Datenanalyse

Digitaler Workflow: Von der Beschaffung bis zur Bezahlung

Frank Wuschech, Düsseldorf

Die Bestellabläufe basieren heute bei vielen Unternehmen auf einem digitalen Workflow. Eine Ausnahme bildet oft die Rechnungsbearbeitung: In den meisten Fällen werden Eingangsrechnungen noch immer manuell abgeglichen, kontrolliert und bearbeitet. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote. Um von den Vorteilen automatisierter Prozesse zu profitieren, gilt es daher, die Kreditorenbuchhaltung in den Bestell-Workflow zu integrieren. Denn nur durch ein vollständiges „Enterprise-Purchase-to-Pay“ lassen sich Prozesse verschlanken, Fehler vermeiden und die Transparenz verbessern.

In vielen Unternehmen regiert der Rotstift. Alle Ausgaben kommen auf den Prüfstand. Im Einkauf haben viele Firmen die Vorteile automatisierter Prozesse bereits erkannt und setzen auf entsprechende E-Procurement-Lösungen. Das Einsparpotenzial im Bereich der Finanzprozesse wird bisher jedoch oft verkannt: Häufig werden eingehende Rechnungen per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt und verbucht. Dabei dauert die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung durchschnittlich etwa dreimal so lange wie mit einer automatischen Lösung: Liegt die händische Bearbeitungszeit pro Rechnung etwa bei 15 Minuten, erfordert ein elektronischer Prozess höchstens fünf Minuten. Bei einem Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen monatlich könnten so durchschnittlich 160 Arbeitsstunden eingespart werden. Geht man von zirka 30.000 Rechnungen jährlich aus, lassen sich mit der richtigen technischen Unterstützung die Kosten pro Rechnung von 20 Euro auf einen Euro senken.

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Wie aber lässt sich eine Automatisierung der Prozesskette von der Beschaffung bis zur Bezahlung realisieren? Enterprise-Purchase-to-Pay (EPP)-Lösungen zielen genau darauf ab, Rechnungen, Belege und ähnliche Dokumente automatisiert zu bearbeiten. Mit einer solchen Software lassen sich alle eingehenden Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen beziehungsweise Verträgen vollautomatisiert abgleichen und Zahlungsläufe automatisch auslösen. Zusätzlich kann Zeit durch die Archivierung von Papierbelegen eingespart werden.

Darüber hinaus sorgen EPP-Lösungen für einen schnelleren Return on Investment: Der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen gespart und obendrein sichergestellt, dass sich Skontomöglichkeiten optimal ausschöpfen lassen. Zugleich erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter mehr Kontrolle und Transparenz, weil sich der Bearbeitungsstand von Rechnungen jederzeit genau nachvollziehen lässt. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über die Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung.

Die meisten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten verfügen über zertifizierte Schnittstellen und garantieren so eine nahtlose Verknüpfung mit den Systemen für Einkauf und Finanzbuchhaltung. Da der Funktionskern dieser Systeme unabhängig ist, sind Änderungen im Beschaffungsprozess jederzeit möglich und die Lösungsanbieter können ihre Anwendungen schneller an veränderte Aufgaben anpassen. Ein weiterer Vorteil: Die Lösungen lassen sich auch dann integrieren, wenn ein Unternehmen mehrere verschiedene operative Anwendungen einsetzt.

Dokumentierte Prozesse

Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung. Damit ist es möglich, online auf die Produktkataloge der Anbieter zuzugreifen oder die Kataloge direkt in das eigene System zu implementieren. Im ersten Fall können die Lieferfirmen ihre Kataloginhalte selbst verändern und aktualisieren, während im zweiten Fall die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte – wie Produkt- und technische Beschreibungen sowie spezielle Lieferfristen und -bedingungen – behält. Zur externen und internen Kontrolle werden im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt. So lässt sich überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden. Bei einer zentralen Bestell- und Eingangsrechnungsbearbeitung ist jedes Stadium des Prozesses dokumentiert: Die Anwender können jederzeit über bestimmte Suchkriterien wie Buchungskreis, Lieferant, Belegart, Zeitraum, Start- und Enddatum den aktuellen Status eines Bestellvorgangs abrufen.

Für eingehende Rechnungen sieht der Prozess dann folgendermaßen aus: Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung wird gescannt, dabei in das Workflow-System übertragen oder direkt auf elektronischem Wege an den Kunden verschickt. Eine Optical-Character-Recognition (OCR)-Funktion erkennt die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditorenstammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung für die Zahlung vor. Durch die Automatisierung dieser Schritte wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe oft der Fall – Fehler einschleichen.

Das System verknüpft die Rechnung automatisch mit dem ursprünglichen Bestellauftrag. Somit werden davon abweichende Rechnungen sofort identifiziert. Nur solche „Abweichler“ sind vom verantwortlichen Mitarbeiter einzeln zu prüfen. Dazu erhält der Mitarbeiter via E-Mail einen Link zur Rechnungsdatei. Sobald er grünes Licht gibt, geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort in das Buchhaltungssystem übertragen. Die korrekten Rechnungen kontiert die Lösung selbstständig und übergibt sie an die Buchhaltung. Das System verfolgt automatisch den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt gegebenenfalls Erinnerungsmails. Nach Abschluss des gesamten Prozesses wird die Rechnung mit allen Anlagen und Kommentaren revisionssicher archiviert.

Durchgängiger Workflow

Auch regelmäßig wiederkehrende, vertragsbasierte Eingangsrechnungen lassen sich mit einem solchen System deutlich effizienter bearbeiten. Sie werden direkt bei Eingang automatisch kontiert und mit den vorliegenden Verträgen und Zahlungsvorlagen abgeglichen. Auch in diesem Fall müssen nur abweichende Rechnungen individuell geprüft und genehmigt werden. Ein durchgängiger Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung rechnet sich für jedes Unternehmen mit mindestens 1.000 Bestellungen beziehungsweise Eingangsrechnungen pro Monat. Die Praxis zeigt, dass der Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung den Prozess erheblich beschleunigt. Ein weiterer Pluspunkt: EPP senkt den Papierverbrauch – und darüber freut sich auch die Umwelt. -sg-

Basware GmbH, Düsseldorf Tel. 0211/415595-5, www.basware.com

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