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Artikel und Hintergründe zum Thema

Veraltete Verfahren

KMU verbringen zuviel Zeit mit der Dokumentenverwaltung

Die Produktivität in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) in Deutschland, Großbritannien und Frankreich wird durch die Erstellung und Verwaltung von Textdokumenten, wie Berichten, Verträgen, Förderungsanträgen, Ausschreibungen oder Werbematerial, stark beeinträchtig. Vor allem, weil veraltete Verfahren eingesetzt werden. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie, in Auftrag gegeben vom Softwareanbieter Nuance Communications.

41 Prozent der Unternehmen haben nicht genug Zeit die Effizienz ihrer Dokumentenverwaltung zu steigern, hat Softwarehersteller Nuance ermittelt.

Unter dem Titel „Je besser die Technologie, desto größer die Effizienz“ ermittelte diese Studie, wie die befragten KMUs in den drei Ländern ihre Effizienz bewerten, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen und mit welcher Technologie sie dieses Problem lösen möchten. Befragt wurden 757 Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern.

Ein Ergebnis der Studie besagt, dass 41 Prozent der befragten KMUs keine Zeit haben, sich mit einer potenziellen Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Spracherkennungssoftware und bezahlbarer Imaging-Lösungen zu befassen, auch wenn dazu nur ein IT-Upgrade nötig wäre. Trotzdem gibt ein Drittel der KMUs an, dass sie ihre Softwareanforderungen nur einmal im Jahr, alle anderthalb Jahre oder noch seltener überprüfen.

„In der modernen Geschäftswelt kommunizieren und handeln Unternehmen vermehrt digital“, kommentiert Steven Steenhaut, Senior Director, EMEA Marketing bei Nuance Communications, die Ergebnisse der Studie. „Trotzdem verwenden viele KMUs bei der Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente weiterhin zeitraubende, veraltete Verfahren. Dies wirkt sich negativ auf ihre Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und langfristig auch auf ihre Profitabilität aus. Dabei gibt es bereits passende Lösungen, die die Unternehmenseffizienz maßgeblich steigern und eine schnelle Amortisierung der Investitionen bewirken.”

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Weitere Ergebnisse der Studie:

  • KMUs können ihre Produktivität deutlich erhöhen, wenn sie leistungsstarke Spracherkennungslösungen zur Dokumentenerstellung verwenden. Trotzdem nutzen in Deutschland (14 Prozent), Großbritannien (4 Prozent) und Frankreich (6 Prozent) bisher nur wenige KMUs diese Technologie.
  • Bei der Wahl einer PDF Software, entscheiden sich 29 Prozent für bekannte Marken, und versäumen dadurch effizienzsteigernde und kostenreduzierende Möglichkeiten alternativer Produkte. Davon ausgehend, dass 92 Prozent der deutschen KMUs mit PDFs arbeiten, spart eine Umstellung auf eine preisgünstige aber leistungsstarke PDF-Software mit einem anwenderfreundlichen Lizenzierungsmodell erhebliche Kosten und steigert die Produktivität.
  • 38 Prozent der KMUs verbringen täglich durchschnittlich zwei Stunden mit der Dokumentenbearbeitung. 10 Prozent der KMUs in Deutschland brauchen dafür sogar täglich mehr als fünf Stunden.
  • 25 Prozent der Anwaltskanzleien benötigen bis zu vier Stunden am Tag für die Bearbeitung von Dokumenten, bei 19 Prozent sind es sogar sechs Stunden täglich.
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