Datenanalyse

Output Management: Der Weg zum Ziel

Die Integration von Output Management Verfahren zur zeitnahen automatisierten Bereitstellung relevanter Dokumente und Unterlagen in alltäglich gelebten Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher und wichtiger Bestandteil zur Optimierung der Ablauforganisation. Damit trägt das Cideon Output Management System nachhaltig zur Reduktion von Gemeinkostenanteilen in der Produktkalkulation und auch zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit von Prozessen und gesamten Unternehmen bei.

Jeder produktbezogene Geschäftsprozess in Unternehmen wird von Dokumenten beherrscht oder begleitet. So werden beispielsweise Unterlagen zu Geschäftsprozess-Schritten verschiedener SAP Module (MM, PP, PS, SD oder QM) gedruckt. Auf Basis der ausgegebenen SAP Belege folgt meist eine zeitaufwendige, von Medienbrüchen begleitete manuelle Beschaffung nötiger Zusatzdokumente zur Komplettierung der im Geschäftsprozess-Schritt benötigten Unterlagen.

Erst nach vollständiger Zusammenführung verschiedenster-SAP Belege und weiterer Dokumente können nachfolgende Aktivitäten im Geschäftsprozess beginnen. Hier und da trifft man auf dezentral organisierte Zweitablagen, die einen vermeintlichen Zeitvorteil in der Dokumentbeschaffung herbeiführen sollen. Eine verfahrensbedingt eingeschränkte Aktualität von Zusatzablagen führt jedoch in der Folge zu einem zweifelhaften Gesamtergebnis von prozessrelevanten Unterlagen. Von bedarfsorientierter, zeitnaher, regelbasierter, qualitätsgesicherter Unterlagenbereitstellung kann somit keine Rede sein und erhöht dabei das Risiko, zum Beispiel falsche oder fehlerhafte Materialien einzukaufen, zu produzieren oder zu liefern.

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Verschiedene Anwendungen innerhalb der unternehmensweit etablierten SAP Systemlandschaft helfen, Dokumente entlang des Produktlebenszyklus (Product Lifecycle) zu verwalten und diese im Rahmen der abgebildeten Geschäftsprozesse zu nutzen. Das SAP DVS (Dokument Verwaltungssystem) zur Verwaltung von Dateien und Dokumenten ist beispielsweise mit seinen Datenobjekten integraler Bestandteil des SAP PLM Datenmodells und Grundlage für die SAP PLM CAD-Integrationen. Höchst effektiv ist hierbei die Verwendung der funktionalen Möglichkeiten, die aufgrund der nahtlosen Integration der Dokumentverwaltung im ERP System zur Verfügung stehen. Von Vorteil ist die schnittstellenfreie und direkte Verknüpfung verwalteter Dokumente und Dateien mit nahezu allen SAP Objekten der DMS Komponente im SAP System.

Insbesondere findet die Relation (Verknüpfung) einer Zeichnung und dem zugehörigen Material im Rahmen einer regelbasierten Unterlagenbereitstellung besondere Beachtung. Darüber hinaus können beispielsweise auch ein Projektantrag oder Projektdokumente mit dem Projekt, Verfahrensanweisungen für Testverfahren zu Prüfaufträgen, Rüstzeichnungen in Fertigungsaufträgen direkt miteinander verbunden werden.

Der enorme Nutzen einer direkten Verbindung zwischen Dokumenten und den korrelierenden SAP Objekten zeigt sich in dies schon während der interaktiven Informationsbeschaffung im Dialogbetrieb und dem medienbruchfreien Zugriff der Anwender auf Dokumente. Dieser Dokumentzugriff erfolgt über Standardfunktionen der beteiligten SAP Transaktionen und mündet meist in der explizit gestarteten Dokumentanzeige innerhalb der Verwaltungskomponente SAP DVS.

Dokumente aufbereiten

Alternativ zu den Standardverfahren können Add-On-Lösungen, wie der Cideon View-Manager, mit Zusatzfunktionen eingebunden werden. Neben der Reduktion erforderlicher Mausklicks zur Dokumentanzeige können Dokumente über Zusatzfunktionen gemäß geltender Unternehmens- oder Branchenrichtlinien vor der Anzeige oder dem Kopieren aufbereitet (zum Beispiel Stempel, Wasserzeichen, PDF/A) werden.

Das ungleich größere Potential, Fehler im Umgang mit SAP Belegen und Dokumenten zu vermeiden beziehungsweise die Bereitstellung zu optimieren, liegt in der Abbildung integrierter Verfahren zur Unterlagenbereitstellung in Geschäftsprozessen. Welche Geschäftsprozesse hierbei bedient werden, unterliegt einer unternehmensindividuellen Bewertung relevanter Faktoren zur Ermittlung des jeweiligen Potentials. Es sind beispielsweise Faktoren wie die Frequenz, in der ein Geschäftsprozess(-Schritt) ausgeführt wird (etwa Fertigungs- oder Instandhaltungsprozesse); die Komplexität bei der Unterlagenidentifikation (etwa relevante Versionen, Dokumentarten oder Sprachen); der Umfang und die Anzahl erforderlicher Unterlagen sowie die Erstellungsart der SAP Belege/Zusatzdokumente (etwa Formatgröße, Druckart oder Komprimierungsverfahren) zu beachten. Wichtig sind auch der geforderte Qualitätsstandard (etwa ein branchenspezifischer Dokumentationszwang in der Medizintechnik) sowie die Komplexität der Dokumentaufbereitung.

Integriert nach Prozessen

Unabhängig vom SAP Modul lassen sich die Bereitstellungsverfahren von modernen Output Management Systemen äußerst einfach in die modulbezogenen Geschäftsprozesse integrieren. Die Integrationsart richtet sich hierbei nach den vom Geschäftsprozess-Schritt geforderten Möglichkeiten, durch den Anwender Einfluss auf die Unterlagenbereitstellung nehmen zu können.

Höchst effizient zeigen sich dabei vollautomatisierte interaktionsfreie Bereitstellungsverfahren, die keinen Spielraum für eine falsche Unterlagenbereitstellung zulassen. Anhand einer einfachen Implementierung der Ausgabemethode in bestehende Druckprogramme für SAP-Belege beziehungsweise als zusätzliches Druckprogramm wird die gemeinsame Ausgabe von SAP-Belegen und zusätzlichen Dokumenten ermöglicht.

Erforderliche Suchbedingungen zur Dokumentidentifikation, Vorgaben zur Dokumentaufbereitung und Angabe des Ausgabekanals (etwa Papierdruck, E-Mail-Versand, Lieferanten-Portal oder Dateiablage) werden über ein konfigurierbares Regelwerk in Varianten festgehalten. Neben den bereits beschriebenen Dokumenten des SAP DVS können zudem auch Archive-Link beziehungsweise Dokumente des SAP-Folders als Zusatzdokumente identifiziert und mit in die Unterlagenbereitstellung eingebunden werden.

Die äußerst einfache Erstellung von Varianten kann, je nach Berechtigung, vom Administrator, Anwender oder Prozessverantwortlichen vorgenommen werden.

Zur Dokumentidentifikation können neben direkten Verknüpfungen zum Material auch Stücklistenauflösungen herangezogen werden. Dies ist insbesondere äußerst hilfreich, wenn es sich bei den Materialien um sehr komplexe Baugruppen oder ganze Maschinen/Anlagen handelt, deren Dokumente im Geschäftsprozess bereitzustellen sind.

Die Verfügbarkeit der zentral verwalteten Varianten kann, nach erfolgreichem Test durch den Ersteller, für den Produktionsbetrieb individuell freigegeben werden. Anhand von Konfigurationseinstellungen für Geschäftsprozesse der unterschiedlichen SAP-Module werden jeweils relevante Varianten zur Verarbeitung herangezogen. Diese liefern folglich stets ein korrektes und qualitätsgesichertes Ergebnis. Im Rahmen des unternehmensinternen Risikomanagements können die so abgebildeten Verfahren der Unterlagenbereitstellung in die Verfahren der Qualitätssicherung (zum Beispiel ISO 9000ff) einbezogen und dokumentiert werden.

Generische Objektdienste

Sofern keine direkte Integration in die Druckausgabe von SAP-Belegen erforderlich ist, kann die Bereitstellung von kontextrelevanten Dokumenten auch über einen alternativen Weg angestoßen werden. Der Funktionsaufruf erfolgt über die „Generischen Objektdienste“ (Standard in vielen SAP-Transaktionen) per konfigurierbarem Menüeintrag. Alternativ kann dieser auch über zusätzliche konfigurierbare Funktionsknöpfe in Transaktionen erfolgen. Sofern kein konfigurierbarer Weg zur Verfügung steht, sind die Bereitstellungsverfahren auch über separate Transaktionen des Output Management Systems auszulösen. In jedem Fall wird die Unterlagenbereitstellung zum relevanten SAP-Objekt (etwa Bestellung oder Fertigungsauftrag) unter Verwendung der entsprechend konfigurierten Variante durchgeführt. Auch diese halbautomatisieren Bereitstellungsverfahren ersparen ebenfalls aufwendige und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten zur Komplettierung der benötigten Unterlagen im Geschäftsprozess-Schritt. Hin und wieder sind vor der finalen Prozessierung Anpassungen am zusammengestellten Ausgabeauftrag durch den Anwender gewünscht. Hierzu stehen dem Anwender Dialogfunktionen des Output Management Systems zur Verfügung. Anhand einer SAP-Nachricht wird der Anwender zu diesem Dialog und entsprechendem Ausgabeauftrag geleitet und kann darin enthaltene Einstellungen anpassen. Auf diesem Weg lassen sich beispielsweise Stempeltexte hinzufügen oder Dokumente skalieren. Nach Vervollständigung von Ausgabeaufträgen werden diese durch den Anwender zur Prozessierung freigegeben. Standardfunktionen der Output Management Systeme führen die finale Auftragsübergabe zum Output Management Server durch und sorgen für deren Abarbeitung. Rückmeldungen der Output Management Server über Verarbeitungszustände ergänzen die Informationen zu prozessierten Ausgabeaufträgen im SAP System, unter anderem für Überwachungsverfahren im täglichen Systembetrieb. -sg-



Uwe Schulz, Görlitz

Cideon Software GmbH, Görlitz, Tel. 03581/3878-0, http://www.cideon-software.de

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