Enterprise Content Management

Mit Scannern zu papierarmer Wirtschaft

Wird Europa papierlos? Diese Frage muss ganz klar mit ‚Nein‘ beantwortet werden. Denn die völlige Abschaffung des Papiers wird eine Utopie bleiben, hat sich doch das Papier für den Menschen über die Jahrtausende als zu wertvoll erwiesen. Sehr wohl kann das Ziel aber lauten, „papierarm“ zu arbeiten. Mit geeigneten Dokumentenscannern und der dazugehörigen Software gelingt es Unternehmen, nicht nur Papier in wertvolle digitale Informationen zu verwandeln, sondern diese auch ganz einfach in nachgelagerte Applikationen zu integrieren.

Aktenberge und Bürokratie adé: Wirtschaft und Verwaltung in Europa streben papierarmes Arbeiten an. (Quelle: Pixabay)

Mehr und mehr Firmen wechseln von papierbasierten auf digitale Informationen. Denn sie haben erkannt, dass das Geschäft in „Papiergeschwindigkeit“ schon in wenigen Jahren nicht mehr wirtschaftlich sein wird. Eine Analyse von Iron Mountain und PwC bringt noch einen weiteren Aspekt ins Spiel: Demnach schätzen 63 Prozent der befragten deutschen mittelständischen Unternehmen die Risiken eines Datenverlustes durch Papierakten höher ein als durch Cyberattacken. Denn gehen papiergebundene Daten verloren, ist es ihrer Ansicht nach schwieriger, diese zu rekonstruieren als digital vorgehaltene Informationen.

Im Zuge der Digitalisierung spielt der Einsatz geeigneter Erfassungslösungen eine entscheidende Rolle. Denn das Scannen dient dazu, Informationen, die bislang nur auf Papier vorhanden sind, in einen elektronischen Workflow zu überführen – die Voraussetzung, um die Informationen effizient zu verarbeiten und allen Beteiligten bereitzustellen.

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Elektronische Rechnung
Ein Bestandteil der Digitalisierungspläne in Deutschland ist die elektronische Rechnung. Diese wird nach europäischen Vorgaben für Wirtschaft und Verwaltung die letzte Lücke in einem durchgängigen, konsistenten und medienbruchfreien Prozess von der Auftragsvergabe bis zur Bezahlung schließen. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist die Transformation der papiergebundenen in digitale Informationen durch effiziente Datenerfassungslösungen. Denn gerade Rechnungen und Belege werden von derart vielen Stellen, seien es Lieferanten, Gaststätten oder andere Serviceanbieter, herausgegeben, dass sie noch lange Jahre in unterschiedlichen Papierformaten erstellt werden.

Das italienische Logistikunternehmen Trade Trasporti e Depo digitalisiert mit den Scannern der Scansnap-Serie alle Unterlagen direkt vor Ort. (Quelle: PFU)

Um die Haftbarkeit und Gerichtsbarkeit von elektronischen Rechnungen zu garantieren, wurde die Initiative „ZUGFeRD“ ins Leben gerufen. Dieses übergreifende Format für elektronische Rechnungen kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und erlaubt den digitalen Austausch strukturierter Daten – etwa in einer Pdf-Datei – zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Damit lassen sich die strukturierten Rechnungsdaten ohne weitere Schritte auslesen und verarbeiten. Das FeRD-Rechnungsformat wurde gemeinsam von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie sowie vom öffentlichen Sektor erarbeitet.

Going digital – Technische Anforderungen
Im Prinzip sind die Technologien zur Digitalisierung allesamt vorhanden – der Scannermarkt ist äußerst vielfältig. Aus funktionaler Sicht bestehen die Hauptunterschiede in den Formaten, für die die Scanner optimiert sind. In Büroumgebungen meistens anzutreffen sind Durchzugs- beziehungsweise Einzugsscanner. Größter Vorteil dieser Lösungen: Sie können mehrere Dokumente in einem Rutsch eigenständig einscannen, meist inklusive einfachen Seitenkorrekturautomatismen.

Dokumentenscanner (Einzugsscanner) arbeiten mit einer höheren Geschwindigkeit als Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte (MFP). Sie ziehen die Blätter schnell nach und nach ein. Gegenüber normalen Scannern bringen sie erhebliche Einsparungen an Zeit und Speicherplatz. Das liegt an der auf Dokumente optimierten, wesentlich höheren Bildqualität sowie der bis zum Faktor zehn kleineren Dateigrößen. Der Geschwindigkeitsbedarf ist vom jeweiligen Einsatzgebiet abhängig. Für das Scannen am Arbeitsplatz reicht eine typische Geschwindigkeit von bis zu 25 A4-Seiten pro Minute. In zentralen Posteingangsstellen von größeren Unternehmen sind schnellere Hochleistungssysteme angesagt, die sogar 100.000 A4-Seiten pro Tag erfassen können.

Neben Bildformaten wie Tiff oder Jpg werden Dokumente üblicherweise auch in durchsuchbare Pdfs umgewandelt. Schon beim Erfassen erhält die erzeugte Pdf-Datei neben den vom Scanner gelieferten Bilddaten zusätzliche Textinformationen. Im Hintergrund läuft hierzu die optische Zeichenerkennung, die im Dokument alle lesbaren Informationen – etwa in Form von Textabsätzen, Zahlen, Adressen, Tabellen – extrahiert und sie mit in das Pdf-Dokument verpackt.

Anwenderfreundliche Bedienung
Durch die einfachere benutzerfreundlichere Bedienung ergeben sich überdies zusätzliche Möglichkeiten. So lassen sich etwa individuelle Nutzerprofile einrichten, bei denen mit nur einem einzigen Knopfdruck ein spezifischer Prozess ausgelöst werden kann, der beispielsweise die Texte in durchsuchbare Dokumente verwandelt und sie direkt in einem Cloud-Archiv ablegt oder eine andere Anwendung integriert. Sind diese Routinen einmal angelegt, benötigen die Mitarbeiter keine weitere Schulung. Das ist nicht nur ein klarer Zeitgewinn, sondern auch ein wichtiger Faktor, um eventuelle Widerstände gegen neue Technologien erst gar nicht aufkommen zu lassen. Außerdem sinkt die Rate an Bedienungsfehlern deutlich.

Vom Scannen zu Scan-to-Process
Bei all den wirkungsvollen Features der aktuellen Scannerklassen darf eines nicht übersehen werden: Scannen allein reicht nicht – es geht vor allem darum, die digitalen Dokumente in produktive Prozesse überzuleiten. „Scan-to-Process“ hat sich hier als Schlagwort etabliert. „Der Idee liegt die Überzeugung zugrunde, dass das Scannen von Dokumenten am Anfang eines Verarbeitungsprozesses zum einen dazu beiträgt, relevante Informationen wie etwa Eingangsrechnungen effizienter zu verwalten und rascher zu bearbeiten. Zum anderen lassen sich anfallende Bearbeitungskosten für die manuelle Dateneingabe, für das Sortieren, Ablegen, Speichern, Übermitteln und Wiederfinden von Informationen spürbar reduzieren“, erklärt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions Europe.

Das italienische Logistikunternehmen Trade Trasporti e Depositi hat beispielsweise alle seine Fahrzeuge mit einem mobilen Scansnap-Scanner von Fujitsu ausgerüstet. Die Fahrer digitalisieren alle Begleitpapiere und Rechnungen sofort vor Ort. Anschließend werden die Pdf-Dokumente über ein angeschlossenes 3G-Modul via Mobilfunk sofort an den Server des Unternehmens geschickt. So ist Trade in der Lage, die digitalisierten Dokumente deutlich schneller zu verarbeiten als zuvor. Nicht nur der administrative Aufwand, der früher geballt nach der Rückkehr der Fahrer erfolgte, vereinfachte sich. Die Manager des Logistikunternehmens können auch früher auf die Daten zugreifen und schnelle Entscheidungen treffen. Denn sie sind nun nahezu in Echtzeit über den aktuellen Stand der Logistikaufträge informiert.

Stefan Graf

PFU, München, Tel. 089/32378-0, http://www.fujitsu.com

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