Technische Dokumentation

Technische Produktdokumentation im Maschinenbau

Die zunehmende Produktkomplexität und Produktindividualität stehen derzeit an erster Stelle der Herausforderungen der Unternehmen im Maschinenbau. Der Kunde ist König und der hat seine Vorstellungen und Wünsche an die Funktionalität der neuen Maschine oder Anlage. Dies wirkt sich unmittelbar auf die zugehörige Produktdokumentation und ihrer Erstellung aus.

Am 19. Mai 2015 findet in Bad Dürkheim die VDMA-Tagung Dokumentationserstellung im Maschinenbau statt, Informationen hierzu unter: mbi.vdma.org/id:7201029.

Der Wert und die Wichtigkeit der Technischen Produktdokumentation werden noch immer unterschätzt. Sie ist Bestandteil des Produktes und hat nachweislich schon zu Folgegeschäften geführt. Aber: eine verzögerte Auslieferung der Dokumentation kann erhebliche Zahlungseinbußen nach sich ziehen. Zusätzlich muss sie von hoher Qualität sein. Mangelhafte Beschreibungen oder fehlende (Sicherheits-)Hinweise können zu Haftungsfällen führen.

Dokumentation und Konstruktion im Schulterschluss
Der Grundstein für eine gute und im zeitlichen Rahmen bleibende Dokumentation wird in der Konstruktion gelegt. Hier werden Produkte so aufbereitet, dass sie aus einem Baukasten zusammengestellt werden können. Nur so lässt sich dem individuellen Kundenwunsch nachkommen und dabei die Produktkomplexität sowie die Variantenvielfalt beherrschen. Dieses Vorgehen ist so direkt auf die Arbeitsweise für die Technische Dokumentationserstellung übertragbar, denn zu einer kundenindividuellen Maschine gehört eine maschinenindividuelle Dokumentation. Sie muss eindeutig beschreiben was der Kunde hat – nicht, was er nicht hat.

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Der Technische Redakteur strukturiert analog zu dem in der Konstruktion erstellten Baukasten die Technische Produktdokumentation modular und ordnet die jeweiligen Dokumentations-Module den Bauteilen und Baugruppen zu. So lässt sich schon die Stückliste mit der Produktbeschreibung verknüpfen und die Dokumentation ergibt sich aus Zusammenstellung der Stückliste.

Dokumentation im unternehmensweiten Informationsfluss
Die Modularisierung der Technischen Dokumentation eröffnet weitere Möglichkeiten hinsichtlich der Verbesserung von Qualität und Abläufen. Die heutige Technik, die Organisation der IT-Systeme und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen eine Zusammenstellung der Betriebsanleitung so, dass sie die Maschine (Typ, Baureihe, et cetera) die zum Kunden ausgeliefert wird, exakt beschreibt.

Die Qualität der Dokumentation verbessert sich durch Wiederverwendung der Module gegenüber dem regelmäßig neu erstellten Dokumentationstext – zudem reduzieren sich die Erstellungskosten. Dies ist weithin bekannt und lässt sich schnell und einleuchtend erklären: Jeder neu erstellte Text kostet Zeit und damit Geld und ist in der Regel fehlerbehaftet. Deshalb durchläuft er vor seiner Auslieferung an den Kunden oder die Übersetzung einer Qualitätsprüfung. Bei der Wiederverwendung entfallen die zeit- und kostenaufwendige Texterstellung sowie Prüfung. Es werden nur neu erstellte Texte geprüft und übersetzt. Dies reduziert zudem Übersetzungskosten.

Aufgrund einer derartigen Organisation und Strukturierung der Dokumentation und der Nutzung heutiger im Kommunikations-Verbund befindlicher IT-Werkzeuge ist es möglich, dieselben Bausteine für die altbekannte Papierdokumentation sowie für moderne Medien wie Tablet oder Smartphone zu verwenden. Ja, schon in einem frühen Stadium der Produktentwicklung werden Prozessverbesserungen eingeleitet, weil der Baukastenbetrieb in der Konstruktion nachbereitet werden kann, um Dokumentationsmodule zu optimieren. Außerdem belegen Kennzahlen, dass Dokumentationsmodule überarbeitet werden müssen – dies aber nur nach Rücksprache mit der Konstruktion und dem Überarbeiten des Baukastensystems möglich ist. Hier wird ein gemeinsamer durchgängiger kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP eingeleitet. Und: Die Dokumentation - besonders die Betriebsanleitung - keinen Interpretationsspielraum lassen darf.

Kennzahlen und Module
Kennzahlen sind ein objektives Mittel der Qualitätsbewertung. Dies ist mit der Toleranzangabe in der Fertigung zu vergleichen. Die Toleranzangabe ist eine Vorgabe zur Qualitätsbeurteilung die über gut, schlecht (Nacharbeit) oder Ausschuss entscheidet. Textmodule werden vorrangig nach der Häufigkeit Ihrer Verwendung bewertet. Relationen wie Modulgröße, Anforderungen an die Produktbeschreibungen nehmen natürlich Einfluss auf eine Bewertung. Da die Module analog zum Konstruktionsbaukasten für die Produktvarianten aufgebaut werden, lassen sich hier die ersten Schlüsse zum Gesamtkonzept ziehen und gegebenenfalls frühe Korrekturen durchführen. Ein zusätzlicher Nutzen ist durch die Klassifizierung gegeben. Hierdurch lassen sich varianten- oder baureihenübergreifend Kriterien festlegen, welche zur Gesamtstrukturierung beitragen. Dies können Ausschlusskriterien sein, die besagen, dass ein Bauteil in besonderen Fällen nicht verwendet werden darf – oder muss. Ferner können bei Funktionsbeschreibungen Bauteile direkt einer Funktion zugeordnet werden – dies unterstützt zum Beispiel den Kundendienst bei der Vorbereitung eines Servicefalls.

Internet(portal)
Die Modularisierung vereinfacht zudem die Verwendung des Internets durch Verlinkung der einzelnen Module anstatt riesige Text zu scrollen. Die Vereinfachung drückt sich dadurch aus, dass die Informationen mit Zugriffsrechten versehen eingestellt werden. So sind die Informationen online jeweils für bestimmte Personen verfügbar. Ab diesem Moment wird der Nutzen mobiler Geräte, auf denen in der Regel keine großen Datenvolumina abgespeichert werden, deutlich sondern mit denen die Informationen aus dem Firmenportal zum Einsatz kommen. Der Nutzer der Information erhält so Zugriff auf den stets aktuellen Informationsstand.

Zielgruppen
Die Zielgruppen der Dokumentation sind sehr mannigfaltig. Sie erstrecken sich von den internen Nutzern wie Einkauf, Vertrieb, Schulung und Service zu den externen Kunden, Vermittlern oder auch Beratern und Resellern. Jeder erhält nur den für ihn notwendigen Teil der Dokumentation. Dies wird schnell durch den Einsatz von Metadaten erreicht, mit denen die Gesamtheit der Informationen zur Dokumentation genau und zielgruppengerecht aufbereitet sind.
Wichtig sind aber auch die Informationen, die firmenintern verbleiben sollen. Sie werden ebenfalls von der Dokumentationsabteilung zusammengetragen und finden ihre Verwendung für interne Zwecke wie Produktüberarbeitung oder -verbesserung, aus Gründen der Nachweispflicht oder auch Patentbeschreibungen.

Fazit:
Die Technische Produktdokumentation ist der "Technische Informationspool" im Unternehmen. Hier zeigt sich, dass nur das homogene Zusammenwirken und die Integration von Personen, Prozessen und Informationen Effizienz und Transparenz gesteigert werden können. Nur so können Unternehmen den Anforderungen aus dem Markt begegnen.
Für die derzeit so groß geschriebene Nachhaltigkeit muss der Dokumentation auch gezollt werden, dass hier eine Wissensbasis aufgebaut und in Systemen hinterlegt ist, auf die noch nach Jahren verlässlich zurückgegriffen werden kann. -sg-

VDMA, Frankfurt, Tel. 069/6603-0, www.vdma.org

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