Bürokratie im Mittelstand

Wie Unternehmen effizienter arbeiten

Im Rahmen der Studie "Bürokratie im Mittelstand" befragte TNS Emnid im Auftrag des Softwareunternehmens Sage insgesamt 400 Unternehmen. Das Ergebnis: 96 Prozent stufen die Anzahl der Gesetze und Verordnungen in Deutschland als zu hoch ein. Im Interview bewertet Sage-CFO Dr. Thomas Scholtis die Problematik und zeigt Wege aus dem Bürokratie-Dschungel.

"Wenn die Entscheider von 400 deutschen Unternehmen die Bürokratie als hoch oder sehr hoch einstufen, dann ist das ein alarmierendes Zeichen," sagt Dr. Thomas Scholtis, CFO beim Softwareanbieter Sage.

SCOPE: Herr Scholtis, Sie haben die Studie „Bürokratie im Mittelstand“ in Auftrag gegeben. Wie bewerten Sie die Ergebnisse, wonach fast jeder Befragte sagt, dass es zu viele Gesetze und Vorschriften gibt?

Scholtis: Wenn die Entscheider von 400 deutschen Unternehmen die Bürokratie als hoch oder sehr hoch einstufen, dann ist das ein alarmierendes Zeichen. Natürlich ist eine Wirtschaft ohne Bürokratie utopisch. Informationspflichten, Genehmigungsprozesse und Richtlinien sind die Basis für das Funktionieren unseres Systems. Doch in der Befragung durch TNS Emnid haben die Unternehmen unmissverständlich zum Ausdruck gebracht: Es ist zu viel! Und wenn man sich ansieht, was da alles auf die Unternehmen zukommt, ist die Einschätzung nur zu verständlich. Allein in jüngster Zeit mussten die Firmen beispielsweise so unterschiedliche neue Vorschriften anwenden wie die „Dokumentationspflicht bei psychischen Gefährdungsbeurteilungen“ oder die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff- kurz GoBD“. Hinzu kommen dann noch die zahlreichen Änderungen bestehender Regelungen, wie beispielsweise das neue Elterngeld Plus. Der Aufwand, der den Unternehmen dadurch entsteht, ist beträchtlich. Und angesichts des herrschenden Fachkräftemangels in vielen Bereichen ist er nicht einmal mit zusätzlichen Personalkosten zu bewältigen.

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SCOPE: Was also ist aus Ihrer Sicht zu tun?

Scholtis: Zunächst einmal sollte der Staat mehr auf die Wirtschaft hören, wenn es um die Auswirkungen von neuen Vorschriften auf den unternehmerischen Alltag geht. Bei SEPA und Mindestlohn wurde diese Chance vertan. Immerhin hat man bei letzterem inzwischen erste Korrekturen vorgenommen, auch wenn diese noch nicht ausreichen. Deshalb ist es genauso wichtig, bestehende Gesetze auf ihre Praxistauglichkeit und Anwendbarkeit zu überprüfen. Bürokratieabbau muss das Ziel sein. Aber der Weg dorthin ist weit. Und deshalb dürfen zumindest keine neuen Bürokratiemonster geschaffen werden. Das ist das Mindeste, was wir von der Politik erwarten können.

Unabhängig davon muss man aber auch sagen: Bürokratie ist keine unvorhersehbare Naturkatastrophe. Als Entscheider kann man sich darauf einstellen und dafür sorgen, dass die Belastungen auf ein erträgliches Maß begrenzt werden.

SCOPE: Und wie soll das in der Praxis aussehen? Sie haben ja selbst den Fachkräftemangel angesprochen.

Scholtis: Es kommt natürlich immer darauf an, was man aus den Gegebenheiten macht. Nehmen Sie nur das Beispiel GoBD: Wer die zahlreichen kaufmännischen Belege, die im Zuge der Auftragsbearbeitung anfallen, in unterschiedlichen Programmen erstellt und verwaltet, die nicht miteinander integriert sind, der wird Schwierigkeiten haben, die neuen Vorschriften einzuhalten. Aus der schon zitierten Studie wissen wir jedoch auch, dass mehr als die Hälfte der Befragten sich auf die GoBD gut oder sehr gut vorbereitet fühlen. Sie haben also ihre Hausaufgaben gemacht. Für alle anderen wird es jetzt allerhöchste Zeit. Dabei gilt, wie ganz allgemein im Umgang mit der Bürokratie im Unternehmen: Schlanke Prozesse, unterstützt durch sinnvolle Softwarefunktionen, bändigen die Bürokratiemonster.

SCOPE: Bedeutet das jetzt, dass Unternehmen in Software investieren müssen, um bürokratische Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen?

Scholtis: Im Kern geht es darum, Abläufe im Unternehmen zu beschleunigen – mit den jeweils am besten geeigneten Mitteln. So lassen sich unter anderem gesetzliche Bestimmungen einfacher erfüllen. Doch das ist noch längst nicht alles. Von der Anforderung eines neuen Bürostuhls bis zum Urlaubsantrag gibt es im Unternehmen jede Menge bürokratischer Abläufe, mit denen der Gesetzgeber nichts zu tun hat. Viele Stationen in solchen Abläufen sind unnötig. Das fällt oft erst auf, wenn man sich die Prozesse bewusst macht und sie visuell darstellt. Natürlich geht das theoretisch auch ohne Software, aber mit einem digitalen Workflow-Designer entstehen schlanke Prozesse sehr viel einfacher und schneller. Das Abzeichnen des Urlaubsantrags ist dann nur noch ein Mausklick. Und das ist nur eines von vielen Beispielen, wie Firmen die Bürokratie im eigenen Hause mit Software besser in den Griff bekommen.

Und hinsichtlich erforderlicher Investitionen in Software: In dem Maße, in dem Prozesse zunehmend elektronisch unterstützt werden, sind Investitionen in Soft- und Hardware, aber auch in Dienstleistungen (z.B. Cloud-Services) und interne Abläufe erforderlich. Denken Sie an die effiziente Einbindung mobiler Endgeräte in die verschiedenen Unternehmensprozesse. Diese erfordert in der Regel nicht nur Änderungen in den Prozessen, sondern auch in internen Richtlinien. Das sind sinnvolle Investitionen, ohne Zweifel erforderlich auf dem Weg der Gestaltung des Unternehmenserfolges. Und diese Lösungen müssen schneller funktionieren als die bisherigen Lösungen. Zunehmend schlagen im Wettbewerb nicht die großen die kleinen Unternehmen, sondern die schnellen die weniger schnellen. kf

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