was die Consulting-Leistungen angeht, sehr kostengünstig gefahren. Wesentlich dabei ist auch, dass solche Vertragsverhandlungen möglichst zügig und einvernehmlich ablaufen. Ein weiterer entscheidender Punkt war die Frage des Projektmanagements. Auch hier hatten wir von Anfang an die Strategie, das Projektmanagement hier in Deutschland in der Hand behalten. In der jeweiligen Weinig-Company wurde zudem ein Projekt-Team aufgesetzt, zu dem auch der Projektleiter des lokalen Abas-Partners gehörte. Dabei sind wir überall nach einem einheitlichen Strategie-Plan vorgegangen, der auf der von Abas empfohlenen Vorgehensweise basiert. Ergänzt wurde sie durch unseren Best-Practice-Ansatz, wie wir ihn in der Weinig-Gruppe verfolgen. Durch diese Vorgehensweise haben wir erhebliche Performance-Erfolge erzielt.

SCOPE: Wie häufig haben Sie bisher das Abas-System eingeführt?

Walter: Stand heute insgesamt drei Mal. Begonnen haben wir in China, einem Werk mit 300 Mitarbeitern. Da hat die Einführung, angefangen vom Kick-off bis zum Going-Live, gerade mal sechs Monate gedauert. Ich kenne keinen ERP-Anwender, dem es bisher gelungen ist, in einem produzierenden Unternehmen in so kurzer Zeit so viele Module in so einem exotischen Land live zu setzen. Dazu kommen die Sprachbarrieren, und die Chinesen hatten zu Beginn nicht unbedingt die große Ahnung von ERP-Systemen. Die gesamte Schulung fand ebenfalls in dieser Zeit statt.

SCOPE: Gab es auch nach dem Going-Live noch offene Punkte?

Walter: Sicher. Wenn wir zum Beispiel von einer Bestellung sprechen, ist der Ausdruck in China nicht unbedingt gleichbedeutend in der deutschen Übersetzung. Zum Teil waren es solche Punkte, zum Teil waren es auch einige Prozess-Schritte, die sich in dem chinesischen Werk bereits bewährt hatten und die wir belassen und lieber die Software modifiziert haben. Dazu kommt noch, dass der Anwender natürlich nach einigen Monaten Anwendung viel eher weiß, was er mit dem System machen und was er an seinen Prozessen anpassen kann. Dem entsprechend geht auch die Abas-Einführungsstrategie vor, da kann man mit dem System auch grundlegende Änderungen später noch durchführen. Zum Erfolg trug auch bei, daß der chinesische Abas-Partner nicht nur softwareseitige, sondern auch kulturelle Belange, die dort eine wichtige Rolle spielen, sehr gut gelöst hat.

SCOPE: Wo fanden die weiteren Roll-Outs statt?

Walter: Nachdem China so gut gelungen war, haben wir als nächstes unser Werk in der französischen Schweiz angepackt. Das ist ebenfalls ein produzierendes Unternehmen mit etwa 70 Mitarbeitern und einem älteren System, das abgelöst wurde. Dabei wurden fast alle Module eingeführt, auch Finanzbuchhaltung, die länderspezifisch angepasst werden mußte. Dieses Projekt haben wir in drei Monaten umgesetzt, ebenfalls eine extrem kurze Zeit. Und unsere Ansprüche waren dabei sicher nicht gering. Das Projektmanagement lag ebenfalls wieder in Deutschland, die Umsetzung erfolgte über den Abas-Partner vor Ort. Das hat ebenfalls sehr gut geklappt. Ich selbst war nur ein einziges Mal in der Schweiz. Das System ist seit Januar 2008 ausgerollt.

SCOPE: Und der dritte Roll-Out.....

Walter: ...fand in Spanien statt. Die dortige Tochter wurde 2007 gegründet und beschäftigt im Moment fünf Mitarbeiter. Sie verkauft Maschinen, liefert Ersatzteile und erbringt Dienstleistungen. Die Problematik ist dabei, daß solche Verkaufsgesellschaften aus allen produzierenden Werken der Gruppe bestellen. Aber nach den anderen Erfolgen sind wir mutig geworden und haben die Einführungszeit dann auf gerade mal sechs Wochen angesetzt ¿ und realisiert. Dazu kamen nochmals 15 Consulting-Tage. Man muß natürlich bedenken, dass das ein Neustart auf der grünen Wiese war, das heißt, man konnte sehr puristisch aufsetzen.

SCOPE: Konnten Sie dabei von den bereits gesammelten Erfahrungen profitieren?

Walter: Richtig. Wir haben inzwischen ein Portfolio erarbeitet, wie die Prozesse in der Weinig-Gruppe aussehen. So können wir auf die Vorarbeiten, die wir in China und der Schweiz gemacht haben, immer wieder zurückgreifen. Das war sehr hilfreich. Zudem haben wir einen zentralen Projektleiter bei Abas Projektierung in Deutschland, der länderübergreifend mitarbeitet und darauf achtet, daß die Strategien, die die Weinig-Gruppe vorgibt, auch beachtet werden und nicht irgendwelche neue Gebilde entstehen.

SCOPE: Was sind Ihre nächsten Projekte?

Walter: Das nächste Projekt, an dem wir gerade arbeiten, ist Frankreich. Da ist der Roll-Out für dieses Frühjahr geplant. Anschließend steht unsere große Niederlassung in den USA an. Hier haben wir allerdings im Moment das Problem, daß der Holzbedarf eng mit dem Immobilienmarkt zusammen hängt. Die derzeitige Krise schlägt sich natürlich auch auf ein solches Projekt nieder. Aber ich denke, wir werden das dieses Jahr noch umsetzen. hs

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