Datenanalyse

Passgenaues Datenmanagement

Dokumenten-Management


Wie Systemintegration im Bereich Dokumentenmanagement (DMS) nach Maß funktioniert, zeigt der DMS-Spezialist Alos auf der Cebit in Halle 3 an Stand G20: Auf den Kunden zugeschnittene Erfassungslösungen wie die neueste Generation der Kodak Capture Pro Software in der Version 4.0. Diese ist so flexibel konzipiert, dass sie an die verschiedenen Anforderungen der Kunden angepasst werden kann. Unterschiedliche Ausgabeformate sind einstellbar, unabhängig davon, welches Archivierungssystem angeschlossen ist. Eine Produktivitätssteigerung erfährt die Dokumentenverarbeitung durch die Möglichkeit, dass die Software Aufgaben, wie das Auslesen von Barcodes oder die automatische Indizierung, bereits beim Scannen automatisiert ausführt, wodurch nachgelagerte Prozesse entlastet werden. Zudem kann eine anspruchsvolle Stapelverarbeitung parallel zu anderen Scanaufgaben erledigt werden – rechenintensive Prozesse wie die Erstellung von durchsuchbaren PDF laufen im Hintergrund, während weiter gescannt werden kann. Die neue Version 4.0 bietet eine vereinfachte Bedienoberfläche, die auf einzelne User angepasst werden kann. Sind die Scananwendungen einmal angelegt, wie beispielsweise Rechnungen, Kundenkommunikation, Lieferanten, Personal, kann mit nur wenigen Klicks von einer Anwendung zur nächsten gewechselt werden. Wird von mehreren dezentralen Scanplätzen aus gearbeitet, lassen sich Dokumente unabhängig voneinander an einen Speicherplatz auf dem Server scannen und mit Capture Pro gemeinsam weiterverarbeiten.

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Ein weiteres wichtiges Thema betrifft das revisionssicheres Archivieren von Sharepoint-Dokumenten: Hierfür hat Alos die Software oneECM im Angebot. Diese verbindet den Microsoft Sharepoint-Server mit der DMS-Lösung Docuware. Ein neues Modul zentralisiert Unternehmenswissen auf dem Sharepoint-Server: Die Benutzer können abteilungs- und standortübergreifend gemeinsam mit Dokumenten arbeiten, nach relevanten Daten recherchieren, Informationen veröffentlichen sowie Know-how und Unterlagen austauschen. Dabei garantiert Docuware die Rechtssicherheit der Dokumente. -sg-

Alos GmbH, Köln, Tel. 02234/4008-0, http://www.alos.de

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