Bürsten, Digitale Signaturen, Dokumenten-Management

Rechnungen kommen per Fax

Als erstes deutsches Unternehmen startet Mink-Bürsten, Göppingen, den automatischen Rechnungsversand per Fax. Der Clou hierbei ist eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur.

Das Problem dabei: Der Gesetzgeber fordert für Rechnungen, die nicht im Original auf dem Postweg verschickt werden, eine qualifizierte elektronische Signatur. Der Weg über einen Barcode, der alle Rechnungsdaten in verschlüsselter Form enthält und als Beweis für die Authentizität der Rechnung gilt, war aber für Faxe bisher technisch nicht gangbar. Denn wird ein Fax gedruckt, geht die digitale Signatur selbstverständlich verloren. In Zusammenarbeit mit den Systemhäusern Eviatec Systems (Ludwigsburg) und Secrypt (Berlin) wurde in den letzten Monaten jedoch die Basis für das Faxen von Rechnungen an die 13.000 Kunden des Unternehmens geschaffen. Dabei werden die Rechnungen direkt und automatisch aus einem modernen Dokumenten-Management-System an die Empfänger gesendet.

Dieses Dokumenten-Management-System betreibt der bekannte Bürstenhersteller bereits seit Anfang des Jahres. Bis dato mussten aber noch alle Dokumente, die das Haus verlassen, gedruckt werden, damit sie per Post versendet werden konnten. Ein Vorgang, der nicht zu dem ansonsten innovativen System passen wollte und den Wunsch nach papierlosen Rechnungen wach rief. Der Versand der Rechnungen per E-Mail schied aus, da die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mail-Rechnungen „sehr kompliziert“ sind. Dagegen erfordert der Rechnungsversand per Fax keinen Mehraufwand für die Kunden.

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Im Vorfeld wurden die 13.000 Kunden des Herstellers um die Zustimmung zur Übermittlung der Rechnungen per Fax gebeten. Die Resonanz: Nur sechs Prozent der Kunden verlangen die Rechnungen weiterhin auf dem Postweg. Dieses positive Ergebnis lässt vermuten, dass Mink-Bürsten nicht lange das einzige Unternehmen bleiben wird, das seine Rechnungen in dieser Form versendet.ms

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