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Maschinen- und AnlagenbauWipotec: Gewogen und für gut befunden

OEM-Wägezellen

Wipotec produziert OEM-Wägezellen für fast alle namhaften Maschinenbauer. Bei vielen Kunden laufen die Transportbänder rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr. Oft sind deshalb nur schmale Wartungsfenster für den Einbau neuer Anlagen oder die Installation von Ersatzteilen vorgesehen.

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Automatisierungsanlagen, ERP für EinzelfertigungMatrix

Der Großteil der Sondermaschinen von Hähn basiert auf dem modularen Zellenkonzept Master Cell, sind aber kundenindividuelle Anlagen. Durch den Einsatz des speziell für die Einzelfertigung ausgelegten ERP-Systems von AMS konnte das Unternehmen seine gesamte Kalkulation optimieren sowie die Nachverfolgbarkeit der Aufträge und Teile verbessern. Die Anforderungen von Einzelfertigern an IT-Systeme unterscheiden sich grundlegend von denen ihrer Kollegen aus der Serienfertigung. Während letzteren schon zu Produktionsbeginn das volle Set an Stücklisten und Arbeitsplänen zur Feinplanung vorliegt, startet die Einzelfertigung schon lange vor Abschluss des Konstruktionsprozesses. Anders als in der Wiederholfertigung üblich, können Einzelfertiger Konstruktion, Beschaffung und Produktion nicht in getrennten Phasen nacheinander abwickeln. Vielmehr werden die bereits entwickelten Baugruppen direkt an die Produktionsverantwortlichen übergeben, damit diese die entsprechenden Fertigungsprozesse einleiten können. Auf diese Weise entsteht die so genannte wachsende Stückliste, die jedes Projekt im Sondermaschinenbau begleitet. Sie erfordert flexible IT-Systeme für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) beziehungsweise das Enterprise Resource Planning (ERP). Die meisten handelsüblichen ERP-Systeme können jedoch diese Flexibilität nicht bieten. Sie sind für die speziellen Anforderungen von Einzel- und Auftragsfertigern nicht ausgelegt und können beispielsweise die wachsende Stückliste nicht adäquat abbilden. Gleichzeitig sind sie für einen Einzelfertiger häufig überdimensioniert und damit im Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht mehr preiswert, da ein Großteil ihrer Funktionalitäten nicht zur Anwendung kommt.

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Wachstum erzeugt Handlungsbedarf

Automatisierungsanlagen: Matrix

Auch für die Firma Hähn Automation aus Rheinböllen kam ein solch umfassendes System nicht in Frage, als sie sich vor die Notwendigkeit gestellt sah, ihre IT-Ausstattung zu erneuern. 1992 quasi ¿in der Garage" gegründet, war das Unternehmen seitdem stetig gewachsen. Als Komplettanbieter für Automatisierungslösungen entwickelt, fertigt, montiert und programmiert Hähn Anlagen zur Verbauung von Gummi, Metall und Kunststoffen. Mehr als 80 Prozent der Kunden sind Automobilzulieferer, die restlichen knapp 20 Prozent verteilen sich auf die Kunststoff verarbeitende Industrie. Mittlerweile sorgen rund 150 Mitarbeiter dafür, dass die Kundenaufträge umgesetzt werden. Mit zunehmender Steigerung von Auftragsvolumen und Mitarbeiterzahl wurde deutlich, dass das vorhandene PPS-System dem Unternehmenswachstum nicht mehr gewachsen war. 2004 führte Hähn einen Workshop mit leitenden Mitarbeitern durch, der zu dem Ergebnis kam, ein leistungsfähiges, umfassendes ERP-System anstelle des bisherigen PPS-Systems ¿PPS Express¿ einzuführen. Jörg Kilb, damaliger Diplomand und heutiger Assistent der Geschäftsführung, erinnert sich: ¿Die Mitarbeiter hatten Handlungsbedarf in der generellen Unternehmensorganisation gesehen. Das betraf vor allem die unternehmensweite Termin- und Kapazitätsplanung. Außerdem hielten sie eine größere Transparenz in der Aufbauorganisation für wünschenswert. Schließlich wurde auch angeregt, ein geeignetes IT-System einzuführen, um die Gesamtheit der Unternehmensaktivitäten adäquat abbilden zu können.¿ Demgegenüber hatten sich zur damaligen Zeit die einzelnen Abteilungen zahlreiche ¿Insellösungen¿ geschaffen, um die vor- und nachgelagerten Prozesse zu steuern, welche das PPS-System nicht abdeckte. So wurden Angebote in MS Word geschrieben, während Auftragslisten mit Abrechnungen, Anzahlungen und andere kalkulatorische Vorgänge in Excel gepflegt wurden. Ebenfalls in Excel wurden Leistungsfortschritte oder der Bestand an Halbfertigfabrikaten dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung arbeitete händisch mit Datev. Auch Ein- und Ausgänge von Rechnungen wurden manuell in Datev eingebucht. Zudem gab es keine direkte elektronische Verbindung zwischen Wareneingang und Rechnungsprüfung.

Herausforderung Stückliste

Als gravierendstes Problem erwies sich der Umgang mit den Summenstücklisten. "Wenn man mit Summenstücklisten arbeitet, hat man keine Möglichkeit mehr, bei Aufträgen auf einzelne Baugruppen nachzukalkulieren", erklärt Jörg Kilb. Zudem bestand das Risiko, dass dieselbe Baugruppe zwei- oder dreimal gefertigt wurde. Dieses Problem trat insbesondere dann auf, wenn es vorab produzierte Baugruppen im Rahmen der finalen Beschaffung mit baugleichen, doch erst später georderten Baugruppen abzugleichen galt. Um Mehrfachbestellungen zu vermeiden, müsse man immer wieder manuell Listen abgleichen, was mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand verbunden sei, so Kilb. Hier könne nur ein durchgängiges ERP-System Abhilfe schaffen, das ein abteilungsübergreifendes Auftragsmanagement ermöglicht. Hinzu kam, dass bei einem gewachsenen Unternehmen wie Hähn der Chef und Gründer nicht mehr persönlich in alle Projekte involviert sein kann. Dies erfordert eine umfassende Lösung und Vernetzung aller Abteilungen, um jederzeit schnelle Auskunftsfähigkeit zu gewährleisten. So entstand aus der Analyse der Schwachstellen eine ¿Wunschliste¿ und ein Anforderungsprofil für das neue System. Es sollte nicht nur die Vorkalkulation, sondern auch eine mitlaufende Nachkalkulation leisten, und eine auftragsbezogene Ablauforganisation mit entsprechender Termin- und Kapazitätsplanung ermöglichen. "Produzieren und Planen auf einem Niveau, so lautete die Zielvorgabe" fasst Jörg Kilb zusammen. Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter verschafften sich die IT-Verantwortlichen von Hähn im Internet eine Marktübersicht und besuchten Workshops. Durch einen Artikel in einer Fachzeitschrift wurde Jörg Kilb auf das Auftragsmanagementsystem AMS ERP aufmerksam, das das Beratungs- und Softwarehaus AMS Hinrichs + Müller speziell auf die Bedarfe von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern ausgerichtet hat. Zur Endausscheidung mit zwei weiteren Anbietern zog Hähn Key User aus Bereichen wie Konstruktion, Fertigung, Einkauf und Vertrieb hinzu. Hier konnte AMS Hinrichs + Müller seine Branchenerfahrung und das Wissen um die speziellen Probleme eines Auftragsfertigers in die Waagschale werfen. "Wenn wir von Abschlagsrechnungen, mitlaufender Kalkulation oder Vorab-Bestellungen gesprochen haben, konnten die ams-Verantwortlichen Wege aufzeigen, wie man dabei am besten vorgeht", erinnert sich Jörg Kilb. Die Mitbewerber hingegen hätten nicht erkannt, wo der eigentliche Handlungs- und Lösungsbedarf lag, so Kilb. "AMS war der einzige Bewerber, der unsere Stückliste umsetzen konnte. Die anderen haben mit Muster-Stücklisten gearbeitet."

Übersichtliche Baugruppenlisten

Nach einer sechsmonatigen Einführung ging das neue ERP-System im August 2005 bei Hähn "live". In einer Übergangsphase bis zum Jahresende gab es noch einen Parallelbetrieb mit den alten Systemen. Währenddessen wurden Stammdaten von Kunden, Partnern und Lieferanten aufgespielt. Der endgültige Schnitt erfolgte zum Jahreswechsel 2006. Seitdem nutzen 45 Anwender das integrierte Auftragsmanagementsystem. Die große Summenstückliste, welche die Teilesuche so erschwert hatte, gehört seither der Vergangenheit an. Mit dem neuen ERP-System zergliedert Hähn die Stücklisten in übersichtliche Baugruppenlisten. Zudem ist die Verantwortung für die Stücklisten und deren Pflege in die Konstruktion verlagert. Dort erstellen die Mitarbeiter die jeweilige Stückliste mit einer CAD-Datei, deren Auftragsdaten an das ERP-System übergeben werden. Früher musste der Einkauf Excel-Listen über die Teile erstellen, was mit einer vergleichsweise höheren Fehleranfälligkeit verbunden war. Angesichts der langen Lieferzeiten von großen Baugruppen und Komponenten wie Motoren oder Robotern machen sich die Vorteile der integrierten Lösung nachdrücklich bemerkbar. Denn durch sie lässt sich die "wachsende Stückliste" abbilden und damit jederzeit die Nachverfolgbarkeit der Teile und der Überblick über die Kosten sichern. Doppel- und Dreifachbestellungen wird so der Boden entzogen. Zusätzliche Transparenz wird durch die integrierte Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung gewonnen. In der Montagehalle erfassen Monteure und Fertigungsmitarbeiter ihre Auftragszeiten über sechs Software-Terminals per Barcode-Scanner. Alle anderen Mitarbeiter wie etwa die Konstrukteure "stempeln" ihre Zeit direkt am PC. Die Erfassung der Auftragszeiten für die intern gefertigten Teile führt zu einer präziseren Preisberechnung. "Die Schwankungen zwischen Vorkalkulation und tatsächlichem Ergebnis fallen viel geringer aus", bilanziert Andreas Huhn, kaufmännischer Leiter bei Hähn, zufrieden.

Angebotskalkulation verbessern

Inzwischen hat Hähn Automation auch die ersten Wiederholprojekte gefahren und einzelne Anlagen zum zweiten oder dritten Mal gebaut. Für die Erstellung entsprechender Angebote hat die genaue Erfassung von Arbeitsstunden ebenfalls einen positiven Effekt. Aufgrund der bereits gemachten Erfahrungen bei vergleichbaren oder identischen Aufträgen lassen sich der voraussichtliche Arbeitsaufwand und die Gesamtkosten viel genauer angeben. Für die Preisberechnung erwiesen sich die erfassten Auftragsdaten als sehr hilfreich. "Darüber hinaus können wir uns die Transparenz des Auftragsmanagementsystems auch im direkten Kundenkontakt zunutze machen, indem wir den Kunden am System zeigen, wie wir Ressourcen und Termine planen", erläutert Jörg Kilb. Um die Vorteile der integrierten ERP-Lösung umfassend nutzen zu können, musste Hähn einige Prozesse umgestalten respektive neu einführen. So war es notwendig, eine Arbeitsvorbereitung einzurichten, um beispielsweise die mechanisch zu fertigenden Teile zu planen. Die allgemeine Planung der Entwicklungsphasen wie Konstruktion, Software-Engineering und Montage erfolgt nun in wöchentlichen Meetings und wird im ERP-System abgebildet. Für Aufträge oberhalb einer bestimmten Summe legen die Verantwortlichen Termin- und Ressourcenpläne an. Größere Transparenz entsteht auch im Vertriebswesen, da Aufträge Mitarbeitern zugeordnet werden können und die ausgegangenen Angebote mit Auftragswahrscheinlichkeiten gekennzeichnet werden. ¿Durch ams wird eine vorausschauende Planung möglich. Aufgrund des zu erwartenden Arbeitsaufkommens in Verbindung mit der bestehenden Kapazitätsauslastung können wir frühzeitig auf mögliche Ressourcenengpässe reagieren", bemerkt Jörg Kilb.

Steuerungswerkzeug für die Geschäftsführung

Auch die komplette Unternehmensspitze von Hähn arbeitet regelmäßig mit der ams-Lösung. Gründer und Geschäftsführer Thomas Hähn, der sich vor allem um kaufmännische Belange und die Unternehmensorganisation kümmert, nutzt das System unter anderem zur Überwachung der Liquidität. Zudem holt er sich die jeweils neuesten Informationen und Kennzahlen über Angebote, Auftragseingang und Umsatz ein. Auch die Betreuung von langjährigen Kunden übernimmt der Chef selbst, für den mitlaufende Kalkulation und Kapazitätsplanung die wichtigsten Bestandteile des ERP-Systems sind. Sein Vorstandskollege Frank Konrad, der als Geschäftsführer für Vertrieb und Konstruktion zuständig ist, nutzt vor allem die Möglichkeiten des Systems in Sachen Ressourcenpflege und Terminpläne. Geschäftsführer Marco Unverzagt unterstehen die Bereiche Service, Montage, Fertigung und Planung. Er verschafft sich den Überblick über das Ersatzteilangebot und die Service-Einsätze. Dies erleichtert ihm die Abrechnung von Aufträgen und die Personal- und Urlaubsplanung für Auftragsspitzen. So wirkt ams wie ein Unternehmens-"Cockpit". "Unter dem Strich haben wir nun ein schlankes, transparentes System, das ohne großen Schulungsaufwand zu beherrschen ist. Viele Funktionen erschließen sich zudem intuitiv, da sie der Windows-Welt ähneln" resümiert Jörg Kilb, der als Projektleiter für die ERP-Einführung verantwortlich war. Zudem profitiere man von der Erfahrung von AMS Hinrichs + Müller im Sondermaschinenbau. Auch habe sich der Erfahrungsaustausch mit anderen ams-Nutzern als sehr hilfreich erwiesen. "Transparenz, durchgängige Ressourcen- und Terminplanung sowie mitlaufende Kalkulation", nennt Andreas Huhn als hervorstechende Merkmale des ERP-Systems. "Die Geschäftsführung kann die Gesamtkosten jederzeit durch Zugriff auf die mitlaufende Kalkulation überwachen und ihre Planung laufend anpassen." Besser könne "Lean-Management" nicht realisiert werden. hs

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