Kantinendatenerfassung, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle

Komplette Konzepte

Zeiterfassung, bargeldlose Abrechnung von Leistungen im Unternehmen und schließlich auch die Zutrittskontrolle sind Mitarbeiter-orientierte Funktionen der innerbetrieblichen Informationstechnik. Sie wirtschaftlich zu planen, zu installieren und zu betreiben bedarf es schlüssiger Konzepte, die Raum für individuelle Anpassungen und funktionale Erweiterungen lassen.

Unternehmen jeder Branche, egal ob Kunststofffertiger, Werkzeugmaschinenbauer oder Versicherung – um nur einige zu nennen – leben auch vom seriösen Eindruck, den sie bei Kunden und Interessenten erzeugen. Um den zu gewinnen, bedarf es zunächst konkurrenzfähiger Produkte und Leistungen, aber auch eines durch das Auftreten geprägten positiven Gesamteindrucks. Da gibt es sicher graduelle Unterschiede, das ändert aber nichts am Prinzip. Deshalb suchten die Verantwortlichen des Rückversicherer Swiss Re für den neuen Unternehmenssitz in Unterföhring eine innovative Lösung für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Abrechnungssystemen. Die sollte nicht nur den hohen technischen Anforderungen genügen, sondern sich auch in die außergewöhnliche Architektur nahtlos integrieren.

In der Unternehmenszentrale wirken rund 500 feste Mitarbeiter sowie eine Vielzahl externer Servicekräften und nur sporadisch anwesende Angestellte und freie Mitarbeiter auf rund 71 000 Quadratmetern Bruttogeschossfläche. Eine ausgefeilte Zutrittskontrolle und moderne Zeiterfassung sind unerlässlich. Die architektonischen Randbedingungen mit vielen Gebäudeteilen und Zugängen sowie die zentrale Informationstechnik mit der ERP-Software SAP R/3 prägen die Anforderungen.

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Bei Strukturierung der Anforderungen im Projekt Zeiterfassung und Zutrittskontrolle kristallisierten sich einige Anforderungen recht schnell heraus: Zum einen sollten die Mitarbeiter im üblichen Tagesgeschäft keine Schlüssel benötigen, zum anderen sollte eine integrierte Lösung gefunden werden, die hardwaretechnisch beide Bereiche abdeckt. Um die Zeitwirtschaft abbilden zu können, war vorgesehen, das HR-Modul für Personalplanung (Human Recources) im vorhandenen R/3 zu nutzen. Für die Zutrittskontrolle musste eine Softwarelösung beschafft und installiert werden.

Unter den Prämissen ,,keine Schlüssel" und ,,ein System für alle Anforderungen" kam als Erfassungsmedium nur ein berührungsloses Chipkarten- oder Transpondersystem in Frage. Mit dieser Entscheidung verbunden war jedoch gleich die nächste Anforderung: Auch die Mitarbeiterverpflegung bis hin zum Getränkeautomaten sollte sich mit dieser Karte bargeldlos abwickeln lassen. Und schließlich rückte eine weitere mögliche Sicherheitsanwendung ins Blickfeld: die sichere Identifizierung an den Rechnersystemen.

Zutrittskontrollen außen und innen

,,Nicht nur die Gebäudehülle war zu sichern", so Projektleiter Christian Walz. Zwischen Gebäudeteilen , zu allen Türen an Versorgungseinheiten, Technikräumen wie beispielsweise dem Rechenzentrum waren Zugangssicherungen vorgesehen. Entsprechend haben wir insgesamt etwa 240 berührungslos arbeitende Kartenleser installiert, vom Raum der Etagen-LAN- und Telefonverteilung (LAN = Local Area Network) bis zur Tiefgarage."

Drei Klassen von Zutritts-Kontrollzonen sind eingerichtet:

• Klasse 1: Tür ist während der Arbeitszeiten offen; zwischen 19.30 und 6.30 Uhr sowie an arbeitsfreien Tagen wird eine Karte benötigt.

• Klasse 2: Tür ist immer zu, auch während der Bürostunden wird eine Karte benötigt.

• Klasse 3: Tür ist immer zu. Es wird eine Karte und eine PIN benötigt.

Die Berechtigungen jedes Mitarbeiters sind in Profilen hinterlegt. Derzeit angelegt sind etwa 45 Profile. Die Berechtigungen sind jederzeit änderbar, verlorene Karten sind Ad-hoc sperrbar. Die Berechtigungsprofile liegen auf bereichsmäßig angeordneten ACM-Servern (Access Control Manager), die, wie die gesamte Hardware im Bereich Zutrittskontrolle und Zeiterfassung vom Münchener Terminalspezialisten PCS Systemtechnik stammen. Aktualisiert werden sie vom zentralen Zutrittskontroll-Rechner. Diese Konstellation hat den Vorteil, dass das gesamte System auch dann weiter funktioniert, wenn eine zentrale Datenleitung oder ein Rechner ausfällt. Das System kann ohne Einbußen an Sicherheit, weiter arbeiten.

Auch gegen Einbruch schützt die Anlage: Aufbruchversuche der Türen und Manipulation der Kartenleser werden automatisch gemeldet. Ebenso lösen Türöffnungen über eine bestimmte Zeitdauer eine Meldung aus.

Neben dem Aspekt der reinen Zutrittskontrolle erfüllt das System einen wichtigen Informationsaspekt im Gefahrenfall: ,,Muss das Gebäude, beispielsweise bei Feueralarm, geräumt werden, lässt sich schnell feststellen, wer sich im Gebäude aufgehalten hat, erklärt Christian Walz.

Eine andere Art der ,,Zutrittskontrolle" steckt hinter einer ungewöhnlichen Kartentechnik: Auf den Ausweisen sind zwei Chips vorhanden: Ein berührungslos arbeitender und einer, der die Daten nur im direkten Kontakt mit einem Leser austauscht, ähnlich einer Telefonkarte. Er soll künftig als Identifizierungsmedium im Datennetz sorgen. Alle PC-Tastaturen werden mit einem Lesegerät ausgestattet. Mit Einstecken der Karte und Eingabe eines PIN identifiziert sich der Benutzer gegenüber der Datenverwaltung und bekommt alle von ihm nutzbaren Anwendungen automatisch freigeschaltet. Damit entfällt das aufwendige Verwalten von Passwörtern, zumeist mehreren pro Benutzer. Dass hier ein zusätzlicher Kontaktchip neben der kontaktlos arbeitenden Variante auf einer Karte gewählt wurde, ist in den Sicherheitsanforderungen begründet. Wenn der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt, muss er seine Karte ziehen. Dann wird der Monitor schwarz geschaltet. Einen erzieherischen Effekt hat die Tatsache, dass die Karte benötigt wird, um beispielsweise in der Cafeteria zu gelangen oder den Kaffee am Automaten zu bezahlen.

Und ein spezielles High light hat Swiss Re sich realisieren lassen. Die Mitarbeiter sind verschiedenen Units im Gebäude zugewiesen. Wenn der letzte Mitarbeiter einer Unit das Haus verlässt, also Gehen gebucht hat, werden innerhalb der Unit automatisch das Licht und die Be- und Entlüftung herunter gefahren. Selbstverständlich sind weiterhin manuelle Ein- und Ausschaltungen möglich. Eine Schnittstelle zwischen Gebäude-Leittechnik und Zeiterfassungssoftware hat dieses Feature ermöglicht.

Schließfachanlage und Sicherheitsschleusen

Mit dem Ziel ein – für die ,,normalen" Mitarbeiter – schlüsselfreies Gebäude zu erreichen, waren auch Überlegungen hinsichtlich der Integration von Schließfachanlagen anzustellen. Sie dienen beispielsweise der zentralen Aufbewahrung von Automatenschlüsseln, Service-Zutrittskarten oder als Zwischenablage von Ausdrucken aus den zentralen Hochleistungsdruckern. Gesteuert werden diese Anlagen über PCS-Terminals vom Typ Intus 3300. Hat ein Mitarbeiter die Berechtigung, aus einem Schließfach etwas zu entnehmen, legt er seine Karte an das Lesegerät, das das Fach mit entsprechender Fachnummer freigibt.

Für Hochsicherheitsbereiche, beispielsweise das Rechenzentrum, sind Schleusensteuerungen installiert, deren Funktion ohne zusätzliche oder spezielle Hard- und Software realisiert wurden.

Zeitwirtschaft für eine Kultur der Fairness

Zweiter wichtiger Funktionsblock der Installation ist die Zeiterfassung. Für alle Mitarbeiter gilt ein einheitliches Zeitmodell: Es gilt Gleitzeit bei einer Regelarbeitszeit von 38,5 Stunden pro Woche. Gezählt werden Anwesenheitszeiten von 7.00 bis 19.00 Uhr außer Samstag und Sonntag. Es sind keine Mindestzeiten pro Tag vorgeschrieben, und es können beliebig viele Gleittage genommen werden. Um die Überstundenkonten nicht allzu sehr anschwellen zu lassen findet einmal jährlich eine Kappung statt. Das über 50 Stunden liegende Guthaben wird Angestellten auf ein Langzeitkonto, ähnlich einem Lebensarbeitszeitkonto, übertragen. Außer tarifliche Angestellte erhalten allerdings nur 50 Prozent der über 70 Mehrarbeitsstunden liegenden Anteil gutgeschrieben. Leitende Mitarbeiter erhalten nur den über 100 Mehrarbeitsstunden liegenden Anteil zu 50 Prozent auf ihr Langzeitkonto.

Zeitbuchungen finden an insgesamt 14 Buchungsterminal vom Typ Intus 3100 statt. Sie sind arbeitsplatznah, zumeist in Nähe der Aufzüge und im Schulungs- und Tagungstrakt installiert. Am Empfang werden die Karten von Mitarbeitern der externen Firmen erfasst. Im Zweifelsfall können hier externe Mitarbeiter überprüft werden.

Die Zeitbuchungen fließen über einen Server in die Software SAP R/3 ein, genutzt wird die neue PDC-Schnittstelle. Über Nacht werden die Datensätze verarbeitet und die Ergebnisse an den Zeiterfassungsserver zurück gemeldet. Am nächsten Morgen stehen den Mitarbeiter auf Knopfdruck an den Terminals verschiedene Informationen zur Verfügung: Gleitzeitsaldo, Resturlaub, genommene Gleittage, Mehrarbeitssaldo (bei angeordneter Mehrarbeit) und der Stand des Langzeitkontos können abgerufen werden.

,,Die großzügigen Regelungen geben den Mitarbeitern viele Freiheiten, was ohne die Erfassung der Arbeitszeiten gar nicht möglich wäre. Die Arbeitszeiterfassung schafft auch innerhalb von Teams und Arbeitsgruppen eine gewisse Kultur der Fairheit, haben Christian Walz und seine Kollegen in der Projektgruppe festgestellt.

Zeitbeauftragte, ein zumeist eher wenig geliebter Job in den Unternehmen, benötigt Swiss Re nicht. Fehlzeiten buchen die Mitarbeiter über ihren PC selbst in R/3. Über das zentrale Informations- und Mailmedium Lotus Notes können Mitarbeiter ihre Zeitreports direkt in R/3 einsehen und Korrekturen eintragen. Automatisch erhält der Vorgesetzte eine Info-Mail. Bestätigen muss er die Buchung jedoch nur, wenn Rechtsvorschriften das verlangen, beispielsweise bei Krankmeldungen, oder bei kritischen Vorgängen.

Multifunktionales Kartensystem

Eine weitere, sehr augenfällige Anwendung der Dienstausweise der Swiss Re findet sich bei der Verpflegung. An Heißgetränkeautomaten in der Cafeteria und in den Etagencafes sowie in Verpflegungsstationen ist keine Bargeldannahme möglich. Zahlungen sind nur über die Geldbörsenfunktion der Karte möglich. Die Karten lassen sich an einem Automaten mit Bargeld oder per Abbuchung über die Euroscheckkarte aufladen. Interessantes Detail am Rande: Auch für die Rücknahme der Pfandflaschen steht ein Automat zur Verfügung, er bucht das Pfand auf die Karte. Eine Verrechung des Verzehrs mit Lohn oder Gehalt ist per Schnittstelle problemlos möglich, darauf wurde aber bewusst verzichtet: Die Personalabteilung soll keinen Einblick in das Verzehrverhalten einzelner Mitarbeiter gewinnen können.

Projektierung auf hohem Niveau

Ein so komplexes Projekt, in dem bereits Funktionen der nächsten Jahre vorbereitet wurden, verlangt Projektierungsarbeiten auf hohem Niveau sowie Hard- und Software auf neuestem Stand. Die Integration einer Fülle von Funktionalitäten ohne den Standard zu verlassen, verspricht Zukunftssicherheit. Lediglich die Datenübergaben an die Gebäudeleittechnik verlangten Individualprogrammierungen. Auf jeden Fall werden Updates der Software keine Probleme bringen. Da die Hardware von PCS, also Leser, Zeiterfassungs-Geräte und Rechner zur Daten-Vorverarbeitung, auf Industriestandards aufbauen, sind auch hier in absehbarer Zukunft keine Probleme zu befürchten.

Bewusst hat Swiss Re nicht auf Komplettsysteme mit allen Komponenten aus einer Hand gesetzt. ,,Zum einen", so Christian Walz, ,,sind das üblicherweise proprietäre Technologien, die eine Anbindung externer Technologien erschweren, zum anderen ist man bei Ausfall des Lieferanten völlig aufgeschmissen." Also sollten für Software und Hardware jeweils sehr starke Partner auftreten, die selbstverständlich harmonisch zusammen arbeiten.

Design nach innen und außen

Nach Abstimmung der Technik gab es eine durchaus bedeutende Phase in der es um Designfragen hinsichtlich der Terminals ging. Die Form der Leser und Terminals genügte den hohen Anforderungen, auch denen des Architekten, der mit in der Planungsgruppe saß. Lediglich die Farbgebung wurde den speziellen Wünschen angepasst.Meinolf Droege

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