Scope Online - Industriemagazin für Produktion und Technik
Sie befinden sich hier:
Home> Produktion> Digitale Fabrik>

ERP-System von Step Ahead für mehr Effizienz im Technischen Handel

Connected EnterpriseDer Weg zur intelligenten Fertigung

Connected Enterprise: Der Weg zur intelligenten Fertigung

Firmen, die auf Industrie 4.0 „aufrüsten“ wollen, müssen sich darüber im Klaren sein, dass dies ein kontinuierlicher Prozess ist, der tiefgreifende Veränderungen im gesamten Unternehmen mit sich bringt.

…mehr

ProzessoptimierungERP-System für mehr Effizienz im Technischen Handel

Technische Händler stehen unter zunehmendem Druck. Um schnell und flexibel auf eine Vielzahl von Aufträgen reagieren zu können, benötigen Händler die volle Kontrolle über ihre Daten, Prozesse und Abläufe. Der Großhändler Hepa stand ebenfalls vor der Herausforderung, Prozesse wie Angebotsabwicklung und Rechnungsstellung zu optimieren und automatisch zu steuern – und entschied sich für die Einführung der ERP- und CRM-Lösung „LS BIZ“ von Step Ahead, die auf die Anforderungen des Technischen Handels zugeschnitten ist.

sep
sep
sep
sep
Smarte Prozesssteuerung

Technische Händler stehen unter zunehmendem Druck: Hohe Auftragsvolumina, eine starke Konkurrenzsituation und steigende Erwartungen der Kunden in Bezug auf kurze Reaktionszeiten erfordern eine maximale Prozesseffizienz. Um schnell und flexibel auf eine Vielzahl von Aufträgen reagieren zu können, benötigen Händler die volle Kontrolle über ihre Daten, Prozesse und Abläufe.

Vor diesen Herausforderungen stand auch der international tätige Großhändler Hepa. Die in Rostock, Eisenhüttenstadt, Chemnitz, Hamburg und Luckenwalde ansässige Zweigniederlassung von Zitec Industrietechnik handelt seit der Gründung 1990 mit Wälzlager- und Antriebstechnik und beliefert heute 6.700 Kunden mit über 80.000 Artikeln und über 25.000 Maschinenelementen. Zum Produktportfolio zählen Lagereinheiten, Lineartechnik, Riemen- und Antriebstechnik, Dichtungselemente, Drucklufttechnik und Kupplungen. Um Prozesse wie Angebotsabwicklung und Rechnungsstellung zu optimieren und automatisch zu steuern, entschied sich Hepa bereits 2014 für die Einführung der ERP- und CRM-Lösung „LS BIZ“ von Step Ahead, die auf die Anforderungen des Technischen Handels zugeschnitten ist.

Anzeige

Automation statt manueller Steuerung

Durchschnittlich 2.100 Aufträge, 1.200 Angebote und 2.400 Lieferscheine werden bei HEPA pro Monat bearbeitet. Für den Großhändler sind die Verfügbarkeit notwendiger Teile, die Lieferzeiten und die Preisfindung wichtig für den Markterfolg. Vor der Einführung der ERP-Software steuerten vier Mitarbeiter den Prozess vom Angebot über den Auftrag bis hin zu Lieferschein und Rechnung manuell. Das Problem: Die Mitarbeiter arbeiteten mit eigenen Übersichten – zum Beispiel Listen von Zahlungseingängen – und damit auf Basis unterschiedlicher Aktualitäten. Auch eine Rücksprache mit der Geschäftsführung oder Finanzabteilung für Rechnungsfreigaben gab es nicht.

Prozessgrafik Handel

Außerdem fehlte die Kopplung der Finanzbuchhaltung an die Warenwirtschaft. Durch die getrennte Betreuung und Steuerung der Aufträge und Finanzen nahm die Aufarbeitung von erforderlichen Auswertungen für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sehr viel Zeit in Anspruch. Da das alte System nicht mehr unterstützt wurde und die Konzernanforderungen bezüglich Vertriebsauswertungen und Finanz-Controlling anspruchsvoller und umfassender wurden, suchte Hepa eine neue Lösung.

Ziel war es, mit Einführung eines ERP-Systems die Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren. Die direkte Integration der Finanzbuchhaltung in die Warenwirtschaft sollte dabei unterstützen Kosten einzusparen und eine höhere Qualität der Auswertungen zu erzielen. Dabei war es dem Unternehmen wichtig, nicht mehr mit zwei verschiedenen Systemen arbeiten zu müssen.

Branchen-ERP mit integrierter Finanzbuchhaltung als individuelle Lösung

Um das zu erreichen, führte Hepa das branchenspezifische ERP samt Integration der Finanzsoftware SBS Rewe neoein. Auf Basis aktueller Geschäftszahlen generiert Hepa so individuelle und aussagekräftige Vertriebs- und Konzernauswertungen zu GuV und Bilanz und hat einen direkten Überblick über noch ausstehende Forderungen. Durch die tiefe Integration des Finance-Moduls in das ERP-System entfallen Doppelerfassungen, denn es gibt nur einen Datenbestand. Da über eine Benutzeroberfläche gearbeitet wird, ist die Lösung aus ERP und Finance intuitiv bedienbar. Für den Technischen Händler bedeutet das neben Zeitersparnis auch eine höhere Frequenz und Qualität der Auswertungen.

Silke Kroh

50 Mitarbeiter bei Hepa arbeiten in den Bereichen Auftragsbearbeitung, Artikel- und Lagerverwaltung, Handel und Versand, Finanzbuchhaltung, Controlling sowie Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit der Unternehmenslösung LS BIZ. „Mit dem neuen ERP-System haben wir unsere Prozesse in der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung erheblich optimiert“, zeigt sich Silke Kroh, Prokuristin, Regionalleiterin Vertrieb Nord, Finanzwesen HEPA - Zweigniederlassung der Zitec Industrietechnik, zufrieden. „Zwei Mitarbeiter widmen sich heute anderen administrativen Aufgaben. Wir bearbeiten 50 Prozent mehr Aufträge und erzielen mehr Umsatz.“

Während früher Wareneingangsrechnungen manuell geprüft und in die Finanzbuchhaltung eingebucht werden mussten, sind die Prozessabläufe vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung nun vollständig automatisiert. Dadurch haben sich Fehlerquellen minimiert und das Zeitmanagement in der Finanzbuchhaltung insgesamt optimiert. Durch vollständig digitalisierte Belege entfallen unterschiedliche Datenstände und aktuelle Aufträge sowie Rechnungen werden schneller erfasst und bearbeitet.

Sechsmonatige Einführungszeit

Die Einführung dauerte rund sechs Monate mit Start am Rostocker Standort und sukzessivem Roll-out an den weiteren Standorten. Während der Umstellungsphase betreuten ein interner Administrator und ein Step Ahead Projektleiter die Mitarbeiter intensiv durch Schulungen. Das erleichterte den Mitarbeitern die Umstellung auf das neue ERP-System.

Prozessgrafik Verkauf

Ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Unternehmenslösung war die Branchenausrichtung der Software und Erfahrungen aus vorheriger Zusammenarbeit mit der Step Ahead-Tochter Leitsch, die heute vollständig in die Step Ahead AG integriert ist: „Wir haben uns für die Lösung der Step Ahead entschieden, auch weil wir uns bereits 20 Jahre zuvor gut aufgehoben gefühlt haben. Mit der Branchenlösung wussten wir, dass sie unsere Anforderungen als Technischer Händler genau kennen, uns verstehen, und wir nicht viel erklären müssen“, sagt Silke Kroh.

Aktuell plant Hepa den Ausbau des Produkt- und Dienstleistungsspektrums. Wichtige Voraussetzungen für das Wachstum – Automatisierung, schlanke Prozesse und Datenintelligenz – sind bei Hepa durch die umfassende Unternehmenslösung gegeben. am

Anzeige
Diesen Artikel …
sep
sep
sep
sep
sep

Weitere Beiträge zum Thema

Lösung für KMU

Prozesse reibungslos steuernLösung für KMU

Mit Steps Business Solution bietet CRM- und ERP-Softwarehersteller Step Ahead aus Germering eine umfassende Unternehmenslösung für den Mittelstand im deutschsprachigen Europa.

…mehr
ERP-System ams.erp

ERP-SystemSondermaschinenbauer Hoffmann digitalisiert Geschäftsprozesse mit ams

Seine Wettbewerbsfähigkeit sichert Hoffmann Maschinen- und Apparatebau durch die digitale Vernetzung entlang seiner gesamten Wertschöpfungskette. Mit diesem Durchblick ist das Unternehmen in der Lage, seine Prozesse wirtschaftlich zu planen und zielorientiert zu steuern. Das ERP-System ams.erp liefert die Vorlage für ein effektives Projektmanagement.

…mehr
Hans Thalbauer

SAPHans Thalbauer zum Thema Automatisierung, Industrie 4.0 und das ERP-Erbe

Wer sollte einen besseren Einstieg finden in Industrie 4.0, wenn nicht die Experten für die Automation? Die produzierenden Unternehmen Deutschlands haben sich in puncto Manufacturing 4.0 auf den Weg in die Digitalisierung gemacht.

…mehr

Thema IoT und Industrie 4.0ComputerKomplett: Online-Konferenz vom Arbeitsplatz aus

Vom 16. bis zum 20. April 2018 steht dank der CK.Conference von ComputerKomplett alles im Zeichen von Industrie 4.0. Sie bietet nicht nur Informationen zum Thema Digitalisierung, sondern zeigt auch gleich, wie es geht: Denn Interessenten haben die Möglichkeit, alle Expertenvorträge live vom Arbeitsplatz oder von zu Hause mitzuverfolgen.

…mehr
Adressenzweckzuordnungen

DSGVO-konform mit ERPAsseco Solutions erweitert APplus

Im Rahmen eines neuen Solution Packs gibt ERP-Spezialist Asseco Solutions seinen Kunden ein effektives Werkzeug an die Hand, die strengen Anforderungen der DSGVO innerhalb ihres ERP-Systems zu erfüllen.

…mehr
Anzeige
Anzeige
Anzeige

Neue Stellenanzeigen

Anzeige

Direkt zu:


ExtraSCOPE


TrendSCOPE


Robotik in der industriellen Fertigung