Datenanalyse

Kontrolliertes Zusammenspiel

Heutzutage kommt es in den meisten mittelständischen bis großen Unternehmen bei der Arbeitsplanung und Durchführung auf jede Sekunden an. Gerade Unternehmen, die auf globaler Ebene agieren, sind durch den hohen Konkurrenzdruck dazu angehalten, möglichst schnell, effizient und zugleich kostensparend zu arbeiten. Die täglich anfallenden Aufgaben werden dabei innerhalb festgelegten Arbeitsabläufen erledigt. Je nach Umfang der Aufgabe können solche Prozesse sehr komplex sein, da sie aus vielfältigen Einzelaktivitäten bestehen. Wettbewerbsvorteile schafft hier ein automatisches Workflow-Management.

Da in Unternehmen die unterschiedlichsten Prozesse mit unzähligen Aktivitäten parallel ablaufen, erfordert deren Kontrolle einen hohen zeitlichen und administrativen Aufwand. Mit steigender Anzahl von Prozessen wird die Kontrolle zunehmend schwieriger. Gleichzeitig erhöht sich auch das Fehlerpotential, was zu Störungen und Effizienzverlusten in den Arbeitsabläufen führt. Ohne technische Hilfsmittel ist es oft unmöglich, Fehlerquellen und Probleme in den verschiedenen Prozessen aufzuspüren und zu beseitigen.


Mithilfe eines leistungsfähigen Workflow-Management-Systems lassen sich solche Beeinträchtigungen jedoch von Anfang an vermeiden, da die einzelnen Vorgänge durch das Programm automatisch gesteuert und überwacht werden. Der mittel- und langfristige Erfolg jedes Unternehmens hängt dabei wesentlich von der Qualität der jeweiligen Anwendung ab. Mit Jobrouter bietet die Alos GmbH, ein beratendes Systemhaus aus Köln, eine Workflow-Suite, die komplexe Geschäftsprozesse koordiniert und so reibungslose Abfolgen mit erhöhter Transparenz ermöglicht. Jobrouter bildet eine plattformunabhängige Workflowebene mit der Möglichkeit Prozesse abzubilden, für die teilweise oder überhaupt keine Software zur Verfügung steht. Einzelne Vorgänge wie Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung, Projektsteuerung oder Reklamationsverarbeitung lassen sich so genauer prüfen und beschleunigen.

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Hierzu wird zunächst die jeweilige Betriebs- und Organisationsstruktur abgebildet und in der Software hinterlegt. Auf der Workflow-Designer-Oberfläche kann der Administrator mithilfe einer Prozessgrafik die einzelnen Abläufe veranschaulichen, wodurch einzelne Interaktionen und Abhängigkeiten sichtbar werden. Diese Übersicht ermöglicht dem Verantwortlichen je nach Bedarf rasches administratives Eingreifen in einen Vorgang. Um die Anzeige übersichtlich zu halten, kann die Liste nach bestimmten Kriterien, wie Prozessname und laufende oder abgeschlossene Prozesse, gefiltert und sortiert werden. Dabei können unterschiedliche Arten der Prozessführung individuell definiert werden.

Rollenbasierte Einstellungen

Generell lassen sich im Designer nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte und Geschäftsregeln festlegen – sie können hier zusätzlich mit Bedingungen, Funktionen, Logiken, Rollen und Rechten versehen werden. Eine Rolle beschreibt zum Beispiel normalerweise einen Funktionsbereich in einem Unternehmen, der sich aus bestimmten Mitarbeitern zusammensetzt. In der Bearbeitung öffnet ein Mitglied einer Rolle den ihm zugewiesenen Vorgangsschritt und bearbeitet diesen in dem eigens dafür vorgesehenen Dialogfenster. Nach Erledigung einer Aufgabe wird der entsprechende Arbeitsschritt von Jobrouter ausgewertet, worauf die nachfolgenden Arbeitsschritte automatisch ausgelöst werden. Hierbei entscheidet Jobrouter anhand der im jeweiligen Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen im Weiteren auszuführen sind.

Die einzelne Aufgaben sowie Informationen über neue Vorgänge sind für den jeweiligen Mitarbeiter in der Jobrouter-Eingangsbox angezeigt. Zusätzlich kann er E-Mail-Benachrichtigungen über neue Aufgaben und aktuellen Bearbeitungsstand anfordern.

Somit entfallen intensive Recherchen nach dem Status eines Vorgangs, da die Angestellten den Verlauf der bearbeiteten Vorgänge mit allen relevanten Daten und Dokumenten direkt einsehen können – in Abhängigkeit von Rechten, Rollen und Prozessschritten. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden von Jobrouter im Hintergrund detailliert dokumentiert und lassen sich jederzeit wieder aufrufen. Dies verhindert den Verlust von Informationen und sorgt dafür, dass diese auf kürzestem Weg die vorgesehenen Anlaufstellen erreichen. Der Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten wird so kontinuierlich verbessert, was sich letztlich positiv auf die Prozessqualität auswirkt.

Eskalationsregeln einstellen

Mithilfe von Eskalationsregeln kann der Administrator zudem für jede Art von Vorgang einen bestimmten Bearbeitungszeitraum für Aufgaben festlegen und Termine durch E-Mail-Benachrichtigungen absichern. Bei Überschreitung dieser Frist löst Jobrouter verschiedene Eskalationsereignisse aus, wie beispielsweise eine Erinnerungs-E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter, Benachrichtigung eines Vorgesetzten oder die Zuweisung eines Schrittes an eine andere Person.

Jobrouter ist dabei so aufgebaut, dass auch Anwender ohne Programmierkenntnisse in der Lage sind, Prozesse abzubilden und darin Aktivitäten zu gestalten bzw. zu bearbeiten. Es läuft als eigenständiges Workflow-Management-System, das durch eine flexible Architektur an nahezu beliebige Dokumentenmanagement-, Fibu-, ERP- und CRM-Systeme angebunden werden und deren einzelne Workflowsysteme zusammenführen kann. Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, ist die Installation eines Client nicht notwendig. Nutzer und Administratoren benötigen lediglich einen Browser.

Jobrouter ist als Paket in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich. Zusätzlich zu den Basisausführungen sind we

itere Module beispielsweise für die Archivierung oder die SAP-Rechnungsprüfung erhältlich.

Stefan Graf

Alos GmbH, Köln, Tel. 02234/4008-0, http://www.alos.de

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