Interview mit Franck Lheureux

Andrea Gillhuber,

Mehr Ressourcen durch Digitalisierung im Einkauf

Längst hat die Digitalisierung sämtliche Industriezweige und -bereiche im Griff. Welche Potenziale sich durch Digitalisierung und Automatisierung im Einkauf ergeben können, was genau sich hinter E-Procurement verbirgt und welche Rolle der Einkauf gegenüber dem Vertrieb im Exportweltmeisterland Deutschland spielt, darüber sprach SCOPE mit Franck Lheureux, General Manager EMEA bei Ivalua.
Welche Potenziale können sich durch Digitalisierung und Automatisierung im Einkauf ergeben? © Shutterstock/William Potter

Welche Rolle spielen IT und Digitalisierung im Einkauf?

Franck Lheureux ist General Manager EMEA bei Ivalua. Der Supply-Chain-Experte hat weltweit Digital-Transformation-Programme diverser Fortune-500-Unternehmen begleitet. © Ivalua

Sie spielen eine zunehmend wichtige Rolle für Einkaufsmanager. Die Digitalisierung hilft nicht nur, die Kosten zu senken, sie setzt Kapazitäten frei. Der Einkauf kann sich mehr um strategische Fragen kümmern und Werte in neuen Bereichen schaffen. Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Die Digitalisierung sorgt für mehr Transparenz, einen einfacheren Vergleich komplexer Angebote, ein solides Vertragsmanagement, fundiertere Analysen, ein besseres Reporting. Sie ermöglicht zudem eine strukturierte Zusammenarbeit mit Lieferanten und mit internen Abteilungen wie F&E oder Produktion. Der Einkauf wird damit zur zentralen Schnittstelle zwischen dem Potenzial, das die Lieferanten mitbringen, und den Ideen und Anforderungen, die die verschiedenen Unternehmensbereiche mit dem Einkauf erarbeiten. Unternehmen, die die Potenziale ihrer Lieferanten für Innovationen und Prozessoptimierung nutzen können, sind nicht nur schneller am Markt, sie sind auch wettbewerbsfähiger, weil sie schneller Produktverbesserungen und Innovationen anbieten können. Schließlich zeigt die Erfahrung, dass Lieferanten auch neue Geschäftsideen beitragen können.

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Wie weit ist E-Procurement verbreitet und wie ist es in einem Unternehmen einzuordnen (Einkauf, Lieferantenmanagement, Supply Chain Management)?

Es kommt darauf an, wie man E-Procurement definiert. Wenn wir die operative Beschaffung vom Angebot bis zur Rechnungsabwicklung meinen, nutzen mehr als zwei Drittel der Großunternehmen und Mittelständler dafür bereits eine Software oder eine Plattform. Wenn wir den Begriff auf die gesamte Beschaffung ausdehnen, also das Lieferantenmanagement und das Sourcing mit einschließen, dann sind es weniger. Das liegt auch daran, dass in der Vergangenheit durchgängige Suites noch nicht so leistungsfähig waren, wie sie es heute sind. Weil aber inzwischen Plattformen wie Ivalua existieren, die alles Cloud-basiert und aus einem Guss anbieten, verlassen immer mehr Unternehmen den Best-of-Breed-Pfad und sehen sich nach einer integrierten Plattform um.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die Implementierung von E-Procurement? Muss dafür ein neues ERP-System eingeführt werden?

In der Regel sollte jedes Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500 Mio. Euro aus einer E-Procurement-Investition einen beträchtlichen Return on Investment erzielen. Eine solche Investition trägt entscheidend dazu bei, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn E-Procurement-Systeme bieten viele Vorteile: Kosteneinsparungen, ein gesteigerter Cashflow, leichtere Einhaltung von Vorschriften, Prozesseffizienz. Außerdem verbessern sie die Beziehungen zu Lieferanten und die Zusammenarbeit. Aber auch kleinere Unternehmen können davon profitieren, wenn sie ein beträchtliches Ausgabenvolumen und viele Lieferanten haben. Man muss sich jeweils das Ausgabenprofil eines Unternehmens genau anschauen. Um die Daten aus dem Einkauf anderen Bereichen zur Verfügung zu stellen und umgekehrt, braucht es kein neues ERP-System. Unsere Cloud-basierte Plattform zum Beispiel integriert sich über fertige Konnektoren zu allen wichtigen ERP-Lösungen.

Wie weit wird Ihrer Meinung nach die Automatisierung im Einkauf voranschreiten? Welche Aufgaben werden Computer und intelligente Software in Zukunft im Einkauf erledigen?

Wir werden in den kommenden Jahren eine deutliche Zunahme der Automatisierung sehen, der menschliche Anteil rund um Bestellung und Fakturierung wird spürbar abnehmen. Die Sourcing- und Vertragsprozesse werden sogar noch stärker automatisiert werden. Der deutliche Fortschritt bei den Funktionalitäten von Source-to-Pay-Suites befeuert diesen Trend. Die Integration von immer besseren Anwendungen künstlicher Intelligenz (KI) wird der größte Katalysator für die zukünftige Automatisierung sein. Bisher repräsentierte KI für Beschaffungsprozesse eher einen Hype als die Realität. Aber die Technologie wird schließlich so weit ausgereift sein, dass wir signifikante Auswirkungen sehen werden. KI wird uns dabei helfen, die Bestell- und Rechnungsverarbeitung nahezu vollständig zu automatisieren. Sie wird die Anwender zu den passenden Produkten führen und sogar Papierrechnungen mit Verträgen und Bestellungen abgleichen. Auf der Sourcing- und Contracting-Seite wird KI dabei helfen, Chancen zu erkennen. Sie wird im Vergleich zu bisherigen Analysen lösungsorientiertere Einblicke im Sinne von Prescriptive Analytics liefern und sogar automatisch Verträge schließen. Es gibt so viele Bereiche, in denen KI die Beschaffung verändern wird. Dennoch sehe ich das nicht als Anlass zur Sorge. Schauen Sie sich die Branchen in Deutschland an, in denen die meisten Roboter eingesetzt werden – die Beschäftigung ist dort am höchsten. Wettbewerbsvorteile führen selten zu einem Abbau von Arbeitsplätzen. Letztlich wird die Automatisierung der betrieblichen Aktivitäten dazu beitragen, die Beschaffung auf ein neues Niveau zu heben, da mehr Ressourcen für strategische und attraktivere Aufgaben zur Verfügung stehen.

Was macht aus Ihrer Erfahrung heraus heute einen digital führenden Einkäufer beziehungsweise eine führende Einkaufsabteilung aus?

Als Grundlage sehe ich hier die zur Verfügung stehenden Informationen: Nur wer einen Gesamtüberblick über wirklich alle Ausgaben und Ausgabenkategorien hat, direkt und indirekt, kann fundiert strategisch agieren und Prozesse effizienter gestalten. Dazu gehören auch nachhaltig gepflegte Stammdaten. Immer wichtiger wird auch eine Organisation, die mit den Lieferanten einen intensiven Austausch und eine echte Partnerschaft lebt. Dazu gehören dann auch abteilungsübergreifende, flexible Prozesse. Das ist nach unserer Erfahrung die größte Herausforderung. Denn die meisten Systeme sind zu starr, Anpassungen an neue Anforderungen dauern zu lange. Wenn der Einkauf Änderungen aber selbst konfigurieren kann, wird er deutlich agiler. Prozesse laufen schneller und stabiler. Davon profitiert dann auch das Gesamtunternehmen.

Deutschland ist Exportweltmeister. Welche Bedeutung hat unter diesem Gesichtspunkt der Einkauf gegenüber dem Vertrieb in Deutschland?

Ein wesentlicher Grund, dass Deutschland gegen Produkte aus Niedriglohnländern bestehen kann, ist neben der höheren Produktivität die Qualität innovativer Produkte. Der Einkauf leistet hierfür einen wesentlichen Beitrag – durch die Beschaffung von Materialien und Teilen, die diesen hohen Standard ermöglichen. Er ist, je nach Branche, für 50 bis 80 Prozent der externen Wertschöpfung verantwortlich.

Der strategische Einkauf hat also eine Schlüsselfunktion für den Unternehmenserfolg, die zunehmend auch innerhalb der Unternehmen anerkannt wird. Das zeigt inzwischen auch die Entwicklung der Gehälter, die gegenüber dem Vertrieb aufholen. Der Einkauf wird außerdem als Schnittstelle zu den Zuliefer- unternehmen mit ihren Innovationen und Ideen für Produkte und Produktion immer wichtiger.

Wie ist der Einkauf in Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern aufgestellt? Ist er wettbewerbsfähig?

Nach meiner Beobachtung würde ich sagen, dass der Einkauf in Deutschland neue Technologien sorgfältiger prüft, bevor er sich für eine Lösung entscheidet. Dieses eher risikoscheue Verhalten war in der Vergangenheit oft sehr vorteilhaft. Angesichts der gegenwärtig raschen Fortschritte in der Beschaffungstechnologie und weil die Erwartungen an die Beschaffung doch sehr schnell steigen, müssen Führungskräfte aufpassen, nicht zu konservativ zu sein. Abzuwarten, wie sich die weltweiten Mitbewerber den neuen Bedingungen in der Beschaffung anpassen und modernste Technologien nutzen, kann zu einem Verlust der Wettbewerbsvorteile führen, der schwer wieder ausgeglichen werden kann.

Was denken Sie über das Marktumfeld in Deutschland?

Der Wettbewerb ist in Deutschland sicher härter als in anderen Ländern, weil viele dazu neigen, einen großen Lösungsanbieter zu bevorzugen. Dafür gibt es jedoch keine objektive Begründung. Entscheidend sind marktführende Funktionalitäten in einer wirklich integrierten Suite und praktische Innovationen, die tatsächlich zusätzliche Werte schaffen. Künstliche Intelligenz, zum Beispiel, bietet ein enormes Potenzial für den Einkauf und für die Lieferketten, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt wird. Ivalua investiert nicht nur in die neuesten Algorithmen, sondern auch in ein solides Fundament aus qualitativ hochwertigen Daten, damit die Algorithmen nützliche Ergebnisse liefern können. Darüber hinaus hat Ivalua erkannt, dass die meisten Prozesse zwar Standard sind, aber doch einige von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Das heißt, wir bieten Best Practices in unserer Software, aber auch Konfigurationsmöglichkeiten, damit die Lösung an diese einzigartigen, sich wandelnden Anforderungen angepasst werden kann.

Ivalua hat vor kurzem Directworks, einen Spezialisten für den Einkauf direkter Materialien übernommen. Wie weit sind Sie mit der Integration?

Die meisten der für Directworks einzigartigen Funktionalitäten sind seit dem letzten Release von Anfang September in unsere Plattform integriert, ergänzt um unsere eigenen Innovationen für direkte Materialien. Die übrigen Funktionalitäten werden in unserer nächsten, für November geplanten Version der Plattform zur Verfügung stehen.

Es gibt das Gerücht, dass Sie die gesamte Geschäftslogik dieser Lösung neu programmiert haben, um sie in Ihre Suite zu integrieren. Stimmt das und wenn ja, warum machen Sie das?

Unser Ansatz bei Akquisitionen ist es, Patente und Expertise zu erwerben und dann in die eigene Plattform einzubauen. Genau das haben wir mit Directworks gemacht. Einer der größten Pluspunkte von Ivalua ist ein durchgehender Programmcode und ein gemeinsames Datenmodell für die gesamte Plattform. Jedes implementierte Modul weiß stets und umfassend, was in anderen Modulen gerade geändert wurde. Diesen hohen Anspruch haben die beiden Unternehmensgründer in der DNA von Ivalua verankert. Nicht zuletzt hat unser Gründer und Corporate-CEO David Khuat-Duy seinerzeit selbst die ersten Programmzeilen geschrieben.

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