Datenanalyse

Tiefgreifende Wirkung

Karl Heinz Mosbach, Stuttgart

Bei Engineering-Prozessen spielt das Know-how der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle; spezielle Suchtechnologien sorgen dafür, dass Wissen verfügbar gemacht wird.
Von der Idee bis hin zum fertigen Produkt ist es oft ein langer Weg. Bis eine produktionsreife Fassung auf dem Tisch liegt, bedarf es zahlreicher Diskussionen, Spezifikationen, Veränderungen, Prototypen und kontinuierlicher Verbesserungen. Konstruktionsprojekte sind komplex und erfordern das nahtlose Zusammenspiel von Mitarbeitern der unterschiedlichsten Abteilungen. Hinzu kommen der Kosten- und Zeitdruck und immer kürzere Produktzyklen. Gelingen kann dies mit Hilfe moderner IT-Technologien. Dabei gilt es, geltende Standards bei den Prozessschritten einzuhalten sowie aktuelle Informationen in der richtigen Form und zur rechten Zeit verfügbar zu haben. Diese Voraussetzungen erfüllen ECM-Systeme (Enterprise Content Management), die vorhandene Lösungen aus den Bereichen PLM oder Projektplanung miteinander verbinden.

Informationsmanagement im CAD-Bereich bedeutet heute mehr als die reine Zeichnungsverwaltung oder CAD-Integration in Planungssysteme wie PLM beziehungsweise in Arbeitsvorbereitungssysteme. Der Fokus liegt vielmehr auf einem ganzheitlichen Informationsmanagement. Das Bild prägt hier jeder Einzelne, der in der Prozesskette als Knowledge-Worker fungiert und durch seinen Beitrag den Projekterfolg sicherstellt. Dies allerdings nur unter der Prämisse, dass neben den spezifischen Werkzeugen auch die notwendigen Informationen beziehungsweise aktuellen Erkenntnisse bereit stehen. ›Applikationsübergreifende Informationsverfügbarkeit‹ ist hier der Schlüsselbegriff und gleichzeitig eine der zentralen Aufgaben eines ECM-Systems. Solche Systeme verzahnen vorhandene Lösungen aus den Bereichen CAD, PLM oder Projektplanung miteinander und stellen eine Vielzahl an leistungsfähigen Modulen sowie Mechanismen zur Prozessautomatisierung zur Verfügung.
Heutzutage reicht ein spezielles Zeichnungs- und Verwaltungssystem in der Konstruktion nicht mehr aus, um effizient zu arbeiten. In der Regel sind mehrere Entwickler mit ähnlicher Zielsetzung an diversen konstruktiven oder funktionalen Einheiten eines Produktes beteiligt, oft sogar an demselben Bauteil. In diesen Fällen ist ein ständiger Datenaustausch unerlässlich, um Konflikte, Kollisionen und Doppelarbeiten zu vermeiden.

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ECM als zentrales Zeichnungsarchiv

Dies betrifft neben den Konstruktions- und Bauplänen auch Arbeitsanweisungen, Standards oder Richtlinien. Sie dienen der Konstruktionsbasis und müssen zwingend projektbedingt in einem ganzheitlichen Rahmen verwaltet werden. Hier kommen ECM-Systeme wie Elo-Enterprise ins Spiel. Sie pflegen automatisch die Versionsverwaltung für die CAD-Zeichnungen inklusive ihrer Referenzen. Außerdem verfügen sie über spezielle CAD-Konnektoren, mit Hilfe derer sich CAD-Dokumente direkt in zentralen Ablagesystemen speichern lassen. Alle Zeichnungsinformationen wie Kopfdaten oder Anmerkungen werden hierüber automatisch erfasst und in intelligente Suchdatenbanken übernommen. Das ECM-System aktualisiert auch bei jeder Neubearbeitung und Archivierung die CAD-Maske automatisch mit den Informationen aus dem Schriftfeld der Zeichnungen.

Alle zum Projekt gehörigen Dokumente sind über das ECM-System standortunabhängig einseh- und abrufbar – ob für den Kunden, den Auftraggeber oder die Teammitglieder. So lassen sich Auswertungen und Inhaltsanalysen erstellen, aber auch eine unternehmensweite Suche (Enterprise Search) initiieren. Übernehmen externe Konstruktionsbüros Zeichnungssätze, sorgt eine Dublettenprüfung dafür, dass nicht der gleiche Zeichnungsstand oder die gleiche Baugruppe übertragen wird. Dies garantiert, dass stets mit den korrekten und aktuellen Versionsständen gearbeitet wird.

Die intelligente CAD-Import-Funktion gewährleistet die Vollständigkeit von Zeichnungen, Baugruppen und Plänen. Sie besitzt die Fähigkeit, alle Zeichnungsstrukturen bis in das kleinste Element aufzulösen, und übernimmt diese Information in die zentrale Zeichnungsverwaltung. Gleiches geschieht beim Versand von Zeichnungssätzen an Kunden, Baustellen oder externe Konstruktionsbüros. Auch hier achtet das ECM-System auf den korrekten Versionsstand sowie die Vollständigkeit der Daten.

Vollständig, transparent und rechtssicher

Außerdem protokolliert es umfassend alle Schritte, so dass der Mitarbeiter auch über die per E-Mail versandten Zeichnungssätze stets den Überblick behält. Innerhalb von Elo-Enterprise sorgt beispielsweise eine Versendemappe für die ordnungsgemäße Abwicklung im vorgegebenen Prozess. Das ECM-System überwacht Projekttermine, erinnert automatisch an die Rücksendung erhaltener Zeichnungssätze und ordnet diese exakt den vorhandenen Zeichnungssätzen und Projektdaten zu.
Transparenz über den Laufweg einer jeden Zeichnungsversion schafft das Aktivitäten-Management. Die Zeichnungsdaten alleine repräsentieren heute jedoch nur einen Bruchteil aller wichtigen Informationen im Gesamtprojekt. Hinzu kommen Planungshinweise, E-Mails, Spezifikationen, statische Berechnungen, Stücklisten, Kalkulationsunterlagen, Produktions- und Fertigungshinweise. Erst die Verfügbarkeit all dieser Informationen im Ganzen stellt sicher, dass das Gesamtziel erreicht werden kann. Nur ein leistungsfähiges ECM-System ist in der Lage, dies effizient und effektiv zu gestalten. Gerade die automatisierte Übernahme von Daten aus dem PLM-, E-Mail- oder CAD-System und deren Verknüpfung spart Zeit und vermeidet manuelle Fehleingaben. Durch grafisch frei definierbare Workflow-Prozesse lassen sich zudem Freigabe- und Bearbeitungsabläufe sicher und zielgerecht steuern. Ein grafisches Monitoring-System gibt Auskunft über den jeweiligen Bearbeitungsstatus der Zeichnungen und Projektinformationen.

Gerade in größeren Kundenprojekten oder sensiblen Produktbereichen ist die Nachweispflicht aus Haftungsgründen ein wichtiger Aspekt. Ein ECM-System gewährleistet jederzeit eine verfahrenstechnisch korrekte Protokollierung. Dank elektronischer Signatur und interner Sicherheitsstandards ist auch Jahre später bei einem eventuellen Rechtsstreit der Nachweis über die korrekte und transparente Abwicklung möglich. Unberechtigte Schadensersatzforderungen lassen sich so abwenden.

Grenzenlose Informationsverfügbarkeit

Werden die Projektteams größer, ist ein zentrales Projektportal beinahe unumgänglich. Denn es stellt sicher, dass alle Mitglieder ihre Unterlagen und Informationen auch in ein zentrales Dokumenten- und Daten-Repository einstellen können. Erst auf diese Weise werden die Informationen für das gesamte Projektteam verfügbar, unabhängig davon ob sich die Mitarbeiter in Indien, den USA oder an einem beliebig anderen Ort der Welt befinden. Damit die Mitarbeiter auch fern von ihrem Arbeitsplatz nicht auf essenzielle Daten verzichten müssen, repliziert die ECM-Mobilkomponente automatisch Dokumente, Zeichnungen und Daten in ein Offline-Archiv. So stehen die Daten auch dann auf Baustellen und Produktionsstätten bereit, wenn aufgrund fehlender Leitung und/oder unzureichender Bandbreite einmal kein Online-Zugriff möglich ist. Die Automatisierung von Prozessen und die effiziente Verwaltung von Dokumenten beziehungsweise Zeichnungen ist jedoch nur ein Teil des Projekterfolges. Bei Engineering-Prozessen spielt neben dem Wissen auch die Erfahrung der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Intelligente Enterprise-Suchtechnologien sorgen hier dafür, dass geschäftskritische Informationen und damit explizites Wissen nicht nur gesucht, sondern auch gefunden werden. Auf Standard-Suchdatenbanken gestützte Mechanismen leisten dies nicht. Moderne ECM-Suchtechnologien bieten hier weitaus mehr: Anhand der leistungsstarken Kombination von linguistischen, semantischen und mathematisch-statistischen Verfahren werden Begriffe in ihre Grundformen zerlegt und daher unabhängig von ihrer Wortbeugung sowie von Singular- beziehungsweise Pluralform aufgespürt. Die semantische Analyse stellt zudem eine intelligente Navigationsmöglichkeit für den Anwender dar. Abhängig von seiner Suchanfrage werden ihm inhaltlich stark korrelierende Begriffe vorgeschlagen, mit denen er per Mausklick seine Suchfrage eingrenzen kann. Unüberschaubare Trefferlisten gehören somit der Vergangenheit an, denn die vollautomatisch und dynamisch erzeugten intuitiven Suchtipps reduzieren das Ergebnis schnell auf eine kleine Treffermenge. In so genannten Wissenswolken erhält der Anwender außerdem den Überblick über die Verkettung und alle artverwandten, im System bereits vorhandenen Informationen. Der Zugang zu allen gespeicherten Informationen kommt den Mitarbeitern und damit dem Unternehmen zu Gute, denn das Rad muss nicht mehr zweimal erfunden werden. Alle Informationen zu ähnlichen Projekten sowie den zugrunde liegenden Problemen und respektiven Lösungsansätzen sind mit Hilfe der Enterprise-Recherche rasch auf dem Bildschirm. So gesehen stellt das zentrale ECM-Repository den Informations- und Wissenspool sowohl für eine effiziente Projektarbeit als auch für leistungsfähige Engineering-Prozesse bereit.

Verzahnung von ECM und CAD

Die Einbindung von CAD-Dokumenten in ein ECM-System, das völlig unabhängig von Datei- und Betriebssystemen ist, ermöglicht den übergeordneten Prozess über die Entwicklungsabteilungen hinweg. Angefangen beim Einkauf der Materialien für die Fertigung über die Angebotsabgabe bis hin zum Versand des fertigen Produktes. Mit Hilfe eines ECM-Systems lässt sich eine Vielzahl von Abläufen miteinander verzahnt steuern. Der Blick über die Entwicklungsabteilungen hinweg – und damit über den Tellerrand hinaus – verringert den Kommunikationsverlust und erhöht die Treffsicherheit für Neuentwicklungen. Ist die Verknüpfung von allen Bereichen und Systemen gegeben, lässt sich eine rasche und kostengünstige Produktentwicklung realisieren – vom ersten CAD-Modell bis hin zum fertigen Produkt. -sg-

Elo Digital Office GmbH, Stuttgart Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com

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