Redaktionssysteme

Gut dokumentiert

Die Erstellung und Verwaltung einwandfreier Technischer Dokumentationen ist für Maschinenbauer so obligatorisch wie anspruchsvoll. Der Teufel steckt hierbei wie so oft im Detail: Ohne eine übergeordnete und modulare Verwaltung der Inhalte kann sich die mehrsprachige Ausarbeitung, Verwaltung und Publikation sehr mühselig gestalten. Moderne Redaktionssysteme helfen bei der fehlerfreien, lückenlosen und kosteneffizienten Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen.

Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation bieten viele Vorteile, erklärt gds-Vertriebsleiter Henning Mallok. Bild: gds

Tausende einzelner Worddokumente, verstreut auf über ein Dutzend verschiedener Dateiordner: Bei der Uraca GmbH und Co. KG vertraute die Technische Dokumentationsabteilung viele Jahre auf eine rudimentäre Dokumentenstruktur. „Es war anspruchsvoll, da den Überblick zu behalten“, erinnert sich Claudiu Theil, Technischer Redakteur bei Uraca, einem Hersteller von Hochdruck-Plungerpumpen und -Wasserstrahltechnologie mit Sitz im schwäbischen Bad Urach. Seine Abteilung verwaltet sämtliche Unterlagen zu allen Produkten und ihren verschiedenen Varianten in einem einzigen großen Verzeichnissystem. Da 60 Prozent des Umsatzes auf den Export entfallen, gehört zudem die Übersetzung der Dokumentationen in die jeweiligen Sprachen der aktuell 18 Zielländer zum Alltag für Theil und seine Kollegen. Neben der Sprachenvielfalt verschärfte sich die Unübersichtlichkeit wegen Varianten-Dokumenten im Sondermaschinenbau. Diese können durchaus zwei bis drei Aktenordner umfassen. An ein automatisiertes Gesamt-Inhaltsverzeichnis oder eine strukturierte Suchfunktion war damals nicht zu denken.

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Modularisierte Inhalte
Heute setzt das 330 Mitarbeiter starke Unternehmen auf das Redaktionssystem docuglobe von der gds GmbH. Die Lösung vereinfacht die Technische Redaktion, indem sie sämtliche Inhalte modularisiert. Nimmt der Redakteur im Dokumentenbaum eine Änderung vor, werden alle dazugehörigen Elemente automatisch aktualisiert. Das gilt auch für die verschiedenen Varianten, die durch Übersetzungen entstehen. „Das Arbeiten mit einzelnen Informationsmodulen ist überaus hilfreich und steigert die Qualität der Beschreibungen“, urteilt Theil. Die Umstellung auf docuglobe gestaltete sich für seine Abteilung unkompliziert: Weil neue Module auf Basis eines Word-Editors erstellt werden, konnten die Technischen Redakteure von Uraca ihre gewohnte Arbeitsumgebung beibehalten.

Uraca ist ein Hersteller von Hochdruck-Plungerpumpen und –Wasserstrahltechnologie. Bild: gds

Verbesserer Workflow senkt Kosten
Doch obwohl sich schon an diesem einfachen Beispiel das Potenzial von Redaktionssystemen für die Technische Dokumentation zeigt, verzichtet die Mehrheit der Industrieunternehmen weiterhin auf deren Einsatz. 2005 nutzten gerade einmal 20 Prozent der Unternehmen laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (tekom) entsprechende Content-Management-Systeme, um die Technische Redaktion effizienter zu gestalten. 2013 waren es immerhin schon 40 Prozent, aber von einer flächendeckenden Verbreitung kann bis heute keine Rede sein. „Noch immer verkennen die meisten Unternehmen den enormen Mehrwert optimierter Technischer Dokumentation. Entsprechende Systeme vereinfachen den Workflow, eliminieren potenzielle Fehlerquellen und senken letztlich die Kosten für Erstellung, Verwaltung und Übersetzung“, erklärt Ulrich Pelster, der Geschäftsführer der gds-Gruppe.

Schneller zu sicheren Ergebnissen
Welche unnötigen Kosten auf Uraca bei der Erklärung der CE-Konformität ihrer Produkte zugekommen wären, hätten sie nicht auf ein professionelles Redaktionssystem umgestellt, möchte sich Theil gar nicht ausmalen. „Gerade bei den Konformitätserklärungen, die wir zweimal im Jahr aktualisieren müssen, sparen wir nun pro Mitarbeiter sechs bis acht Wochen mühseliger Arbeit ein“, schätzt der Technische Redakteur.

Der Hintergrund: Konformitäts- und Einbauerklärungen machen mit ihrem Umfang zwar nur einen geringen Teil des gesamten Dokumentationsvolumens der Uraca-Produkte aus, aber in den manchmal nur zwei Seiten kurzen Dokumenten befinden sich 20 bis 25 Einzelmodule. Ohne Redaktionssystem mussten sie alle individuell per Hand auf den neuesten Stand gebracht werden – eine regelrechte Sisyphos-Arbeit, die nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig war. Über Variablen können Theil und seine Kollegen nun die Daten in den jeweiligen Versionen sprachübergreifend in einem einzigen Schritt aktualisieren.

Die Übersetzung der Dokumentationen in die jeweiligen Sprachen der aktuell 18 Zielländer gehört zum Alltag der Dokumentationsabteilung.

Damit hat Uraca die Zeichen der Zeit erkannt. Gerade in der globalisierten Wirtschaftswelt ist es für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entscheidend, ihre Time-to-Market-Zyklen so kurz wie möglich zu halten. Ohne gewissenhafte Technische Dokumentation dürfen Hersteller ihre Produkte jedoch nicht auf den Markt bringen. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben.

EU-Anforderungen erfüllen
Das gilt auch für Übersetzungen. Seit der Novellierung der EU-Maschinenrichtlinie müssen international tätige Unternehmen mit ihren Dokumentationen alle 24 EU-Sprachen abdecken, was einen enormen Anstieg der Dokumentationsanforderungen mit sich gebracht hat. Umso mehr macht sich der effizientere Workflow mit docuglobe für Uraca bemerkbar: Was sich in der deutschen Version der Dokumentation ändert, muss natürlich auch in anderssprachigen Varianten angepasst werden. Dafür musste das Unternehmen in der Vergangenheit oftmals ein komplettes Dokument neu übersetzen lassen, was mit erheblichen Kosten zu Buche schlug.

Heute werden nur noch die tatsächlich geänderten Textstellen übersetzt, da sich die betreffenden Abschnitte dank des modularen Aufbaus gezielt auswählen und für die fremdsprachlichen Dokumentationen anpassen lassen. „Auch an dieser Stelle wird deutlich, dass unsere Workflows in der Technischen Redaktion dank des neuen Redaktionssystems spürbar effizienter geworden sind“, freut sich Theil. -sg-

Hagen Thiele, Bonn

gds, Sassenberg, Tel. 02583/301-3000, www.gds.eu

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