Datenanalyse

Wissensquelle Archiv

Matthias Hintenaus, Stuttgart

Die Idee, das geballte Wissen aus sämtlichen im Unternehmen abgelegten Datenbeständen als Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungsprozesse zu nutzen, existiert schon einige Jahrzehnte. Doch Berge an Wissen schlummern noch ungenutzt in den digitalen Archiven, weil sie in den meisten Fällen lediglich als finale Ablagestelle, nicht als aktiver Bestandteil des Enterprise Content Management gesehen werden. Dabei kommt es nur auf die richtige Archivierung an!

Enterprise Content Management (ECM) ist die Kunst, sämtliche Dokumente und Inhalte eines Unternehmens in der Form zu erfassen, verwalten, speichern, bewahren und zum richtigen Zeitpunkt wieder bereitzustellen, dass organisatorische Prozesse und Entscheidungen bestmöglich unterstützt werden. Dem Archiv kam dabei bisher eine passive Rolle als letzter Schritt im Informationszyklus zu: Die über Jahre hinweg im Unternehmen angesammelten Informationen landeten über kurz oder lang als nicht mehr zu verändernde Information im Langzeitarchiv und gerieten dann oftmals in Vergessenheit. Dabei können Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass Archivdaten aktiv genutzt werden können.

Eine einfache Möglichkeit, die Wissensressourcen ans Tageslicht zu fördern ist der Einsatz einer intelligenten Archivierungssoftware, die den Anforderungen des Enterprise Content Management gewachsen ist. Zunächst einmal müssen jedoch für Entscheidungsprozesse relevante Daten von irrelevanten Informationen unterschieden werden. Das geschieht unter anderem durch Metadaten, über die der Inhalt, die Verwendung und die Vertrauenswürdigkeit von Daten definiert werden kann. Anhand dieser Metadaten, die als übergeordnete Information auf dem Archivserver oder auf einer anderen von der Archivierungssoftware verwalteten Speicherebene – wie Disk-, Tape- oder optische Speicher – liegen bleiben, können Informationen über alle Datentypen über jedes System und über jedes Stadium im Informationslebenszyklus in ihrem Zusammenhang recherchiert und somit nutzbar gemacht werden. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn eine Informationsbasis für eine spezifische Sachlage geschaffen werden soll. Beispiel: Es sollen sämtliche Dokumente zu Vorgängen im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden, Partner oder Lieferanten des Unternehmens ausfindig gemacht werden, auch wenn diese schon mehrere Jahre alt sind.

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Zentrale Verwaltung der archivierten Daten

Die hinter den Metadaten stehenden Informationen können jedoch nur dann effizient genutzt werden, wenn sämtliche abgelegte Datenbestände zentral verwaltet – das heißt abgelegt, indiziert, gesucht und wiederhergestellt – werden. Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, wie beispielsweise E-Mails, können zwar durchaus auf verschiedenen Speichermedien liegen, werden jedoch mittels der Archivierungslösung orts- und formatunabhängig anhand der Metadaten wieder gefunden. Diese Daten werden dann den jeweiligen Tools des Content Management Systems zur Verfügung gestellt und damit ausgewertet. Atempo bietet beispielsweise die Möglichkeit, sämtliche abgelegte Datenbestände wie E-Mails, Instant Messages, Dateianhänge und sonstige Files über eine einzige Schnittstelle zu verwalten.

Im Fokus: Indexierung und Suchfunktionen

Neben den Metadaten stellen umfassende Indexierungs- und Suchfunktionen ein weiteres Bindeglied zwischen Content Management und Archiv dar. Da Metadaten für die Auswahl einer Information im Rahmen des Wissensmanagements entscheidend sind, muss die Archivierungslösung diese separat indizieren. Jedoch sollten Dokumente und Inhalte nicht nur anhand ihrer Metadaten, sondern darüber hinaus über den gesamten Inhalt indexiert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass ältere Dokumente, für die keine Metadaten festgelegt wurden oder eventuell andere Standards bei ihrer Vergabe galten, von der Software nicht nutzbar gemacht werden können. Bei E-Mails geht man sogar noch einen Schritt weiter, da diese aus einer Vielzahl an Bestandteilen wie dem Betreff, dem Textkörper, Dateianhängen, Daten und Metadaten von Dateianhängen besteht, die für Statistiken genutzt werden können. Im Bezug auf E-Mails heißt das beispielsweise, dass wichtige Korrespondenz wie etwa die des Einkaufs und des Vertriebs mit Kunden oder Lieferanten nicht in der Masse untergeht, sondern stets konkreten Prozessen und Schlagworten zugeordnet werden kann.

Data Mining und Business Intelligence

Doch was tun, wenn keine gesonderte Lösung für das Enterprise Content Management implementiert ist – was vor allem bei vielen mittelständischen Unternehmen der Fall ist? Manche Archivierungslösungen enthalten integrierte Data Mining und Business Intelligence Tools, die für die systematische Analyse und Auswertung der Daten eingesetzt werden können. Data Mining ermöglicht mit Hilfe statistischer Verfahren, für den Geschäftsbetrieb relevantes Wissen aus meist großen Datenbeständen zu gewinnen und die wesentlichen Informationen aufzubereiten. Auch Business Intelligence dient dem Erkenntnisgewinn durch die Sammlung, Analyse und Darstellung von elektronischen Daten. Solche intelligenten Funktionen können beispielsweise dabei helfen, durch die Auswertung von E-Mail-Nutzerstatistiken Möglichkeiten für Cross- oder Upselling ausfindig zu machen – was für den Vertrieb von unschätzbarem Wert ist.

Archivierung als Teil des ECM

Eine Archivierungssoftware, die eine gemeinsame Verwaltung von E-Mail, File- und Datenbankarchiven ermöglicht, schafft somit die Grundlage für eine Einbindung der Archivdaten in das unternehmensweise Management sämtlicher Dokumente und Inhalte. Die Datenarchivierung stellt zwar nur einen Teilschritt des Enterprise Content Managements dar, jedoch muss dieser nicht am Ende der Informationsverwertungskette stehen. Das Archiv kann viel mehr leisten: Es fängt bereits bei der einfachen Verwaltung der Daten an und geht dann über die Integration von strukturierten und unstrukturierten Daten bis hin zur Bereitstellung zuverlässiger Informationen zur Optimierung von Geschäftsprozessen mit Data Mining und Business Intelligence Tools. Unternehmensarchive enthalten eine Fülle an Informationen, die – die richtige Herangehensweise und Einbindung vorausgesetzt – als Basis für strategische und operative Entscheidungen genutzt werden können. Durch den Einsatz einer umfassenden Archivierungslösung können Unternehmen die Grundlage dafür schaffen, dieses Wissen gezielt im Rahmen des Enterprise Content Management für zukünftige Entscheidungen nutzbar zu machen. -sg-

Atempo Deutschland GmbH, Stuttgart Tel. 0711/67400-330, http://www.atempo.com

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