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Produktdatenmanagement

Wie stellt der rein kundenspezifisch arbeitende Werkzeug-, Modell- und Formenbau sicher, dass Produktentwicklung und Auftragssteuerung mit einheitlichen Daten arbeiten? Die Ausgangsbasis dafür könnte kaum anspruchsvoller sein.

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Software5 Schritte zur richtigen IT-Lösung

Unternehmenssoftware ist in der fertigenden Industrie nicht mehr wegzudenken. Doch wer sich erstmals für eine professionelle Business Software entscheidet oder den Anbieter wechseln möchte, hat die Qual der Wahl. Die Entscheidung will wohl überlegt sein, denn sie ist langfristig und mit hohen Investitionskosten verbunden. Der folgende Beitrag skizziert fünf Schritte zur richtigen IT-Lösung.
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Software: 5 Schritte zur richtigen IT-Lösung

Sogenannte Enterprise Resource Planning-(ERP)-Lösungen steuern sämtliche Unternehmensprozesse sowie den Einsatz von Maschinen, Material und Mitarbeitern. Je nach Projektumfang empfiehlt sich mindestens drei bis sechs Monate Zeit für den Auswahlprozess einzuplanen. Neben Geschäftsführung und IT-Abteilung sollten auch die Software-Nutzer der jeweiligen Unternehmensbereiche einbezogen werden, denn sie kennen das Tagesgeschäft und somit die Prozesse meist besser als Geschäftsführer oder IT-Leiter.

Schritt 1: Ist-Analyse & Ziele definieren

Zu Beginn bestimmen Geschäftsleitung und IT-Abteilung, was das neue ERP-System leisten soll. In einem so genannten Lastenheft notiert das Unternehmen, ob die IT-Lösung beispielsweise neue Niederlassungen integrieren, Prozesse standardisieren, Produktionszyklen straffen oder Lagerkosten reduzieren soll? Damit sind die Anforderungen an eine neue Software abgesteckt. Bei einer internationalen Expansion empfiehlt es sich etwa nach einer internationalen ERP-Lösung mit nationaler Expertise zu suchen. Dazu zählt neben der Mehrsprachigkeit der Lösung vor allem auch eine Länder- und währungsübergreifende Geschäftsdatenkonsolidierung in der Finanzbuchhaltung. Sollen branchentypische Prozesse standardisiert werden, muss die ERP-Lösung besondere Branchenanforderungen abbilden können. Hat die Firma Wachstumsbestrebungen, bietet sich eine Software an, die nach oben hin erweiterbar ist, also eine Skalierbarkeit aufweist.

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Schritt 2: Profitabilität kontrollieren

Nachdem die Wunschliste der Software-Funktionen geschrieben ist, sollte die Erwartungshaltung in Bezug auf den Return on Investment (ROI) ermittelt werden. Geschäftsführer und IT-Abteilung sollten die Investitionskosten und den tatsächlichen Nutzen in ein wirtschaftliches und zeitliches Verhältnis zueinander setzen. Bei dieser Gegenüberstellung müssen neben den reinen Lizenzkosten auch diejenigen Kosten berücksichtigt werden, die sich durch den Einsatz der Lösung selbst ergeben. Kosten für Wartung und Support fließen dort ebenso ein wie Beratungsleistungen oder kundenindividuelle Anpassungen.

Schritt 3: Generalist vs. Spezialist

Im nächsten Schritt muss ein Industrieunternehmen entscheiden, welchen Software-Typ es bevorzugt. Eine Standardsoftware ist funktional breit aufgestellt und deckt in ihrer Standardausstattung bereits alle Unternehmensbereiche ab - von der Finanzbuchhaltung über den Ein- und Verkauf, den Warenbestand bis hin zur Produktion und den Vertrieb. Dadurch ist sie sehr variabel in ihren Einsatzmöglichkeiten. Dieser generalistische Ansatz ist für Unternehmen mit einer starken Dynamik geeignet, die ein besonderes Maß an Flexibilität benötigen. Auch für multinationale Unternehmen und Firmen mit diversen Geschäftsfeldern sind Standardlösungen gut geeignet, da sie alle Geschäftsbereiche und Standorte in einer Lösung mit einer gemeinsamen Datenbasis integrieren. Damit erzielen Anwender unternehmensweite Transparenz über Landesgrenzen hinweg und erhalten einen tagesaktuellen Einblick in die finanzielle Situation. Spezial- oder Branchenlösungen hingegen kommen vor allem zum Einsatz, wenn Unternehmen ihr bestehendes Geschäft weiterführen und dabei ihre vorhandenen Prozesse in der gesamten Prozesskette optimieren wollen. Die Speziallösung deckt dazu alle Branchenanforderungen bis in die Tiefe bereits in ihrer Standardausstattung ab und vermeidet so Mehrkosten für Anpassungen. Als Leitlinie gilt: Je spezieller, etablierter und konstanter ein Unternehmen agiert, desto besser ist eine Branchensoftware geeignet. Je dynamischer, flexibler und internationaler ein Unternehmen ist, desto besser passt eine Standardsoftware.

Schritt 4: IT-Architektur berücksichtigen

Neben der Entscheidung Standardlösung oder Branchensoftware muss die generelle IT-Strategie geklärt sein - "Best of Breed" oder "Best of Suite". Bei Letzterem nutzen Unternehmen ein hoch integriertes Komplettsystem, in dem alle Funktionen und Sonderlösungen für einzelne Fachbereiche wie Finanzbuchhaltung, Fertigung und Vertrieb enthalten sind. So ist der Blick aufs Ganze gewährleistet und eine einheitliche Bedienlogik sorgt für geringen Schulungsaufwand der Nutzer. Der Nachteil: Sie bieten teilweise nicht die Funktionstiefe wie Speziallösungen. Zudem machen sie das Unternehmen von einem einzigen Hersteller abhängig. Bei der "Best-of-Breed"-Strategie entscheidet sich die Firma für jeden Teilbereich des Unternehmens, die jeweils beste Anwendung einzusetzen. Das führt meist zu Effizienz- und Qualitätssteigerungen in der Produktion. Bei dieser Software-Struktur kommen Speziallösungen für verschiedene Bereiche zum Einsatz, die mithilfe von Integrationen verbunden werden. Der Vorteil dieser Strategie liegt in der Spezialisierung der einzelnen Lösungen, ihr Nachteil in einem erhöhten Abstimmungs- und Koordinationsaufwand mit den einzelnen Anbietern. Eine moderne Möglichkeit, den Best-of-Breed-Ansatz erfolgreich zu nutzen, ist die serviceorientierte Architektur (SOA). Dank neuester Technologien und offener Plattformen lassen sich unterschiedliche Unternehmensanwendungen über eine einheitliche technologische Basis vernetzen. SOA verfolgt das Ziel, Anwendungen auf Geschäftsprozessebene so miteinander zu verbinden, dass durchgängige Prozesse entstehen, obwohl verschiedene Anwendungen miteinander kommunizieren. Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch im Austausch mit Partnern und Lieferanten. Technisch gelingt dies mittels offener Schnittstellen oder Web-Services. Durch moderne Protokolle unterstützen diese Dienste eine Interaktion mit anderen Software-Lösungen. So können zum Beispiel Lösungen für das Kunden- und Dokumentenmanagement reibungslos zusammenspielen. Eine SOA ist insgesamt sehr kosteneffizient, verschafft die Unabhängigkeit von einzelnen Herstellern und bietet langfristigen Investitionsschutz. Im Idealfall gilt das auch für die Wahl des Betriebssystems und der Datenbanksysteme.

Schritt 5: Die Menschen hinter der Software

Sind die Wünsche bezüglich Funktionalitäten, Technologie und Kosten erfüllt, kann die Auswahl an ERP-Anbietern nur noch durch weiche Faktoren eingegrenzt werden. Branchen-Knowhow, Investitionssicherheit und Service-Modelle sowie das zwischenmenschliche Miteinander geben häufig den finalen Ausschlag für einen Software-Hersteller. So sollten sich Unternehmen Referenzkunden nennen lassen und die wirtschaftliche Stabilität des Herstellers überprüfen. Auch das Service- und Wartungsmodell und die Erreichbarkeit außerhalb der normalen Geschäftszeiten können die Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten erleichtern. Ein weiterer weicher Faktor ist die Zukunftssicherheit. Wie geht der Anbieter mit aktuellen Trends im ERP-Bereich um? Hat er eine zukunftsfähige technologische Basis? Und dann ist da noch der Mensch hinter dem System. Die Chemie zwischen Unternehmer und den Mitarbeitern des Softwareanbieters sollte stimmen. Nur wenn Gespräche auf Augenhöhe möglich sind, ist eine langfristige Zusammenarbeit erfolgreich.

Checkliste - Software-Auswahl

Funktionen: Sind die Anforderungen an unternehmensspezifische Abläufe durchgängig abgedeckt?

IT-Technologie: Verfügt die Software über eine moderne technologische Basis?

Kosten: Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis?

Investitionssicherheit: Wie ist der Anbieter im Markt positioniert?

Branchen-Knowhow: Welche Referenzkunden hat der Anbieter?

Zukunftssicherheit: Ist die Software des Herstellers "state of the art"?

Support: Welche Dienstleistungen bietet der Softwareanbieter hinsichtlich Wartung und Beratung?

Mensch: Kommunizieren Unternehmen und ERP-Anbieter auf Augenhöhe? kf

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