Datenanalyse

Wie Workflows wirken

Das Kölner Systemhaus Alos, spezialisiert auf Dokumentenmanagement, implementierte bei dem Oberhausener Industrieunternehmen GHH Rand GmbH die DMS-Software Docuware. Diese ermöglicht nicht nur das Archivieren von Dokumenten, sondern beschleunigt auch die Rechnungsfreigabe. Die Integration der DMS-/ERP-Systeme plus optimiertem Workflow rechnet sich: Mehrere tausend Euro sparen die Oberhausener pro Monat alleine durch optimierte Abläufe im Rechnungswesen.
Seit über 55 Jahren ist GHH Rand weltweit bekannt als Hersteller und Dienstleistungsanbieter von Kompressionslösungen.

Die GHH Rand GmbH zählt zu den wichtigsten Anbietern moderner Hochleistungskompressoren. Das weltweit operierende Unternehmen setzt Maßstäbe für Innovation und Qualität im Markt der Luft- und Gaskompressionslösungen. Mit der Entwicklung und der Herstellung seines ersten ölfreien Schraubenkompressors leistete GHH Rand bereits 1952 echte Pionierarbeit. Reich an Erfahrung und Ingenieurs-Know-how, entwickelt, konstruiert und fertigt die 300 Mitarbeiter starke Tochter des Ingersoll Rand-Konzerns mit Standort Oberhausen öleinspritzgekühlte und ölfreie Druckluftlösungen für verschiedenste Anwendungen: Die Produktpalette reicht von Kompressorstufen bis hin zu maßgeschneiderten Druckluftsystemen.

Rund 1400 Rechnungen aus einem weltweiten Einkauf sind monatlich in der Kreditorenbuchhaltung des Kompressorherstellers zu bearbeiten. Die pünktliche Zahlung von Rechnungen zur Sicherung von Skontobeträgen und Vermeidung von Mahngebühren ist dabei selbstverständlich. Die erforderlichen Fristen einzuhalten, wurde in der Vergangenheit allerdings dann schwierig, wenn Rechnungen durch entsprechende Fachabteilungen freigegeben werden mussten. Diese Prüfung ist bei GHH Rand notwendig, wenn etwa Ware nicht geliefert wurde, der Preis vom Bestellpreis abweicht sowie grundsätzlich bei Rechnungen über Dienstleistungen.

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Statt Skonto unnötige Mehrkosten

Recht aufwändig gestaltete sich in der Vergangenheit die Prüfung der Rechnungen: Der Originalbeleg wurde kopiert und per Hauspost in die Fachabteilung geschickt. Die Kopie wurde nach Nummern sortiert in einem Ordner abgelegt. Nach der Prüfung kam der Originalbeleg wieder zurück und wurde zur Archivierung manuell in Ordnern abgelegt. Zusätzlich musste die Kopie aus dem „Übergangs-Ordner“ als erledigt wieder entfernt werden. „Der Freigabeprozess hat sich nicht selten über drei Wochen hingezogen“, berichtet Thomas Vadlja, Manager Accounting. „Wenn wir die Belege zurückbekamen, waren die Skontofristen oftmals schon abgelaufen. Hinzu kamen unnötige Mahngebühren.“ Die manuelle Einsortierung von Kopie und Original war nicht nur ineffektiv für den gesamten Workflow des Unternehmens, sondern zudem fehlerträchtig und hielt die Mitarbeiter von ihren Kernaufgaben ab.

Seit Juli 2009 setzt man in der Kreditorenbuchhaltung deshalb auf das Dokumenten-Management-System Docuware und konnte die Durchlaufzeiten extrem verringern: „Der Freigabeprozess dauert nun nur noch ein bis zwei Tage. Wir haben eine Skontoausnutzung von nahezu 100 Prozent. Das sind Erlöse in Höhe von monatlich 4.000 bis 5.000 Euro“, so Thomas Vadlja. Implementiert wurde die Lösung vom Kölner Systemhaus Alos: Als Spezialist für die Optimierung organisatorischer Prozesse bietet Alos ein breites Portfolio an hochspezialisierter Hard- und Software-Lösungen sowie über 50 Jahre Erfahrung im Bereich der digitalen Erfassung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Content.

Archivierung und Skontoerlöse sichern

Für den effizienten und transparenten Workflow der Kreditorenbuchhaltung bei GHH Rand werden nun zunächst alle Eingangsrechnungen mit einem Barcode versehen, der die Buchungsnummer enthält. Nach dem Scannen befinden sich die Belege in der Docuware-Anwendung. Über das Zusatz-Werkzeug „Recognition“ wird nun die Barcode-Nummer ausgelesen und sämtliche Daten der Rechnung stehen im System zur Verfügung: Gesamtpreis, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie eine eventuelle Skonto-Option. Möglich wird dies durch die Kopplung des DMS- mit dem vorhandenen ERP-System MFG/PRO von QAD.

Transparente Rechnungsfreigabe

Per Schnittstelle werden die Daten vom ERP-System ins DMS übertragen und mit Hilfe eines Barcodes gemappt (zugeordnet) „Der Vorteil liegt vor allem darin, dass Docuware alle Daten aus unserem MRP/ERP-System übernimmt und alle definierten Felder ausfüllt. Ganz wichtig ist hier das Skonto-Datumsfeld“, erläutert Thomas Vadlja. Für die Archivierung werden die definierten Felder als Index verwendet und können hierüber jederzeit schnell und komfortabel wieder gefunden sowie aufgelistet werden. „Dadurch reduziert sich der Recherche-Aufwand, und wir haben in der Kreditorenbuchhaltung sofort alle Skonto-Fristen rechtzeitig im Überblick“, legt Thomas Vadlja dar.

Belege, die der Rechnungsfreigabe durch eine Fachabteilung bedürfen, stehen nach dem gleichen Prinzip in Docuware zur Verfügung. Mit dem leistungsfähigen Zusatzmodul „Content-Folder“ lassen sich die Dokumente aber zunächst seitens der Kreditorenbuchhaltung den entsprechenden Mitarbeitern in den jeweiligen Fachabteilungen zur Genehmigung zuweisen. Hierbei handelt es sich um einen virtuellen Postkorb beziehungsweise eine virtuelle Mappe mit einer Verknüpfung auf den freizugebenden Beleg, der in einer Aufgabenliste angezeigt wird. Nach dessen Prüfung bietet Content-Folder die komfortable Vergabe von Stempeln. Nach der Beratung durch Alos hat man sich bei GHH Rand hier für eine optisch augenfällige Variante entschieden: Wird die Zahlung einer Rechnung durch die Fachabteilung abgelehnt, vergibt man einen roten Stempel. Ein schwarzer Stempel signalisiert die Weiterleitung an einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Abteilung. Die grüne Markierung bedeutet, dass die Rechnung genehmigt wurde. In diesem Fall gelangt der Beleg automatisch zurück in die Auftragsliste des entsprechenden Mitarbeiters in der Buchhaltung.

Kommentare erlaubt

Auf einen Blick ist in der Buchhaltung nun ersichtlich, welche Rechnungen als geprüft zurückgeschickt wurden und somit ausgeglichen werden können. „Durch diese zeitnahe Prozessoptimierung steht der Einhaltung von Skontofristen nichts mehr im Weg“, erklärt Thomas Vadlja. „Sollte eine Rechnung beispielsweise aufgrund der Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters nicht fristgerecht zurückkommen, kann über die Statusabfrage eine Meldung an die entsprechende Fachabteilung erfolgen.“

Abschließend wird allein seitens der Buchhaltung ein blauer Stempel vergeben: Der Beleg wird im System als bezahlt und damit als abgeschlossen gekennzeichnet. „Die Transparenz ist jetzt vollständig gegeben. Wir wissen zu jeder Zeit, wo sich ein Dokument befindet und welchen Bearbeitungsstatus es aufweist. Zudem kann auf einen Beleg von mehreren Abteilungen gleichzeitig zugegriffen werden.“ Dass in die Stempel zudem Kommentare eingefügt werden könnten, sei darüber hinaus ein erheblicher Vorteil. „Damit kann man den Kollegen einen kurzen Hinweis geben, aus welchem Grund die Genehmigung nicht erteilt wurde, oder warum sie weitergeleitet werden musste.“

Durch die Verknüpfung zu Dokumenten in Docuware-Archiven ist es zudem möglich, in die virtuellen Mappen alle im System zur Verfügung stehenden Dokumente eines Vorgangs zusammenzufassen: Digitalisierte Schriftwechsel, Angebote, Lieferscheine und sonstige relevante Dokumente sind für zugriffsberechtigte Mitarbeiter somit auf einen Blick nachvollziehbar.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungen stellt bei GHH Rand erst den Anfang dar. „Wir sind das erste Unternehmen des gesamten Konzerns, das auf eine solche Lösung umstellt. Nach der erfolgreichen Implementierung von Docuware in der Kreditorenbuchhaltung planen wir jetzt den Einsatz in anderen Abteilungen. Die erzielte Prozessoptimierung hat inzwischen auch das Interesse der Schwesterunternehmen geweckt“, so Thomas Vadlja. Denn nicht nur wertvolle Skonto-Erträge seien jetzt gesichert, die effektive Steuerung durch Docuware und der Zusatzmodule „Recognition“ und „Content-Folder“ realisieren eine insgesamt kostengünstige Abwicklung der Rechnungsfreigabe: Umständliche Ablage und aufwändige Recherche gehören ebenso der Vergangenheit an wie die kostenintensive mangelnde Transparenz.

Akzeptanz auf allen Ebenen

Die Umstellung wurde auch von den Mitarbeitern sehr gut angenommen: Die Prüfung der Rechnung erfolgt weiterhin über die Sachbearbeiter der Buchhaltung, die Verwaltung allerdings ist wesentlich einfacher geworden. Als positiv beurteilt man in dem renommierten Unternehmen, dass die Docuware-Lösung äußerst dynamisch und an individuelle Wünsche anpassbar sowie erweiterbar ist: „Wir konnten mit dem Einsatz von Docuware die Durchlaufzeiten der Rechnungsfreigabeprozesse deutlich verkürzen. Zudem hat sich die Anzahl der Korrekturbuchungen reduziert“, so Thomas Vadlja. Das effiziente Verteilen und Bearbeiten der Rechnungen habe den Recherche-Aufwand extrem verringert und damit im gesamten Unternehmen zu einer Prozessoptimierung geführt. „Mit der Abwicklung und der Schulung durch das Alos-Team vor Ort sind wir sehr zufrieden. Wir haben von der kompetenten Beratung und einer reibungslosen Umstellung unseres Workflows profitiert. Unsere Mitarbeiter können sich nun ihren Kernaufgaben widmen.“ -sg-

Alos GmbH, Köln Tel. 02234/4008-0, http://www.alos.de

Docuware AG, Germering Tel. 089/894433-0, http://www.Docuware.de

GHH Rand GmbH, Oberhausen Tel. 0208/6994111, http://www.ghhrand.com

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