Datenanalyse

Gut integriert

SAP ERP: Lösung für Rechnungsprüfung reduziert Aufwand und Kosten
Bild: KSB
Der international führende Hersteller von Pumpen, Armaturen und zugehörigen Systemen KSB setzt auf tangro IM zur Rechnungsprüfung. Das SAP-Add-On des Heidelberger Softwarehauses tangro bietet Vorteile in punkto Funktionalität und Handhabung. Durch die vollständige Einbindung in SAP spart KSB allein bei den Kosten für Hardware-Anschaffung und -Betreuung künftig 50.000 Euro pro Jahr ein.

Bei der KSB AG gehen in Deutschland 280.000 Lieferanten- und Dienstleistungsrechnungen im Jahr ein, verteilt auf vier Produktionsstätten, sechs Service-Standorte und acht Vertriebshäuser. Die Rechnungsprüfung erfolgt zentral im pfälzischen Frankenthal, wobei 70 Prozent der Belege bereits mit Bestellbezug vorliegen. Die Freigabe und Genehmigung verteilt sich auf insgesamt 500 Mitarbeiter.

Einen ersten Versuch zur Optimierung der Rechnungsprüfung hatte man bei KSB bereits gemacht – mit einer Lösung, die nicht in SAP integriert war. Dadurch mussten sämtliche relevanten Daten zur Rechnungsprüfung aus SAP über Schnittstellen importiert werden – ein umständlicher Vorgang, der bei Bestelldaten täglich, bei Stammdaten wöchentlich wiederholt werden musste. Außerdem fand auch der Workflow wenig effektiv außerhalb von SAP statt. Und da für den Einsatz der Lösung zwei eigene Server eingerichtet und betreut werden mussten, war der zeitliche und finanzielle Aufwand in punkto Hardware ebenfalls unnötig hoch. Dieses Produkt sollte daher abgelöst werden durch eine neue Lösung. Wichtigstes Kriterium dabei: Die direkte Einbindung in SAP. Damit versprach man sich gleich ein ganzes Bündel an Vorteilen – vor allem erhebliche Einsparungen an Infrastrukturkosten, weil eine in SAP integrierte Lösung keine zusätzliche Hardware benötigt. Außerdem sollte der Beratungsbedarf bei späteren Roll-Outs auf ein Minimum reduziert und zudem die Handhabung dank einer Oberfläche im SAP-Look wesentlich vereinfacht werden.

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Als einziges System SAP-embedded

Unter fünf in Frage kommenden Systemen konnte tangro IM alle gewünschten Kriterien erfüllen. Dazu Horst Fuchs, Leiter Rechnungsprüfung bei KSB: „tangro IM ist als einziges System mit den entscheidenden Prozessen komplett in SAP integriert“. Wie erhofft, war schon der Aufwand für die Implementierung der Lösung am Firmenstandort in Frankenthal extrem gering: Die Entscheidung für tangro IM fiel bei KSB im April 2011, im August war das System bereits im produktiven Einsatz. Seitdem erfolgt die Rechnungsprüfung nun wesentlicher schneller, effektiver und nachvollziehbarer: Die Lösung verfügt über ein zentrales Rechnungseingangsbuch, das einen Überblick über alle eingehenden Belege ermöglicht. Status-Informationen zu jedem einzelnen Dokument sind dabei auf einen Blick erkennbar, zudem können eingehende Belege mit Hilfe von SAP-Standard-Werkzeugen beliebig sortiert, gefiltert, ausgedruckt, per E-Mail verschickt oder an andere Systeme exportiert werden.

Unterm Strich kann KSB so erhebliche Kosten sparen: Weil sich das Belegbild auch ohne Archiv-Zugriff anzeigen lässt, entfallen Nutzerlizenzen für das Archiv. Auch der Aufwand bei Roll-Out-Projekten ist wesentlich reduziert worden, weil tangro IM in allen Belangen individuell und einfach gesteuert werden kann.

Vor allem aber haben sich die Kosten für den Betrieb der Lösung stark reduziert: Diese läuft auf einem virtuellen Server, benötigt außer dem Scan-Arbeitsplatz also keine eigene Hardware. „Durch den Wegfall der vorgelagerten Infrastruktur sparen wir zukünftig durchschnittlich 50.000 Euro pro Jahr ein“ fasst Horst Fuchs zusammen. Der Wechsel hat sich somit im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt gemacht. -sg-

tangro software components gmbh, Heidelberg Tel. 06221/13336-0, http://www.tangro.de

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